Cuando un usuario consulta el estado de su carga por el Tracking ID verá en la parte inferior de la trazabilidad un botón que le permite solicitar alertas de seguimiento de esta carga tal como muestra la imagen a continuación:



El proceso de funcionamiento es el siguiente:

  1. Cada novedad sobre un despacho "marcado" como a notificar se almacena
  2. De acuerdo a la frecuencia de novedades documentada CRISTAL verifica que guías tiene que notificar a que personas y manda los correos informando "la novedad actual" de una guía. De modo que si en el intervalo de notificación de una guía surgen 2 novedades (distribución y entrega por ejemplo) solo se informa la última.
  3. Una vez notificado se marca la novedad como "notificada" para no informarla dos veces.
  4. El seguimiento se realiza por 30 días corridos desde el pedido, de modo de no reactivar comprobantes viejos.


A continuación explicaremos la configuración necesaria para que esto funcione, desde "Herramientas - Configuración de Empresa":


Configuración del correo

Para que este botón aparezca visible deben darse ciertas circunstancias especiales 

  1. La carga debe poseer guía emitida
  2. La empresa tenga configurados los datos de configuración SMTP, tanto el host, usuario, Password y Puerto, estos datos los provee el administrador de sistemas:



Es importante tener en cuenta que no es recomendable colocar en este lugar un correo personal, ya que todos los correos serán enviados desde esta cuenta y las respuestas también vendrán a esta cuenta lo que deja bastante expuesta la dirección de correo informada.


Esta opción (como todas las de Configuración de Empresa) solo es accesible por los Administradores de Cristal Web.

Configuración de estados

El paso siguiente es buscar la ventana llamada Tracking de Estados, en esta ventana se puede seleccionar y editar qué estados son los que se quieren visualizar y cuáles no.

La ventana muestra todos los estados con su nombre (primer columna) y visualización por defecto (columna dos)


Al darle click en la primer columna podemos seleccionar el nombre que queremos que tenga el estado. En el ejemplo vemos que cambiamos el texto de "Recibido en Destino" por "En Sucursal de Destino", por lo que a partir de ahora veremos este texto para identificarlo




Si hacemos click en la segunda columna, se nos mostrará una lista ofreciendo las opciones de "Oculto - Estado visible - Estado con motivo - Con Observaciones" de acuerdo a lo que se requiera mostrar o no por la empresa.



Hay que considerar que el estado Oculto indica que el cliente final no lo ve, pero internamente en la empresa se verá habitualmente sin diferencias


Para más información, ver: ¿Cómo modificar los estados de la carga?

Configuración de Alertas (Frecuencia de ejecución)

Para poder comenzar a operar con las alertas programadas es fundamental configurarlas. Para eso es necesario ingresar en la opción "Monitor de Alertas" 





En esta ventana se observan todas las alertas que la empresa puede utilizar y en cada una se deberán configurar la frecuencia y habilitación en este caso utilizaremos la alerta de tracking. 




Una vez habilitada una alerta se debe ingresar la frecuencia en minutos de ejecución. En el caso que quisiéramos recibir una notificación dentro de 1hs se tendrá que cargar como 60 minutos 2hs 120 minutos así sucesivamente las horas que requerimos carga.



IMPORTANTE
Colocar cada 2 horas no implica que enviará lo mismo cada dos horas. En el caso del Tracking, por ejemplo, se enviará solo lo que tuvo novedades, de modo que cada dos horas es como si fuera "cada dos horas en horario laboral"


La información se envía solo por 30 días. Si luego de ese periodo aún restan novedades, se deberá solicitar el seguimiento nuevamente.


En el correo de novedades se informa solamente la última novedad y la observación ingresada, de modo que no existe ningún tipo de posibilidad de filtrar información a alguien de manera indebida.

Reglas Generales

  • Los envíos se realizan de acuerdo a la frecuencia seleccionada en "Configuración de Empresa" 
  • En caso de no querer brindar la posibilidad de seguir los envíos simplemente en frecuencia ingresar CERO (0) horas
  • Las novedades se actualizan automáticamente. Con solo ingresar una novedad en Cristal, la misma se activa.
  • En caso de una guía tener más de una novedad en un mismo intervalo solo se envía la última.
  • Solo se envían las notificaciones de las novedades habilitadas para seguimiento en "Configuración de Empresa"

Cristal Desktop - como generar Seguimientos


Es posible automatizar la generación de alertas de seguimiento desde Cristal Desktop al momento de generar los envíos. Los modos automáticos de generar estas alertas son los siguientes:


1. Actualización de Clientes: en cada contacto del cliente se dará de alta la posibilidad de indicar si "Desea Enviarse información de Carga" mediante un tilde.

En caso de estar tildado este dato, al emitirse el envío se generara automáticamente un seguimiento para cada contacto.





2. Clientes Eventuales: Lo mismo ocurrirá con los destinatarios eventuales: si tiene tildado "Desea Enviarse información de Carga" se generara automáticamente el seguimiento para el destinatario.




3. Dato fijo "Emisión de Guías: Se solicitarán datos para el Seguimiento del envío". En caso de ponerse en SI, al confirmarse y emitirse el comprobante de envío, el sistema abrirá la pantalla donde podrán cargarse los datos de seguimiento de forma opcional para los Remitentes o Destinatarios cargados manualmente, es decir los no registrados en el sistema.



4. Consulta de envíos: Se puede crear un seguimiento manual desde:



Al pulsar este botón se desplegará un formulario que pida Nombre, Apellido y  dirección de Email donde recibir las novedades.

Roadmap de mejoras

  1. Consulta de comprobantes en seguimiento
  2. Cancelación de Seguimientos
  3. Consulta de Alertas Enviadas




Utilidades de la configuración de CORREOS:


Como pudimos observar anteriormente, realizar esta configuración le permitirá a nuestros clientes recibir la información de los envíos, retiros o solicitudes de retiro que realice, recibiendo un correo indicando la situación, por ejemplo:



SOLICITUD DE RETIRO:


Cuando ingresemos la solicitud de retiro o el cliente la genere desde Cristal Web, podrá completar los datos, por ejemplo:





Al concluir con la operación, y al momento de que la sucursal apruebe la solicitud de retiro, recibirá un correo similar al siguiente, en donde podremos ver:


1) La sucursal que aprobó nuestro pedido:

2) La posibilidad de consultar y descargar la etiqueta.

3) El número de Tracking ID para realizar el seguimiento desde el sitio WEB.






CONFIRMAR RETIROS:


Cuando desde la sucursal aprueben los retiros pendientes que hayamos generados como clientes o como usuario nos llegará un correo informando esta situación y cuáles y cuantos retiros fueron confirmados:








Alerta de Novedades de Carga:


Al crear un seguimiento Manual o, si ya tenemos la configuración con el correo de nuestro cliente al generar envíos, nos llegará un correo informando la situación, similar al siguiente: