Cruces de Facturación

Modificado el Mon, 29 May 2023 a las 11:37 AM

OBJETIVO


Comparar la información brindada por el cliente con la que tenemos registrada en sistema a la hora de liquidar viajes. El objetivo principal es detectar "DIFERENCIAS" y "FALTANTES" entre los Servicios de Viajes informados en el sistema y lo informado por los clientes.


MODO DE USO


La opción nos permitirá dos acciones:

  • Visualizar Archivo: Para tener una vista previa de la información a procesar.
  • Generar Comparación: Para comparar la información del archivo con la del sistema, desde podremos no solo analizar las diferencias sino también generarlas para luego facturarlas o cancelarlas.

Ambos procesos se realizan a través de un Archivo CSV (archivo de texto separado por comas o puntos y comas) que el usuario podrá configurar desde la opción Generador de Interfases y asignar a cada cliente desde la opción Asignación de Interfaz por Cliente 



Visualizar Archivo

Muestra en pantalla la información de un archivo .CSV de acuerdo al formato descrito en la opción "Generador de Interfases":

Cuando se pide la cuenta del cliente, se habilita la posibilidad de elegir el formato del archivo CSV a procesar en el campo Método (un mismo cliente puede poseer varios formatos diferentes). Cuando se confirma se muestra su contenido en la pantalla.

 


Generar Comparación

Esta opción es la mas importante. Se pide la siguiente información previa:


Lo que hace básicamente el proceso es recorrer el archivo .CSV y buscar el Servicio del Viaje/Tramo dentro de la base de datos para compararlos. Se buscan los Servicios que correspondan a alguno de los clientes elegidos en el filtro, Siempre y cuando tengan el dato "Fecha de Facturación" dentro del rango y tengan algún importe pendiente de facturar. De esta comparación surgen estos Estados:

  • OK: si se encuentra el Servicio, se comparan los importes: el informado por el cliente en el CSV contra el informado por el sistema, en caso de ser idénticos (o que la diferencia entre ambos sea menor al Redondeo Admitido) se marca como "OK"
  • DIFERENCIA: pero en caso que los importes difieran y la diferencia sea mayor al "Redondeo admitido" se marca el Servicio como DIFERENCIA.
  • No Encontrado en Cristal: el servicio está informado en el archivo pero no pudo ser hallado en la base de datos
  • FALTANTE: el servicio existe en Cristal para el Cliente y el Periodo y tiene importe sin facturar. Pero no está informado en el  archivo CSV

Ejemplo real de Comparación:



¿Cómo se realiza la búsqueda del Servicio desde el Archivo CSV a la base de datos?


Como ya mencionamos los procesos se realizan a través de un Archivo CSV (archivo de texto separado por comas o puntos y comas) que el usuario podrá configurar desde la opción Generador de Interfases y asignar a cada cliente desde la opción Asignación de Interfaz por Cliente. En el Generador de Interfases se indica el numero de columna donde se almacena cada dato para ser reconocidos y luego poder ser procesados. Por ejemplo:


Hay 2 métodos de búsqueda para ubicar los Servicios a partir de la información de CSV:

  1. Por Documentación del Cliente + Origen + Destino (Forma Tradicional): En el archivo deben venir siempre estos 3 datos (son Obligatorios al crear la interfaz), así que por cada registro informado en el archivo se buscará el Servicio por medio de estos 3 valores. Tener en cuenta que para ubicar Origen y Destino se utiliza el Diccionario de Localidades, que es donde se carga el Código de Localidad tal como lo utiliza y reconoce el cliente que se está procesando. Por ejemplo, supongamos que en el sistema tenemos la localidad 1000 - Buenos Aires, pero el cliente 1-01 la reconoce como B1000, el cliente 2-01 la tiene como BSAS, el cliente 3-01 la tiene como BAIR, etc. Esto lo resolverá el Diccionario.
  2. Por Nº Viaje + Tramo (Nuevo método, implementado a partir de versión 03.01.00 de Cristal): esta forma es mas directa: si en el archivo .CSV viene Número de Viaje y Número de tramo, que son datos opcionales, se busca el servicio para el cliente por esos 2 valores, en este caso se ignoran Documentación del Cliente, Origen, Destino 


Entonces recordar siempre: si viene el dato "Número de Viaje" en el archivo, se aplicará el Método 2 y se ignorará el Método 1


Ejemplo 1:

Al tener Nº de Viaje y Tramo, se usan esos 2 datos para buscar los Servicios en el Sistema:


Ejemplo 2:

Al NO tener valores en Nº de Viaje y Tramo, se utilizan Documento Cliente + Origen + Destino para la búsqueda de los viajes y cruzar la información:


Detalles a tener en cuenta:

  • La primer fila del .CSV no se toma en cuenta, ya que la misma corresponde a los títulos de las columnas.
  • La "Cantidad de caracteres documentación cliente" solo aplica para el caso que se use el método de búsqueda 1 y sirve para buscar el servicio usando los 5, 10 o 15 primeros caracteres del dato "Documentación cliente" informado en el archivo
  • El "Redondeo admitido" es para identificar hasta que punto se acepta una diferencia en la valorización del viaje (para dejar saldo a ajustar) por ejemplo si ponemos $30, todos los viajes con una diferencia por mas o por menos $30 serán ajustados por su totalidad sin dejar saldo.
  • Solo se analizan los Servicios desarrollados entre las "Fechas de facturación Desde-Hasta". Dicho dato es la "Fecha de Facturación para el Cruce" que puede consultarse en el Tramo y por defecto es la misma que la de CIERRE DEL TRAMO, pero puede editarse manualmente según la necesidad de la empresa desde la misma Consulta del Tramo:



Asignación de Facturas

Generada la vista de los viajes cruzados contra la información del cliente podremos seleccionar distintos viajes y asignarles la factura correspondiente al cruce, incluso se puede asociar mas de una factura al mismo grupo de viajes cruzados. 




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