Objetivo

El objetivo de esta opción es la de procesar todos los Comprobantes de Ventas generados por la empresa en un período y generar de manera automática los asientos correspondientes. Se consideran “Comprobantes de Ventas”  los mismos que se informan en el IVA Ventas, es decir:

• Guías Facturas de Contado.

• Facturas.

• Notas de Débito.

• Notas de Crédito. 

• En Argentina, a partir del 01/7/2019: Comprobantes MiPyme (Facturas de Crédito, Notas de Débito y Crédito MiPyme)

El sistema permitirá generar un asiento por cada comprobante, o un asiento global por todo el movimiento registrado en el período analizado, esto lo determinará el usuario.

Configuración de las Cuentas Contables

Para automatizar el proceso, es necesario antes de empezar seleccionar de las Cuentas Contables asociadas a cada concepto que componen al asiento. Esto se realiza desde distintos lugares del sistema, que detallamos a continuación:

1. Datos fijos: 

Hay que asociar las siguientes cuentas contables para los siguientes importes

2. Conceptos de Valorización: 

Cada concepto de valorización utilizado en el sistema debería tener asociado su cuenta contable correspondiente:

3. Configurar Percepciones y Retenciones

Cada tipo de Percepción de Ingresos Brutos que se encuentre habilitada, debería tener asociada la cuenta contable que le corresponde:

Generación del Asiento de Ventas

Una vez configuradas todas las cuentas contables a utilizar en los asientos de ventas, podemos ejecutar la opción. Si nos olvidamos alguna no importa, el sistema nos advertirá la situación al momento de procesar la información. 

El proceso se divide en 2 pasos:

PASO 1: Análisis de la Información 

Al ingresar a la opción Asiento de Ventas, debemos seleccionar el periodo que deseamos procesar. 

El sistema analizará los comprobantes de venta válidos emitidos en dicho período, que son los mismos que se informan en el IVA VENTAS, y genera para cada uno un “asiento previo” (que no se graba) para que el usuario lo pueda analizar antes de confirmarlo en forma definitiva. Tener en cuenta que no se incluyen los comprobantes con algún asiento asociado.

Este proceso es el más complejo y puede ser algo lento dependiendo de la cantidad de comprobantes a procesar, tener paciencia. Como resultado se mostrará por pantalla la lista de comprobantes válidos sobre los que debería generarse dicho asiento y de que modo se conformará el mismo. En dicha lista observaremos una columna ESTADO que es muy importante, la misma mostrará un OK si el comprobante está en condiciones incluirse en el asiento o un mensaje de error si tiene algún problema.

Los mensajes de error que pueden aparecer en el estado del Asiento son: 

• "Inconsistencia en Detalle de Conceptos Valorizados": Cuando el detalle del asiento presenta alguna irregularidad, ya sea respecto de las cuentas contables que componen el debe y el haber como así la igualdad de ambas columnas. 
• "Importe (sin concepto) sin Cuenta Contable asociada": Se refiera que en el asiento hay un valor que no tiene asignada la Cuenta contable a la que pertenece. 
• '"Diferencia entre el Debe y el Haber calculados": como bien lo dice titulo, los detalles del asiento no coinciden en debe y Haber.

 Por ejemplo:

En el ejemplo vemos que hay 2 comprobantes con un inconveniente, en este caso en particular es porque hay algún concepto de valorización que no tiene una Cuenta Contable asociada. Para poder saber más acerca del problema, podremos darle doble clic, lo cual nos mostrará la conformación del asiento (y donde está el problema del mismo):

Es importante destacar que el asiento se emitirá sólo para los comprobantes en Estado OK.

PASO 2: Generación definitiva del Asiento

El asiento puede generarse en forma DEFINITIVA haciendo clic sobre el botón Generar Asiento de Ventas, lo cual nos pedirá algunos datos adicionales que el usuario podrá editar, son los que podemos ver en la siguiente imagen:

Si se elige un Único asiento global, el sistema mostrará en forma previa el Asiento de Ventas con todas las cuentas con sus valores acumulados, para que el usuario verifique y si lo desea edite lo necesario.

En caso de haya alguna inconsistencia se podría editar, además el sistema ya advierte antes de crear el asiento para que el usuario pueda asignar o corregir la inconsistencia manualmente. Por ejemplo, en este caso avisa que hay dos registros con cuentas incompletas, es decir, no tiene asignada la cuenta contable.

Se busca cuales son los registros:

Una vez detectados se pueden cargar manualmente las cuentas contables:

Si se elige un Asiento por cada Comprobante, el proceso no permitirá dicha edición, ya que creará un asiento para cada comprobante con Estado OK.

En ambos casos, una vez finalizado el proceso, se mostrará en la misma vista el resultado final y el asiento generado para cada caso:

La información procesada podrá observarse en detalle desde la opción Asientos Contables.