TABLA DE CONTENIDOS

Glosario

Anticipo: Importe que se descontará de la liquidación al chofer.

Consolidado con Carga: Tipo de viaje que utilizan los expresos dado que ya se facturó el envío y no el viaje.

Especial Directo: Tipo de servicio que se asocia a un cliente, se cobra el viaje en general y no la carga en particular.

Gasto: Importe que no se descontará de la liquidación del chofer.

Hoja de Ruta: Vista del recorrido previsto del viaje.

Tramo: Parte del viaje, cada tramo tiene un origen y un destino.


Circuito Operativo

El circuito operativo de Viajes es bastante simple dado que el recorrido es lineal, el viaje comienza y termina, las variantes son tangenciales pudiendo existir o no, con lo que no es obligatorio “asignar anticipos” por ejemplo. Esto hace que la administración de los viajes pueda ser simple o compleja de acuerdo a la decisión operativa de la empresa.



Modo de Uso

TOMA DE PEDIDOS

La opción permite conocer todos los pedidos que hemos registrado en el sistema, su estado a la fecha de la consulta y a su vez si los mismos han desencadenado el armado de un Viaje (Servicio). Esta opción puede ser el paso previo para la apertura de un viaje dentro del Sistema, pudiendo de esta manera conocer en el tiempo la disponibilidad de la flota, la cantidad de pedidos pendientes, los cumplidos, los cancelados, entre otra información.


Al hacer click sobre la opción, el sistema nos traerá una pantalla en donde debemos ingresar un rango de fecha para la consulta


Una vez en la grilla de datos, el sistema nos mostrará todos los pedidos generados y su estado.

Será posible agregar datos a la grilla haciendo clic en el botón de "Seleccionar Columnas". El ordenamiento en pantalla podrá hacerse solo haciendo clic en la columna de datos sobre la que se desea ordenar. 

Toda la información en pantalla podrá enviarse a impresión directa, a una vista preliminar, a un Archivo Excel, PDF o bien guardarse en otro tipo de archivos.


Asimismo se podrá dejar asentado en un pedido información del cliente tal como: Número de pedido del cliente (esta numeración es correlativa), el código de proveedor del cliente y por último observaciones generales.

Existe la posibilidad de que ciertos pedidos al no ser confirmados o bien cancelados por el cliente que no generen un servicio, en ese caso al pedir una consulta en el sistema veremos los números de pedido y ningún viaje generado como consecuencia.

Los diferentes ESTADOS de un pedido podrán ser:

  • PENDIENTE

  • CONFIRMADO

  • ANULADO

 

La manera de ver la información de un viaje:

  • Haciendo clic dentro del módulo operativo (viajes), Solapa Transporte al icono denominado “Coordinación de Servicio”. Para generar un nuevo pedido de servicio lo haremos a través del botón "Nuevo Elemento" o bien utilizando la tecla INSERT. Luego la información a completar será la misma que describimos anteriormente.

 

Requerimientos

Tener ingresados los datos maestros de Unidades, Choferes, Tipos de Unidad, Clientes, para poder dejar correctamente registrado el PEDIDO de Servicio.

 

Consideraciones Especiales

Dentro del campo “DOCUMENTACIÓN DEL CLIENTE" será posible contar con la posibilidad de que el llenado se haga a través de asteriscos. Para contar con esta opción deberá comunicarse con el sector de Mesa de Ayuda a fin de que tomen su pedido de modificación dentro del sistema.


Para consultar información más detallada a cerca de este módulo puede recurrir a la ayuda: "Toma de pedidos."

PROGRAMACIÓN DE PEDIDOS

Esta opción simple permite la creación de pedidos que se repiten iguales a lo largo de un período.

 

 

 

Primero debe seleccionarse un cliente, para luego completar el formulario de toma masiva, este formulario puede:

 

1. Completarse varias veces. Por ejemplo:

  • Viajes de Chofer Nro 1 Martes y Jueves

  • Viajes de chofer Nro 2 Miércoles y Sábados

  • etc.

 

2. Completarse solo una vez:

  • Viajes Martes, Miércoles, Jueves y Sábado. Luego al confirmar, completar el chofer que lo realizará (esta acción puede realizarse también en forma directa desde Toma de Pedidos al momento de coordinar el viaje, a veces son con mucha anticipación).


 

Una vez generados todos los pedidos como siempre la administración de los mismos se realiza desde Toma de Pedidos.


COORDINACIÓN DE SERVICIOS


El objetivo de esta opción es la de Inicializar (crear), actualizar y consultar los SERVICIOS que se van efectuando. Llamamos "SERVICIOS" a todas aquellas operaciones de transporte o flete que puedan ser realizados para un cliente determinado o para varios de ellos (también será posible crear un servicio desde la TOMA DE PEDIDOS)

El sistema permite la administración de los servicios de dos formas, por chofer y por cliente.


MODO DE USO

Al hacer clic sobre la opción el sistema nos pedirá de ingresar los siguientes datos:


Una vez ingresados los datos anteriores el sistema nos traerá a pantalla en forma de grilla la información de todos los servicios a la fecha indicando el estado de los mismos (Abierto, Anulado, En Desarrollo, Liquidado al Fletero, Pendiente, Cumplido, Liquidado al Cliente).



Creación de un nuevo Servicio (Viaje)


Haciendo clic sobre el botón de nuevo elemento el sistema nos traerá a pantalla un cuadro que completaremos con los datos principales de la cabecera para comenzar un nuevo Servicio de Carga.



Luego el sistema abrirá la ventana del primer tramo donde incluiremos los datos operativos.




Donde dejaremos asentado la fecha de inicio del servicio (que podrá ser la actual o diferida) dejaremos constancia de quién será el Chofer/Fletero asignado para el trabajo, el Tipo de Unidad (Semi, Tractor, Chasis y Acoplado, Furgón Refrigerado).

Cabe destacar que al momento de esta selección el sistema comprobará que la unidad seleccionada no esté siendo utilizada en un viaje vigente, de ser así nos ofrecerá  dos opciones:

  • Primero, nos permitirá continuar, advirtiéndonos esto (opción predeterminada)
  • Como alternativa nos impedirá realizar la operación hasta la finalización del viaje en curso.


Esto podemos habilitarlo desde Datos Fijos del Sistema Cristal,(Viajes Sin Finalizar Admitidos para usar Unidad (0=no se evalúa) - VJ_UNIDAD_EN_VIAJE)


Código interno de la unidad (dominio o patente) kilómetros de la unidad, odómetro de la unidad (en horas) código interno del semi-remolque y por último el odómetro del semi (en horas), litros cargados de combustible donde se informará el combustible con el que sale la unidad. 


Describiremos el Tipo de Servicio a realizar pudiendo elegir:


Servicios 'Consolidados con Carga'

Son también conocidos como servicios COMUNES o GENERALES, y se componen de un conjunto de Planillas de Distribución o de Fojas de Ruta. Son viajes internos que se realizan entre sucursales de las empresas que se especializan en expreso o paquetería. En estos casos el origen y destino deberá ser una “Sucursal” de la empresa.


No se asignan a ningún cliente en particular y por consiguiente no se le liquida a ninguno de ellos. Estos servicios se actualizan solo a los efectos de la liquidación de honorarios a chóferes y fleteros y a la obtención de diversas estadísticas de costos y utilidades.

El seguimiento de la carga en estos casos se realiza a través del sistema de cargas (guías y cartas de porte - Consulta de Envíos).

Estos tipos de servicios operan solo por chofer.


Servicios 'Especiales'

Aunque estos también son liquidados a los chóferes y son utilizados en las mismas estadísticas que los "COMUNES" o "CONSOLIDADOS", este tipo de servicio se diferencia en que se asignan a un cliente específico, a quien posteriormente se le emitirá una liquidación por las tareas efectuadas.

Los Servicios Especiales se distinguen en:

  • Especial Directo Cargado
  • Especial Directo Sin Carga
  • Especial Retorno Cargado
  • Especial Retorno Sin Carga
  • Especial Sin Cargo Cliente


Resumiendo, el objetivo de la generación de un VIAJE o SERVICIO se relaciona fundamentalmente con dos operaciones:

  • Liquidación de honorarios a choferes y fleteros

  • Facturación de servicios especiales a clientes


Los horarios de Entrada y Salida pueden ingresarse sin la obligatoriedad de cargar conjuntamente Presentación Destino, Entrada Destino y Salida Destino. (Esto puede modificarse desde Datos Fijos del Sistema Cristal)


Para obtener información más detallada, puede consultar la ayuda: Coordinación de Servicios.

Gestión de Servicios

 

El sistema permite la gestión interna de los servicios durante el viaje, permitiendo administrar adicionales (que se sumarán a la tarifa final del viaje), retornables, artículos transportados y devoluciones. Se accede a esta ventana con doble click en la vista del servicio (lo que se transporta en el tramo)


En el caso del documento del cliente y el artículo es obligatorio para los tipo de servicios “Especiales”





Las Solapas Adicionales solamente se pueden editar cuando el viaje se encuentra en estado "En Desarrollo". Ver el instructivo para saber como utilizarlas.


 

Haciendo clic en el icono de la impresora, el sistema nos mostrará un pequeño cuadro donde podremos elegir el formulario a imprimir


  • Orden de Carga: Haciendo clic en este listado podremos armar una Orden de Carga para entregarle al chofer que realizará el Servicio y así presentarse a la carga con un documento formal a tal efecto.
  • Hoja de Ruta: Este documento podrá ser impreso y nos dará toda la información de cómo está armado el viaje, sus tramos, horarios de entrada y salida al cliente así como también los importes de los anticipos agrupados por su moneda de emisión.
  • Contrato de Fletamiento: Un contrato tipo de para utilizarse con fleteros eventuales.


GASTOS Y ANTICIPOS


Es sistema en este caso nos presenta dos maneras de cargar Gastos y Anticipos:

  • La primera y más común que opera antes que la unidad comience con el servicio, creando los distintos gastos y anticipos (Ingreso Standard de Gastos y Anticipos) dejando el correcto registro del dinero (o bien en especies entregados al chofer como puede ser una radial o una lona) y pudiendo imprimir los mismos para adosarlos a la documentación del viaje.


  • Por otro lado, podremos utilizar otra manera de ingresar Gastos y Anticipos desde la opción que lleva su mismo nombre Gastos y Anticipos. Esta segunda opción es utilizada cuando vamos a cargar varios gastos del mismo tipo por lo que la cabecera se carga una sola vez.




Para más información a cerca de este último punto podemos consultar las ayudas:
"Conceptos de Gastos y anticipos" y "Gastos y anticipos"


Detalle de Tramos


Como se ve en la imagen anterior, en pantalla tendremos todos los datos sobre el/los tramos y sus diferentes estados. Haciendo clic sobre algún TRAMO, el sistema nos llevará al mismo pudiendo editarlo para colocar los horarios correspondientes para la presentación a origen y de salida. Una vez grabado este dato el estado del tramo y viaje pasarán a ser EN DESARROLLO.

Solo nos restará en este caso que el viaje se realice y una vez que el Chofer/Fletero nos dé el conforme y la rendición de toda la documentación del servicio, nuevamente ingresaremos al viaje y así haciendo clic al botón "Finalizar Tramo" ingresaremos la fecha de finalización del servicio y los datos de horario, esto no es obligatorio hacerlo todo a la vez ya que podremos, por ejemplo, introducir la fecha/horario de la presentación en destino, guardar el tramo, luego reabrirlo ingresar la fecha/hora de entrada a destino, guardarlo otra vez y por ultimo reabrirlo e ingresar la ultima fecha/hora que seria Salida de Destino.


Las fechas y horas no son obligatorias ingresarlas todas a la vez, pero si es obligatorio para cerrar el tramo que estén las tres ingresadas.


Una vez terminada la carga de datos, podremos agregar más tramos al mismo si fuera necesario o bien finalizar y cerrar el viaje.

En caso de agregar un TRAMO el paso es sencillo haciendo clic en NUEVO TRAMO (siguiendo los mismos pasos utilizados para la carga del primer tramo). En cada Tramo se agrega un nuevo dato que indica el total de litros cargados en el mismo.


Al cerrar un tramo el sistema nos preguntará


Será posible reabrir un tramo dentro de un viaje siempre y cuando el estado del mismo no sea el de CUMPLIDO. Es decir que el viaje debe estar abierto para poder reabrir un tramo. El botón para reabrir tramos se encuentra dentro de la pantalla de consulta en el costado izquierdo, a la misma altura del detalle de tramos.


Transferir servicios entre viajes/tramos.

Cuando un tramo se encuentre finalizado se nos habilitará una nueva opción que permitirá TRANSFERIR el servicio a un tramo de otro viaje o desde un tramo a otro del mismo viaje. 

Solo se habilitará este botón cuando estemos posicionados en un Viaje NO CERRADO y sobre un tramo FINALIZADO.


El programa nos permitirá indicar a que viaje/tramo puede asignarse ese servicio. El tramo "nuevo" deberá tener 1 solo tramo y Sin Iniciar. el mismo DESTINO que el tramo donde originalmente estaba asignado el Servicio y tener 


Para más información a cerca de esta opción puede consultar la ayuda: Transferencia de Servicios entre viajes/tramos.

Combustible

El sistema permite generar o asignar vales generados, hay un control sobre el monto total en vales que se puede otorgar a un viaje, es configurable en cada sistema, pero el default es de hasta el 40% de lo estimado para los km asignados al viaje.


Para más información de este último punto podremos consultar la ayuda: "VALES DE COMBUSTIBLE."



Solapas Inferiores:





  • Servicios: Muestra el detalle de los clientes y el servicio incluido en cada tramo.

 desde esta solapa también vamos a poder subir una imagen a modo de documentación:



  • Gastos y Anticipos: En esta solapa veremos y podremos ir directamente a consultar todos los gastos y anticipos que se hayan generado en el tramo. Al hacer doble clic accederemos al movimiento específico que se requiera consultar.
  • Personal: El personal que se utilizó y que función cumplió dentro del viaje, además del importe a liquidar para el mismo.

          Donde podremos consultar los detalles de la Valorización:


  • Valorización: Aquí veremos el importe total del servicio, el importe a facturar al cliente, la tarifa aplicada, el responsable de la operación (es decir quien valorizó el servicio) la fecha de valorización y por último el Tipo de Tarifa (Automática, Manual)

El sistema valorizará de acuerdo a la tarifa asociada al cliente, en caso que el mismo no tenga ninguna tarifa asociada en ese caso el sistema nos sugerirá la valorización en forma manual. Incluso si aplicamos una tarifa automática, el sistema nos dejará valorizar de manera manual.
  • Facturación: En esta solapa veremos la información sobre la/s facturas asociadas a este servicio. Pudiendo incluso al hacer clic sobre alguna en especial que el sistema nos lleve directamente al comprobante en cuestión sin tener que salir de ésta opción para realizar la consulta deseada.
  • Kilómetros: Aquí se podrán cargar los kilómetros recorridos en cada tramo.


  • Cruces Facturación: Sirve para comparar la información brindada por el cliente con la que tenemos registrada en sistema a la hora de liquidar viajes y en esta opción se podrá asignar la factura correspondiente al cruce en caso de ser necesario.
  • Echadas: En este caso podremos consultar los vales de combustible asignados y utilizados.


Una vez que el Servicio quedó determinado con su cantidad de tramos cumplidos y contamos con toda la documentación rendida de manera correcta, pasaremos al cierre del viaje. Haciendo clic en el botón "Cerrar Viaje" pasaremos al cierre definitivo del servicio (para poder cerrar correctamente un viaje es necesario que todos los tramos que lo componen y el propio viaje hayan sido finalizados con anterioridad)


Cierre de Viaje

Al finalizar cada tramo del viaje, el sistema  permite ingresar valores diferentes en la opción "Total de kilómetros recorridos" y en "Total de Cuenta Kilómetros". Esta diferencia será alertada mediante un cuadro que el usuario deberá aceptar o descartar.


En caso de ser necesario se podrá agregar en un tramo varios clientes con su correspondiente relación a los artículos.


Luego, al presionar la tecla F2 o el botón de Efectuar Cierre, el sistema nos llevará a la pantalla para la valorización al Chofer/Fletero (utilizando siempre por default la tarifa asociada al mismo) en caso que el Chofer/Fletero no tuviera una tarifa asociada el sistema lo informará y nos permitirá confirmar (F5) esta valorización en cero, elegir una tarifa (F9) o bien realizar la valorización manual(F8) del sistema (tener en cuenta en este último punto que el importe que reflejemos será IVA incluido).

Podremos ver las tarifas disponibles desde la ayuda: Tarifas para Choferes y Fletero



Luego de hacer clic al botón Confirmar o bien apretando la tecla F5 pasaremos a valorizar el Servicio para nuestro Cliente (con tarifas completamente distintas a las utilizadas para el Chofer/Fletero) Hay que recordar que nuevamente el sistema por default intentará valorizar de acuerdo a las tarifas que nuestro cliente tenga asociadas (ver Actualización de Clientes). La pantalla que veremos será muy similar a la anterior.

Como forma de ayuda al data entry el sistema muestra el texto "Ayuda para el uso de la tarifa" en la Tarifa para el cliente. Esto permite corroborar si la tarifa utilizada es la correcta.



Consideraciones Especiales

Para poder trabajar correctamente en el modulo de viajes es imprescindible tener cargado correctamente los maestros. En el mismo se ingresaran:

           

  • Clientes
  • Tarifas de fleteros y clientes
  • Vencimientos (licencias, ART, etc.)
  • Empresas contratadas
  • Unidades
  • Choferes y Fleteros
  • Localidades


La correcta carga de las tablas anteriormente  mencionadas generará que el sistema se automatice al máximo y no dependa de la elección del usuario para la carga de datos como: Relación de choferes con patentes/ Valorización de Fleteros y Clientes, etc.


LIQUIDACIÓN A CHOFERES Y UNIDADES


Esta opción nos permitirá emitir las Liquidaciones correspondientes a las Empresas de Fleteros cuyos chóferes efectuaron

servicios en un lapso determinado, así como a los choferes propios.


Desde la grilla de datos se contará con 4 botones, 3 de ellos son de uso directo:

  • Reimprimir: Como su nombre indica es para reimprimir una liquidación, pedirá que se ingrese el número de liquidación a reimprimir.

  • Asignar Factura: Permitirá asociar una o más liquidaciones a una factura de proveedor que deberá estar cargada al sistema (mediante la opción Registración de Compras)

  • Revertir: Permite seleccionar una liquidación y revertirla (mientras no tenga factura asignada).

 

El otro botón es el que nos permitirá seleccionar los viajes e incluirlos en la liquidación

  • Liquidar: Se deberá indicar al sistema si se liquidará un chofer "Propio" o "Contratado". Una vez indicado esto, se debe ingresar el código identificador único del chofer/fletero, y en el caso en que el mismo sea "Contratado", indicar la empresa. En estos casos si se coloca solo la empresa sin chofer específico el sistema mostrará todo lo perteneciente a la empresa independientemente del chofer (Especialmente útil para liquidar flotillas).

 


A continuación se muestra por pantalla una lista de los servicios que se encuentren en condiciones de ser liquidados pudiendo el usuario seleccionar cuales van a ser incluidos simplemente dando doble clic en la grilla que lo contiene.


 

Los informes que se obtienen desde aquí nos mostrarán un resumen de los Viajes realizados con su valorización correspondiente por cada tramo, calculada en el momento del cierre de cada uno de ellos y un total final por cada empresa (recordar que un mismo viaje puede dividirse en tramos con distintos chóferes a cargo de cada uno de ellos, en la modalidad de viajes por cliente) De ese mismo total se descuentan los anticipos que se ingresaron en cada viaje obteniéndose un tercer importe que será el Total Real Liquidado para la empresa.


En la esquina inferior izquierda tendremos un botón que nos permitirá importar a Excel


Los gastos se descuentan de lo anticipado.
El saldo de lo anticipado que no se utilice se descuenta de la liquidación.


 


  

Todas las reimpresiones podrán realizarse desde el mismo formulario previo al de la liquidación seleccionando la opción "Reimpresión" e indicando el número de liquidación a imprimir. Si no recuerda el número de liquidación, puede consultarlo desde la opción "Coordinación de Servicios" y reimprimirlo desde esa misma opción.
El detalle de impresión mostrará adicionalmente la fecha de emisión del informe y la sucursal.




CARÁTULA - MESA DE ENTRADAS

La mesa de entradas tiene por objetivo permitir el control de presentación de toda la documentación exigida al chofer para el correcto cierre de los viajes. 


Primeramente debemos tener generados los documentos exigibles, para eso podemos utilizar la opción “Documento para Carátula” en el módulo de Tablas. Es una tabla simple en la que se pueden describir diferentes documentos que son exigibles al cierre del viaje, esos documentos pueden ser obligatorios o no. Si fueran obligatorios no podrá cerrarse el viaje a menos que dicho documento esté validado como OK.



Luego en la ventana de control de mesa de entradas podremos ir marcando cuales son los documentos entregados por el chofer y, dependiendo de si son críticos o no, se podrá realizar el cierre del viaje




VALES DE COMBUSTIBLES

Esta opción nos permite crear vales de combustible que luego podrán ser asignados a los viajes. Se podrán crear en forma individual o de forma masiva. 

La ventana de creación nos permitirá seleccionar la cantidad de litros del vale y el tipo de combustible. Luego consultando cada vale podremos ver la trazabilidad del mismo.



Una vez generado el vale podremos imprimirlo y se generarán 3 copias:

  • Para la empresa


  • Para el transportista


  • Para el proveedor.


Para más información puede consultar la ayuda: VALES DE COMBUSTIBLE.