Módulo Completo de Contrarreembolsos en Cristal

Objetivo

Dentro de los servicios que realiza un Transporte, ya sea Cargas (Expreso) o Viajes Completos (Transporte) se encuentra el Contrareembolso, donde el Destinatario le abona el costo de la mercadería directamente al transportista que realiza entrega y le entrega los valores al Remitente. A cambio, el Transporte puede cobrar una comisión por dicho servicio.

Cristal realiza la gestión completa de los Contrareembolsos, desde el momento en que se genera el Envío en el módulo de Cargas hasta la Rendición de los valores al Remitente.

El presente documento es una guía abreviada de cómo funciona el Seguimiento completo de los Contrarreembolsos en Cristal.

Descripción Paso a Paso del Proceso.

1. Configuración del Cliente:

Para que un Cliente pueda operar con Contrarreembolsos, hay que configurarlo en el maestro de Clientes (opción Actualización de Clientes):

Las posibles opciones para cada cliente son las siguientes:

Por defecto NO OPERA CON CONTRAREEMBOLSO, en cualquiera de las demás selecciones si se podrá cargar un valor de Contrareembolso en el envío o viaje.

Para calcular la Comisión a cobrarle al Cliente se puede optar por cargar una Tarifa para el concepto Contrareembolso como vemos en la siguiente imagen:

En caso de no haber Tarifa asignada al concepto, la Comisión se calcula en base a los Valores indicados en los campos:

2. Circuito de Cargas (Expreso)

1. Los importes de los contrareembolsos deben cargarse en Emisión de Envíos. Tener en cuenta que quien debe estar habilitado para Contrareembolso es el REMITENTE,  sin importar que sea cliente pagador o no.

2. La cobranzas del Contrareembolso puede realizarse a partir de que el envío se encuentre Recibido en Destino (si se envió a través de una Foja de Ruta) o cuando se encuentre en Reparto en una Planilla de Distribución. La cobranza se realiza desde la opción Ingreso de Novedades - Cobranzas de Contrareembolso, lugar donde se ingresan los valores en efectivo o cheques.

En esta opción se puede informar que se cobra un importe mayor o menor al informado originalmente en el envío. Si se informa un importe mayor, se ajusta automáticamente el nuevo importe, y si se cobra un importe menor, el importe restante quedará pendiente de cobro y podrá cobrarse en otra ocasión o directamente cancelarse desde la opción Ingreso de Novedades - Crédito por Contrareembolsos.

3. Para que el Contrareembolso pueda ser Rendido definitivamente al Remitente, es necesario informar la fecha de Rendición estimada. Este dato puede cargarse en el mismo momento de informar la cobranza (ver punto 2.2. anterior) o directamente desde la opción Ingreso de Novedades - Contrareembolsos a Rendir

4. En la Consulta de Envíos puede observarse toda la información asociada al Contrareembolso, su cobranza y su estado.

El proceso finaliza con la Rendición de Contrareembolsos. Esto se describe en el punto 4 ya que el procedimiento opera en conjunto con los Contrareembolsos asociados a un Viaje.

3. Circuito de Viajes completos (Transporte)

1. En Coordinación de Servicios, el Cliente informado en el servicio es quien solicita el servicio de Cobranza del Contrarrembolso. El Importe a Cobrar se ingresa en la carga de los Servicios por Tramo, y podrá ser editado toda las veces que sea necesario mientras dicho tramo no se dé por Finalizado o no se haya informado su cobranza.

2. En la Consulta del Servicio de un Viaje puede observarse toda la información asociada al Contrareeembolso, su cobranza y su estado. En la misma ventana podemos Ingresar las cobranzas, indicar que están Rendibles e incluso eliminar una mal ingresada:
   Podemos observar un ejemplo en la imagen inferior:
   
   

3. La cobranza del Contrareembolso se habilita recién cuando el Tramo correspondiente se encuentra Finalizado. Por lo demás es muy parecida a la carga de un Contrareembolso por un Envío, como vemos en la imagen inferior:

4. Para que el Contrareembolso pueda ser Rendido definitivamente al Remitente, es necesario informar la fecha de Rendición estimada. Este dato puede cargarse en el mismo momento de informar la cobranza (ver punto 3.2. anterior) o directamente el botón Poner Rendible.
   
   

El proceso finaliza con la Rendición de Contrareembolsos. Esto se describe en el punto 4 ya que el procedimiento opera en conjunto con los Contrareembolsos asociados a un Envío.

4. Rendición de Contrarreembolsos - Circuito Tradicional: 

1. Se cobra el contrareembolso.

2. Los Envíos se realizan por Bolsa a la sucursal origen del Envío (la que opera con el Remitente). Dichos Valores y/o Efectivo se reciben en la Bolsa. Esto es sólo para los Envíos de Cargas/Expreso.

3. Se marcan opcionalmente como Rendibles indicando una Fecha de Rendición desde la opción Contrareembolsos a Rendir (Ingreso de Novedades). La Cobranza queda Rendible.

4. Se rinde el Contrareembolsos desde la opción Rendición de Contrarreembolsos. La Cobranza queda Rendida y finaliza el circuito.

5. Rendición de Contrarreembolsos - Circuito opcional para Cobranzas en Efectivo: 

En caso de cobranzas en efectivo, para minimizar el riesgo de trasladar importes que en muchos casos son muy altos, tendremos la alternativa de realizar las siguientes operaciones:

1. Se deposita el efectivo en una Cuenta Bancaria de la Empresa: esta operación se registra desde la nueva opción Depositar Contrarreembolsos en Efectivo donde a partir de la Carta de Porte o el Servicio del Viaje involucrado se registra el Depósito en la Cuenta Bancaria deseada.

El estado de la cobranza pasa a estar "Depositado en Banco". La información puede consultarse desde esta misma opción (Sólo se ven los Contrareembolsos en Efectivo Depositados), o desde "Movimientos Bancarios" donde se ven TODOS los movimientos del banco, incluyendo estos. 

2. Una vez acreditado el importe en la cuenta, el mismo puede ser restituido al cliente por dos vías diferentes: a través de una Transferencia Bancaria o a través de la Emisión de un Cheque Propio. Esta operación se realiza desde la opción "Movimientos Bancarios" → Botón Emisión de Pago por Contrareembolsos.
   Aquí se selecciona el Remitente y todos los Contrarreembolsos que hayan sido Depositados para el mismo (pueden agruparse varios) para generar el Pago al Remitente. Ejemplo:
   
   

3. Si se genera Transferencia Bancaria, la Cobranza queda Rendida por Transferencia y finaliza el circuito.

4. Si se genera Cheque Propio, la Cobranza queda en estado Con Pago Emitido y aún debe enviarse al Remitente.

5. El proceso de enviar al remitente se realiza desde Documentación de Bolsa, a través de la nueva opción  Cheques Propios. Se envía el cheque desde Casa Central (o quien lo haya generado) a la sucursal donde deberá ser rendido al Remitente. El proceso de Bolsa es el de siempre: se asigna a una Bolsa desde el origen (allí la Cobranza queda Con Cheque Enviado por Bolsa) y se recibe en el Destino de la Bolsa (allí la Cobranza queda Rendible).

6. Allí podrá rendirse en el circuito tradicional, a través de la Rendición de Contrarreembolsos.

6. Reportes

1. Seguimiento de Contrarreembolsos Cobrados Esta opción nos brinda toda la información de los Contrareembolsos cobrados, incluso los que se hicieron por el circuito tradicional. Está pensado para observar el estado de los Contrareembolsos 

2. Contrarreembolsos por Envíos: informe global donde se muestra el detalle de todos los contrareembolsos generados a partir de un envío desde el sistema de Cargas (Expreso) cualquiera se su estado. La información puede observarse por cada Comprobante o con el  detalle desglosado de todo lo cobrado. Con doble clic puede consultarse e imprimirse un Recibo estándar

3. Contrarreembolsos por Viajes: similar al Contrareembolso por Envíos pero para los Servicios generados por Viajes completos.

4. Contralores de Envíos - Contrareembolsos pendientes de Cobro: contralor clásico para verificar Envíos con Pendiente de Cobro (sólo Cargas - Expreso)