TABLA DE CONTENIDOS
Glosario
Artículo: Mínima expresión de movimiento de algo almacenable
Continente: Que contiene artículos u otros continentes
Depósito: Agrupa ubicaciones. Puede ser físico o virtual
Picking: Preparación de los pedidos de salida (recolectar los artículos que componen el pedido.
Picking List: Conglomerado de mercadería incluido en distintas Ordenes de Ingreso
MÓDULO TABLAS
Carga inicial de datos
Localidades
Actualización de Localidades: Es la primera opción a la que se deberá acceder es desde donde deberemos agregar todas las localidades con las cuales trabajará la empresa o a las cuales se realizarán viajes.
Gestión
Actualización de Clientes: El objetivo de la opción es registrar en el sistema aquellos clientes de cuenta corriente o contado y que sean habituales y puedan luego llevarse estadísticas directas en cuanto a sus operaciones, y un seguimiento especial de cada cuenta.
Dichos clientes son cargados y nunca más eliminados pero si se los puede dar de baja para que no operen con la empresa pero poder seguir su antigua deuda, despachos, etc.
Las particularidades que tienen la carga es que los clientes podrán tener un número de cuenta ÚNICO para el número de CUIT relacionado; y dispondrá de un número de subcuenta que habitualmente es usado para discriminar al facturar, asignar tarifas diferenciadas, distinguir sucursales del mismo, etc.
Tarifas
Conceptos de Valorización: Luego de la carga de dicha tabla pasaremos a ingresar Las distintas formas por las cuales puedo facturarle a un cliente.
Como caso testigo, nos contratan para realizar un servicio que aparte del flete demandará peones. Ese concepto por los peones es un concepto de valorización. En la carga de los mismos se podrán asociar a las cuentas contables para la emisión de los distintos informes contables en caso de disponer de módulo de contabilidad. Dichos datos permitirán luego una evaluación de facturación por conceptos y tomar decisiones importantes.
Almacén
Rubros de Almacén: Creamos los rubros que abarcan o podrían abarcar los productos almacenados/clientes.
Unidades de Medida: Se cargarán las unidades de medidas con las que se suele trabajar, por ejemplo: litros, cajas, kilogramos, etc.
Depósitos de la Empresa: en esta opción se cargan los depósitos con que la empresa cuenta, hay que entender a un “Depósito de la empresa” como un conjunto de ubicaciones, no hace falta que los mismos sean físicos, es solo una manera de llamarlos. Un mismo galpón puede contener más de un “Depósito de la empresa” así también crear secciones dentro del Almacén para cada cliente y denominarlo “Depósito”
El depósito se puede “diagramar” en grilla X-Y para luego asignar las ubicaciones a esa grilla.
Ubicaciones por depósito: son los lugares donde vamos a asignar la mercadería, se puede definir el código de las mismas y la capacidad en volumen/área para poder saber a la hora de realizar los ingresos la disponibilidad del depósito. Cada ubicación se asocia a un depósito por lo que eso es lo que hablamos antes a la hora de “agrupar” ubicaciones en diferentes “depósitos” dentro de un mismo galpón o almacén.
Artículos por Cliente: Definimos código y características de los diferentes artículos de cada cliente, cabe aclarar que para poder realizar movimientos dentro del sistema (ingresos/egresos/eventos) el artículo debe existir en el maestro y no estar dado de baja. El artículo debe representar la mínima expresión del mismo, por ejemplo un vino: son botellas, pero siempre vienen y se manipulan en cajas por 6, en este caso el articulo será Caja de Vino TINTO
Definición de Continentes: en el sistema se pueden definir unidades que contienen al artículo anterior, por ejemplo Pallet de 20 Cajas de Vino TINTO. Luego los ingresos y egresos pueden hacerse más fácilmente por continente que automáticamente calcula la cantidad de unidades. Existen 2 niveles de continente por artículo.
Maestro de Eventos de Logística: Desde esta opción se crearán los artículos resultantes de los eventos creados por cada cliente. Por ejemplo: 1 lápiz + 1 goma + 2 cuadernos conforman el “Kit Escolar”. Todos los artículos deben estar dados de alta en el sistema para poder formar el artículo resultante (kit escolar).
Tarifas para Almacén: ABM de tarifas con las que trabaje la empresa a aplicar a clientes. Estas tarifas son generales de almacén y no están asociadas a ningún cliente ni artículo en particular. Por ejemplo: Entradas, estadías, Importe fijo para Adicional, etc.
Tarifas por Cliente y Artículo: Define tarifas individuales por artículo y cliente específico.
MÓDULO OPERATIVO
Circuito Operativo
Ordenes de Ingreso a Stock
Es el primer paso para comenzar con el proceso ya que supone la entrada de la mercadería a nuestro depósito.
Al hacer clic en la opción el sistema nos pedirá el ingreso de un rango:
Luego el sistema de acuerdo a la información solicitada en el filtro que se muestra anteriormente nos traerá a pantalla la grilla de datos.
Desde esta pantalla se podrán observar las Órdenes de Ingreso ya cargadas en el sistema, su Estado:
Pendiente "aún no modifica el stock"
Confirmada "modifica el stock"
Confirmada parcial
Rechazada "modifica el stock"
Para dar de alta una nueva ORDEN de Ingreso al Stock será necesario pulsar la tecla INSERT (del teclado) o bien hacer clic sobre el ícono de Nuevo Elemento.
El circuito es sencillo:
Se debe ingresar la Cuenta del Cliente y sub-cuenta, el tipo de comprobante con el que ingresa la mercadería a Depósito. Si fuera necesario ingresar más información sobre documentación que acompaña a la carga, entonces haciendo clic en Más documentación se abrirá un cuadro para cargar esa información.
Se cargará el número de operación, el tipo de vehículo que trae la mercadería y la cantidad de ingresos.
Luego se debe pasar a la carga de artículos y cantidades. Será posible dentro de una misma Orden de Ingreso dar de alta múltiples artículos de un mismo cliente al stock.
Esto se realiza pulsando la tecla INSERT del teclado o bien haciendo clic sobre el botón nuevo elemento . Al ingresar un nuevo artículo a la Orden de Ingreso el sistema nos mostrará nuevamente el siguiente cuadro:
Donde se ingresará el código de Artículo, el código de continente (ver en el módulo Tablas > Almacén > Definición de Continentes).
Ejemplo: Para el artículo Lápiz negro x 6u
Los continentes podrán ser:
Caja de 24 “Lápiz negro x 6u”
Pallet con 30 Cajas de “Lapiz negro x6u”
Al definir en TABLAS al continente se definirá la cantidad de artículos para dicho continente. Es por ello que al ingresar la cantidad de continentes el sistema automáticamente nos dará el número de artículos a ingresar. Hay que tener en cuenta que el artículo es la unidad mínima de movimiento en Almacén, es decir, si los lápices no se pueden sacar o ingresar de a uno entonces el artículo no es “lápiz” sino “Lápiz negro x 6u” (por ejemplo)
La ubicación podrá ser ingresada (ya sea de manera manual o bien al dar de alta el artículo en TABLAS será posible asignar una ubicación preferencial para el mismo).
Finalmente el sistema permite el manejo de los artículos de tres maneras:
- Vencimiento o FEFO (First Expires, First Out - Primero caducado, primero en salir)
- Lote
- FIFO (First in, First out - Primero en entrar, primero en salir)
Por default el sistema maneja los artículos primero por FEFO, luego de no manejar vencimiento utilizará el LOTE y por último FIFO. Finalmente se debe ingresar el dato de peso bruto, peso neto y valor declarado (este último dato estará luego en las consultas para poder saber el stock valorizado).
Luego de esta primera carga inicial el estado de la ORDEN DE INGRESO al STOCK se encontrará PENDIENTE. Para que la mercadería ingrese al Stock de manera definitiva se debe ingresar a la ORDEN de Ingreso en cuestión y haciendo clic sobre el botón el sistema abrirá el detalle de los artículos que componen la orden y mostrará dos botones adicionales a saber:
Rechazar la Orden
Confirmar Orden
De esta manera se podrá tildar por artículo confirmando la Orden, esto cambiará el estado de la ORDEN DE INGRESO al Stock a CONFIRMADA PARCIALMENTE debido a que existen dentro de la ORDEN otros artículos que aún están pendientes de confirmación. Los artículos que se muestran con el color azul son aquellos que están Confirmados. Los que se muestran con el color VERDE son aquellos que aún están sin confirmar.
Será posible si se tildan todos los artículos de una ORDEN el confirmar la misma de manera completa. El estado de la ORDEN DE INGRESO pasará a ser el de CONFIRMADA COMPLETAMENTE". Por último será posible RECHAZAR una ORDEN DE INGRESO haciendo clic sobre el botón que se ve en la imagen posterior (quedando en el estado RECHAZADA)
Notas de Pedido: Salida de Mercadería
Es la opción por las cual ingresamos los pedidos de salida de mercadería de nuestros clientes o clientes de nuestros clientes.
Al ingresar a la opción nos encontraremos con el filtro inicial que nos permitirá filtrar la información, a mostrar en la grilla de datos.
Una vez dentro de la misma se puede generar un nuevo movimiento con el botón “Nuevo Elemento” o con la tecla Insert y se desplegará el formulario de cabecera de la Nota de Pedido:
Este formulario contiene los datos necesarios para identificar a qué cliente pertenece, así como la documentación que acompaña la salida, los únicos campos obligatorios de carga en este formulario son Cuenta Cliente y Comprob. Cliente, el resto es opcional y servirá para registrar y analizar información únicamente.
Motivo de Salida: es opcional si no hay motivos de movimientos habilitados. Si se habilita al menos un motivo, desde "Motivos de Movimientos de Almacén", el dato de este campo se vuelve obligatorio.Determinado el cliente podremos elegir de los artículos del mismo y el sistema mostrará en qué ubicaciones contamos con stock disponible
El stock comprometido no se puede incluir en la NP porque ya se encuentra asociado a otro pickeo
Se habilitó la posibilidad de elegir artículos equivalentes, Ahora al seleccionar un artículo en particular, en cualquiera de las dos opciones, el usuario puede acceder a un botón que le permita mostrar y seleccionar artículos equivalentes al artículo elegido. El botón solo se activa si existe alguna equivalencia al artículo
Para saber si un Artículo posee equivalentes se puede consultar la opción “Artículos por cliente” y en la solapa Equivalentes se muestran los artículos asociados al mismo:
Recordemos que el sistema maneja F.I.F.O. por default, sin embargo en los casos en que los artículos manejen Fecha de Vencimiento (FEFO) esta se priorizará sobre el anterior.
En los casos en que se trate de artículos seriados, primero se selecciona la ubicación y luego el sistema pide los números de serie que controlará contra los almacenados en dicha ubicación.
Las notas de pedido pasarán por 3 estados:
- En Proceso: Se agregan artículos en la misma y está en preparación (desde este paso cerrarse)
- En Picking: la NP fue asociada a una Picking List y está en preparación
- Cerrada: La NP fue fue confirmada.
Al cerrarse la nota de pedido de acuerdo a la configuración del sistema se podrá asociar a un comprobante de envío (Carta de Porte), de modo que ingrese al circuito de distribución, o bien se abrirá el formulario de Datos Adicionales (Remito) donde ingresaremos datos de Transporte, destinatario, etc.
Para complementar la información, puede consultar la ayuda: Notas de pedido - Salida de mercadería de almacén.
Warehouse
Registro y control de espacio disponible en el depósito utilizando una interfaz de vista rápida.
Requerimientos: Cada depósito existente debe tener una o más ubicaciones, las cuales pueden o no tener artículos.
MODO DE USO
Al dar un clic sobre el icono el sistema nos muestra el primer cuadro donde se debe elegir el depósito o Warehouse sobre el que quiero trabajar.
Primero debe seleccionarse un depósito (el sistema admite múltiples depósitos). Para eso, hacer clic sobre el botón al lado del cuadro de texto de depósito. Seleccionar con doble clic o la tecla ENTER. Luego, el sistema automáticamente dibujará todas las ubicaciones del depósito en forma de tablero.
Cada casilla representa una columna de ubicaciones en el depósito, y puede tener varios niveles que se visualizan en el costado derecho, al pie se puede ver la información de la mercadería contenida en todos o cada uno de los niveles.
Para facilitar la vista general la información asociada se muestra de un color asignado.
Estos son:
- Verde: 100% de disponibilidad
- Amarillo: Parcialmente disponible
- Rojo: No disponible
El tablero se puede ver de dos tamaños: pequeño y grande. En el tamaño grande, en cada casilla (ubicación) se incluye información sobre su capacidad en metros cúbicos y cuánto se ha ocupado. En el tamaño pequeño, las casillas son pequeñas, y esa información se muestra en forma de hint, es decir, se hace visible al pasar el puntero del mouse sobre la casilla.
En el panel de abajo, se muestra información global del depósito seleccionado. Se indica su capacidad en metros cúbicos, % de espacio ocupado en mt3, % disponible en mt3 y el porcentaje de disponibilidad general.
En el panel de la izquierda se encuentran los botones de + y - (en forma de lupa) que ofician como Zoom para poder ver el depósito en manera normal o agrandar la pantalla si fuera necesario. Se los usa para cambiar el tamaño o redistribuir el tablero cuando se modificó la dimensión de la ventana. En caso de no caber el tablero en su espacio asignado, se hacen disponibles barras de desplazamiento. El botón de refrescar, permite recargar completamente los datos y redibujar según el tamaño elegido.
Formulario Detalle de Artículos
El panel inferior muestra el detalle de los artículos en la ubicación/nivel, será posible además con solo arrastrar la información deseada cambiar los elementos dentro de cada ubicación. Esto será sencillo y nos permitirá pasar mercaderías de una posición a la otra logrando descomprimir el total utilizado en una posición X.
En la barra de botones existen además un botón para refrescar la información en pantalla, cambiar de depósito o cerrar la vista.
Como complemento, puede consultar la ayuda: Warehouse.
Generación de Picking List
Esta opción nos permitirá agrupar en una sola operación la recolección en almacén la mercadería de varias notas de pedido para facilitar la tarea.
MODO DE USO
Al ingresar a la opción podemos ver el filtro de fechas característico del sistema, una vez dentro tendremos podremos crear una nueva picking list o trabajar con las ya creadas.
Las Picking List tienen 2 estados iniciales:
- Abiertas: Aquellas que están todavía en carga de datos (una picking list puede estar varios días recibiendo datos hasta que finalmente se emite)
- Emitidas: Las que ya se encuentran en recorrida de recolección en el Almacén
Para cargar una PL necesitamos llenar los datos básicos con las siguiente salvedad, existen 2 niveles de responsabilidad en el armado de la misma, por un lado el Usuario Responsable, aquel usuario de sistema que es responsable de crear la PL, asignar las Notas de Pedido y controlar el armado. Y por otro lado el/los Operarios que van a trabajar en el almacén.
Una vez EMITIDA (con el botón superior en la grilla) se podrá imprimir para ver el detalle de mercadería a recolectar en cada ubicación de cada depósito.
Las Notas de Pedido que se encuentren incluidas en una PL emitida pasan al estado “En Picking” .
Dos ayudas que le pueden servir en esta opción son: -Realizar Picking List (CristalApp V2) -Como Revertir una Picking List Emitida y Liberar la Mercadería Comprometida
Control de Inventarios
Al ingreso a la opción podremos elegir entre generar listados para inventario o bien controlar inventarios ya generados:
En caso de generar listados el sistema nos mostrará los artículos disponibles y podremos seleccionar aquellos que queramos inventariar utilizando para esto las herramientas de filtro habituales.
Al generar podremos agregar datos complementarios, así podremos emitir los listados.
Luego re ingresamos a la opción pero a pedir los inventarios ya generados para inventariar.
Dentro de esta parte de la opción podremos contabilizar las diferencias o bien imprimir los listados para contabilización.
El listado impreso permitirá cargar manualmente la cantidad registrada:
Luego a la hora de contabilizar, habrá que seleccionar un listado y utilizar el botón designado a tal fin. El sistema va mostrando las diferencias pero no toma ninguna acción directa. A la hora de ingresar lo contabilizado al sistema no puede haber artículos que no se hayan contado, dado que el sistema exige que el control de inventario se complete.
Los ajustes deberán hacerse en forma manual mediante ingresos o egresos de mercadería.
Complementando con esta información, encontramos la ayuda: Control de Inventarios.
Eventos de Logística
Opción para generar combos o kit de mercadería.
En el menú de tablas se establece de qué modo se van a crear los nuevos artículos, es como si fuera la “receta” de ingredientes necesarios para lograr el nuevo artículo.
Tanto el artículo resultante como los artículos que lo integran deben existir en el maestro de artículos del cliente. A su vez si se utilizan más de un artículo seriado el sistema pedirá determinar uno por defecto que será el que determine la identidad del mismo.
Dentro del módulo Tablas -- Maestro de Eventos de Logística, daremos de alta estos kits o combos:
Luego a nivel operativo se puede seleccionar de los eventos creados y el sistema nos mostrará cuales son los artículos necesarios para completarlos, al momento de seleccionar cuales son los artículos que vamos a usar el sistema permite elegir de las ubicaciones de las cuales iremos retirando los artículos, para esto en forma automática el sistema creará una Nota de Pedido en estado “En proceso” permitiendo que los artículos seleccionados queden comprometidos hasta la finalización del evento.
El evento puede quedar en estado pendiente, se puede guardar el estado del mismo. A su vez los artículos que sean seriados deberán ser ingresados uno por uno con su correspondiente número de serie
Terminado el proceso el sistema dará de baja los artículos individuales y registrará un movimiento de ingreso de mercadería por los artículos resultantes del evento en la ubicación determinada al crear el mismo.
Los datos de Recursos, horas e importe son estimados e informativos se cargan en forma manual.
Para más información, puede consultar la ayuda: Eventos de Logística
Liquidación Almacén
Desde esta opción la empresa puede liquidar en forma automática los servicios efectuados por el almacenaje de la mercadería en los depósitos, basándose en las tarifas relacionadas a los artículos a liquidar. Adicionalmente, esta opción permite consultar el historial de las liquidaciones emitidas para todos los clientes, y re imprimirla cada vez que sea necesario.
Deben Existir Clientes con Artículos y estos deben tener algún movimiento y alguna tarifa asociada. (Si no hay movimientos o Tarifas Asociadas la liquidación será de 0,00).
En la barra superior podemos ver 2 botones:
- Liquidar Esta Opción Abre una ventana para Ingresar un filtro de Cliente, Artículos y Fecha, y posteriormente Emite la un Formulario de Liquidación que se puede Aceptar o no.
- Cancelar
El botón Desplegar Detalle: permite ver una ventana con el detalle de los movimientos incluidos en la liquidación.
Para más detalle, consulte la ayuda: Liquidación Almcén - Instructivo completo.
Interfaz Nota de Pedido Almacén
Interfaz mediante la cual se podrían importar las notas de pedido de manera masiva.
La estructura del archivo a importar:
Una vez importadas con esta modalidad, las mismas quedarán en estado Pendiente, debiendo ser confirmadas (o no) por el usuario.
Para más detalles, tenemos la ayuda: Interfaz nota de pedido de almacén.
MÓDULO CONSULTAS
Historial de un Artículo
Mediante esta opción, podemos consultar el historial (entradas, salidas, reubicaciones) de determinado artículo. En el filtro inicial debemos especificar sobre qué artículo deseamos consultar y el rango de fecha del movimiento.
La grilla resultante es la siguiente:
Consulta de Movimientos de Stock
Sirve para poder verificar las entradas y salidas del Stock y poder tener un control sobre los mismos.
MODO DE USO
Al entrar a la opción, podremos filtrar por cómo querremos la vista al entrar.
Si seleccionamos TODAS, el sistema traerá toda la consulta en si, y no discrimina, por ejemplo, si solo se quería por Entradas Disponibles o Salidas o Entradas Historicas. Con estas opciones, nosotros parametrizaremos un poco mas, nuestra consulta y la vista en si.
Se ingresa el rango de fecha que deseemos y pondremos el cliente que deseemos. En caso de querer que nos traiga todos los clientes se deberá parametrizar el campo de Ingreso Rango de Cliente, tal como lo muestra la copia de pantalla arriba. Y por último, podremos discriminar por el rubro deseado.
Al entrar al mismo, nos mostrará esta vista:
En la barra superior encontramos las siguientes acciones
Estado: Permite asignar un estado nuevo a la mercadería, los estados son fijos en el sistema y no “prohiben” el uso de la mercadería pero el estado “Retenido” permite mostrar un aviso de retención al momento que intentar realizar una Nota de Pedido
Reubicación: Permite mover artículos a otra posición (artículos y continentes)
Etiquetas QR: Permite generar las etiquetas para la mercadería de ese movimiento y ubicación.
Consulta de Artículo en Existencia
Consulta rápida de los datos principales de cada artículo:
En el filtro inicial podemos indicar si deseamos ver información de un artículo en particular o todos, cliente, rubro o sucursal.
La grilla quedaría de la siguiente manera:
Informes sobre las Ubicaciones
Mediante esta opción tendremos una vista rápida de todas las ubicaciones dadas de alta en el sistema, su ID y Estado.
En el filtro inicial podemos elegir un depósito en específico, o bien, al dejar el campo vacío, nos traerá todas las ubicaciones de todos los depósitos de la empresa.
Consulta de Artículos Seriados
Consulta rápida y gestión de los artículos seriados con los que opera la empresa.
La vista de la grilla es la siguiente:
Desde la Opción “Hermanar seriados” se podrá , valga la redundancia, hermanar los diferentes artículos. Este proceso puede realizarse de forma manual o bien importando un archivo CSV:
VIDEOS TUTORIALES
Alta de Artículos y Eventos:
Configuración y Edición de Depósitos:
Emisión de Picking List:
Adicionales con la App Movil de Cristal
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