Emisión de Envíos

Modificado el Wed, 22 May 2024 a las 03:37 PM

OBJETIVO

Generar el comprobante de movimiento de despachos y cargas en el Sistema.


MODO DE USO


Esta primera pantalla muestra la carga general de los remitos de despacho. Siempre aparecerá grisado el "sector" en el que se encuentra cargando datos para facilitar la ubicación visual en la pantalla.

Es importante destacar que como condiciones de navegación, todo puede hacerse directamente con el teclado, la tecla ENTER permite moverse o navegar entre los distintos campos y para todos los botones en la parte superior existirá una PF (Tecla de función ubicada en la parte superior de su teclado) que facilitará el acceso directo.



A continuación describiremos cada uno de los datos que solicita el sistema para ingresar:



COMPLEMENTO


Un complemento es un comprobante que posee una dependencia o "complementa" a otro. En primer lugar se selecciona el tipo de complemento y luego se ingresará el número de despacho a complementar. 


Para poder ingresar un complemento no se requiere un nivel de acceso especial. Todo usuario que tenga derechos sobre la opción puede realizar esta tarea.


Los posibles casos de complemento son:



  • Reemplazo : Es un comprobante que va a reemplazar a otro. Es necesario indicar el motivo, por ejemplo "reemplazo el 1 por el 5 porque se trabo el papel", "reemplazo el 10 por el 20 porque me equivoque en el cliente", etc.

El reemplazo, almacena una relación directa entre el comprobante reemplazado y el reemplazante. Impositivamente el reemplazado se informará ANULADO aunque operativamente se verá cómo REEMPLAZADO, asimismo el nuevo comprobante se informará como "ES COMPLEMENTO DE...." para mantener esa relación de ida y vuelta. Esto se hace para brindar un mejor control dado que en muchos casos el error y/o problema se detecta en destino, se rehace allí, pero origen no se entera del cambio. Con esta información de ida y vuelta permite al origen que al consultar el comprobante original, sepa que tuvo que ser modificado (reemplazado) porque hubo algún inconveniente.


Es importante destacar que el sistema realiza ciertos controles para permitir este procedimiento :


- El comprobante debe encontrarse pendiente de entrega, de facturar y de cobro.

- La carga no puede estar devuelta ni siniestrada.

- La sucursal que desea realizar el reemplazo debe poseer la carga en su poder. Este punto es fundamental, y se controla de acuerdo a las salidas de las unidades y los conformes de recepción en depósito.


Para el caso de Reemplazo de guías, el usuario que genera el mismo quedará registrado en el sistema como el EMISOR de la nueva guía reemplazante; a su vez, esta guía nueva heredará la trazabilidad de la anterior, el número de Foja de Ruta-Planillas de Distribución e incluso la "Entrega Conforme" en caso de haber sido entregada


  • Devolución : Es habitual que al momento de arribar al destino el destinatario, rechace la mercadería por distintos motivos (Ej. No era lo solicitado). En ese caso se informa al sistema la devolución, se ingresa el comprobante a devolver y automáticamente se genera un nuevo despacho invirtiendo el REMITENTE CON EL DESTINATARIO (dado que ahora el que manda es el que rechazó o devolvió la carga). Además, se adiciona al importe original (flete de ida) el recargo por devolución (habitualmente doble flete) de acuerdo al valor pactado para devoluciones con el cliente (ver Actualización de Clientes ) También vamos a poder calcular un excedente por devolución en la tarifa de envío, este excedente se calcula en base al porcentaje indicado en el maestro de clientes.
Para más información a cerca de este complemento, puede revisar la ayuda: Actualización de Clientes --> CARGAS.


  • Devolución Parcial : Este tipo de complemento funciona similar al anterior con la salvedad que solo se devuelve PARTE de la mercadería, la devolución se genera proporcional en Kg y Metros, luego el usuario deberá confirmar el importe de recargo por devolución dado que el sistema calculará sobre la proporción. En este caso los dos comprobantes siguen activos, dado que el original seguirá amparando la carga de ida y poseerá el conforme por la carga aceptada.


  • Retiros y Recolecciones: Permite asociar el despacho a un retiro, confirmando los datos del mismo e ingresando solamente la información que falta para agilizar la carga del despacho.


  • Autorización: Son envíos que van a pasar por un proceso de autorización, van a tener como forma de pago "A autorizar" y están pendientes de valorizar.



CARGADO

Indica si la carga se encuentra sobre la unidad o no. El objetivo es agilizar la emisión de la foja de ruta. Habitualmente los puntos que cargan varias unidades en simultáneo y dejan mercadería en depósitos, utilizan CARGADO NO mientras que los que despachan Todo lo que Reciben o CASI todo, usan cargado SI y descargan lo no confirmado.


Más información en la ayuda: Emisión Visual de Fojas de Ruta.


NÚMERO DE LÍNEA

Indica el número que se le asigna al recorrido (línea) en la que se deja la carga. En los casos de los puntos que utilizan el CARGADO SI habitualmente se genera una sola línea con todos los destinos posibles a utilizar. La cantidad de líneas suele estar directamente relacionada a la cantidad de bocas simultáneas de carga. Vale la pena destacar en este punto que si se selecciona un línea que por ejemplo entre las localidades que toca NO SE ENCUENTRA VENADO TUERTO, entonces no podrá despacharse a ese destino.



Ver ayuda: Definición de  Líneas.


NÚMERO DE RECEPCIÓN

Este dato es importante solamente en los casos de las empresas que poseen habilitado el módulo de RECEPCIÓN DE CARGA EN DEPÓSITO. En este lugar se ingresa el número de rótulo asignado por el sistema (en este caso se sugiere la información ya conocida como los kilos, el destino, etc.) y en los casos en los que no se cuenta con el módulo se ingresa el número de recepción (sello) de mesa de entradas.

IMPORTANTE: Si se ingresa algún dato, entonces NO PUEDE EXISTIR PARA OTRO DESPACHO. Igualmente se puede dejar este dato en blanco.


ENTREGA A DOMICILIO

El objetivo de marcar aquí es facilitar el armado de repartos en destino, de modo tal que LO QUE NO SE MARCA SE SUPONE RETIRA EN DEPOSITO, por lo que no aparece en armado de repartos en destino.


DATOS DEL CLIENTE


Información detallada en la ayuda: Actualización de Clientes.




En caso de no ingresar los datos de cuenta y subcuenta del cliente el sistema ingresará a la ayuda de los mismos para poder buscarlo fácilmente, esto lo hace buscando coincidencias  en las primeras cinco letras del nombre. Una vez ingresadas las mismas y presionando la tecla ENTER el sistema nos traerá la ayuda con el/los clientes que hayan coincidido en dicha búsqueda.

En caso de cancelarse con ESC o presionando el botón cancelar, se blanqueara el campo.


Al seleccionar el cliente tenemos las siguientes alternativas para la FORMA DE PAGO :


  • Si el cliente opera de contado: Podremos seleccionar Solo Contado Origen o Destino.
  • Si el cliente opera en cuenta corriente: Podremos seleccionar pago Contado, Cuenta Corriente (ambos origen o destino) y A Autorizar.
  • En los casos en que el cliente esté habilitado para ENVÍOS SIN CARGO se habilita esta modalidad. Al emitir etiquetas o sticker de Guías sin cargo, ésta observación quedará registrada en las mismas.
  • En los casos en que el cliente sea CONSUMIDOR FINAL se permite modificar el nombre y el CUIT
En caso de que la forma de pago elegida sea CONTADO (origen o destino) el comprobante emitido será una guía-factura. En el caso de indicar CUENTA CORRIENTE el comprobante emitido será una carta de porte.  




Asimismo en este punto en caso de la localidad en la que se encuentra instalado el sistema sea la misma que se RESPONSABILIZA por atender al cliente, entonces este será asumido REMITENTE del despacho, sino será asumido DESTINATARIO.


A Autorizar: Este tipo de despachos son los que conocemos la carga pero no las condiciones comerciales, por lo que el seguimiento hasta la entrega puede realizarse pero quedará pendiente de valorizar (autorizar) su facturación. 

son los envíos que se emitieron con forma de pago "A autorizar" que están pendientes de valorización.


Sin Cargo: Permite hacer CPR para clientes de cuenta corriente informando el motivo.


En caso de ingresar el CUIT (Código Tributario) del cliente en forma manual, este dato será validado por el sistema, en caso que el número de CUIT ya estuviera cargado en una cuenta cliente, entonces se abrirá un cuadro de alerta informando este hecho.


Al dar clic en el botón ACEPTAR, el sistema cargará automáticamente la cuenta del cliente correspondiente.


REMITENTE



El ingreso de los datos del remitente no tiene mucho secreto por lo que prestaremos atención solamente a lo que pueda ser importante a la carga.


El número de cuenta y subcuenta NO ES IMPORTANTE solo se ingresa si existe en la base de datos para facilitar la carga. Igualmente en el caso de los remitentes habituales NO PAGADORES DEL SERVICIO estos pueden ser registrados en la tabla de Cliente Eventuales. Esta tabla permite el registro de todos los datos de una Empresa a la que no se le va a Facturar, limitando el registro de datos al mínimo para agilizar la carga. Estos clientes pueden ser dados de alta desde su opción o directamente al registrar los despachos para agilizar los procesos.


Es posible acceder a una ayuda rápida para el dato REMITENTE/DESTINATARIO con solo escribir los 5 primeros caracteres del nombre de un Remitente o Destinatario, el sistema lo buscará en la base de datos de clientes y de encontrar una coincidencia mostrará el dato en un cuadro en pantalla. La ayuda solo se dispara si se escriben las 5 primeras letras y se presiona la tecla ENTER siempre que no estén cargados campos cuenta y subcuenta. 


Domicilio: allí se deberá indicar Calle y Numero 

Piso/dpto./otros: para hacer más aclaraciones respecto al domicilio. 


Localidad: al seleccionar este dato es importante tener en cuenta que la localidad seleccionada DEBERÁ CANALIZAR (ver Actualización de Localidades ) o sea que deberá ser zona de influencia o canalización alternativa, de la localidad en la que tenemos instalado el sistema.

Para más información, puede consultar la ayuda: Actualización de localidades.


CUIT Y CONDICIÓN DE IVA: Estos datos se solicitan en caso de que el remitente no sea el pagador con el solo fin de poder generar la facturación correcta en caso de Devolución .


Al seleccionar el cliente, si este opera con SEGURO PROPIO, entonces el sistema verificará los datos de la póliza, para que en caso de encontrarse vencida comenzar a cobrar el seguro hasta que se informe la renovación de la misma.

DESTINATARIO


Aquí el ingreso cumple con las mismas reglas que en el remitente con la sola excepción que se produce al ingresar el destino de la carga.


Domicilio: allí se debe indicar la calle y numero,  si el cliente posee la API de Google activada, el sistema validará la información del domicilio del destinatario ingresado contra esa API y en caso de que el usuario seleccione un valor se almacenará Latitud y Longitud y en el campo del domicilio se guarda la dirección y el número.

Estos datos no se guardarán si el usuario cancela la ayuda que brinda la API y todo seguirá funcionando normalmente.



Además permitirá optar entre los diferentes domicilios operativos del cliente.



Consultar ayuda: ¿Cómo obtener la API key de Google Maps?


Al registrar un nuevo CLIENTE Eventual a una cuenta cliente determinada: Tendremos dos opciones de ayuda, presionando la tecla F10+shift, el sistema trae los clientes eventuales asignados al cliente pagador y con solo presionar la tecla F10 en cambio traerá todos los clientes eventuales que existen en el sistema.


- En el caso de los habituales que posean redespachos "preferidos" el sistema intentará utilizar en primera instancia el redespacho sugerido para esa localidad.


Para más información, puede consultar la ayuda: Clientes eventuales para expreso.


- En caso de seleccionar un destino que posea una sola forma de alcanzarlo, esta modalidad se mostrará en Vía en el centro de la ventana. En caso de existir más de una manera (Ej.: Para realizar un envío a la ciudad de Rosario puedo hacerlo desde mi depósito en SANTA FE o utilizar el TRANSPORTE XX que se encargará de llevarlo).


En este caso será necesario informar al sistema que opción se utiliza para prestar el servicio (Consultar ayuda: Actualización de Localidades).


NOTA: Es importante tener en cuenta que la localidad que se selecciona de destino deberá canalizar por la línea seleccionada anteriormente. O sea la línea viene a ser "La ruta de la unidad" y si esa unidad no pasa por ese destino, entonces no podremos enviar carga allí.




INGRESO DE LOS REMITOS DEL DESPACHO

Este punto permite ingresar el detalle de la carga transportada y sus remito, cantidad de bultos, descripciones, peso y medidas.



DESCRIPCIÓN: En el caso de que el cliente tenga al menos una tarifa de uso AUTOMÁTICO que sea por Artículo, entonces, la ayuda de la descripción de la carga se levantará de la lista de precios en lugar de utilizar la tabla de ENVASES.


TARIFA POR REMITO: En cada remito o para cada línea del mismo el sistema permite utilizar una tarifa diferente, por lo que las combinaciones se hacen innumerables. 


PESO Y VOLÚMEN: En caso de que el cliente TENGA HABILITADO EL AFORO entonces el sistema pedirá las medidas de la carga (largo por ancho por alto) para el cálculo del mt3 y calcular el aforo de acuerdo a su fórmula. En caso de no ingresar kilos reales o Metros el sistema los calcula igual con fines informativos para permitir un análisis de resultados preciso.


NOTA: Al ingresar los datos de la carga transportada, el sistema controlará el total acumulado de carga "Confirmada o cargada" en línea contra el máximo permitido de la misma. El objetivo de este control es tener un monitoreo permanente de topes de carga admitidas y máximos declarados de responsabilidad civil al seguro.
En este punto de la carga de datos, el sistema permitirá reflejar el dato "Metro cúbico" hasta con 3 decimales, tanto en parciales de cada remito como en la suma de los mismos.
Esta modificación afecta a todas las opciones que muestren dicho dato: 
-Emisión de Guías.
-Fojas de Ruta.
-Consulta de Guías (Rápida y global).
-Control inteligente de despachos.



Como vemos en la imagen anterior, a la derecha de la grilla de remitos tenemos una barra de herramientas que nos permiten operar con los datos ingresados.



  1. AGREGAR: Pulsando la tecla <Insert> o el botón incorporamos más remitos o detalles de mercadería para el mismo remito.
  2. MODIFICAR: Pulsando ENTER en la fila o el segundo botón podemos modificar la fila actual.
  3. ELIMINAR: Pulsando <Supr> / <Del> o el tercer botón eliminamos la fila actual.
  4. CONFIRMAR: Pulsando F5 confirmamos el dato y pasamos a Contra Reembolso.



INGRESO DE RETORNABLES (expansión)


Una vez ingresado el remito o los remitos del cliente dentro del despacho  se podrá asociar el envío de retornables junto con la carga pulsando la tecla F9 del teclado. De esta manera una vez ingresado el último remito se podrá asociar al despacho X cantidad de retornables de distinto tipo dejando constancia dentro del sistema de la cantidad de retornables enviados, a dónde, para qué cliente y en qué guía o carta de porte. Es importante mencionar que este manejo será válido para aquellas instalaciones que cuenten con el módulo de RETORNABLES (dicho módulo no está integrado en ÁLAMO EXPRESOS, en caso de estar interesado en adquirir esta expansión por favor comunicarse con el Departamento de Ventas)


Veamos un poco su funcionamiento:




El manejo es sencillo solo se debe hacer clic en primer lugar en el botón de nuevo artículo que se encuentra a la derecha en la pantalla. Luego se debe ingresar el código del artículo retornable que se asocia a la mercadería y por último la cantidad de retornables. A medida que se vayan incorporando retornables al despacho la lista podrá verse en pantalla como muestra la imagen anterior, dando un total de artículos retornables en el margen inferior de la pantalla. Finalmente con el botón Aceptar o la tecla F5 cerraremos la carga de datos.



Si el envío está asociado a una recepción, heredará los retornables de la misma, teniendo la posibilidad de seguir agregando más.


CONTRAREEMBOLSO

Este importe es solicitado solamente en el caso de que el cliente opere con Contra reembolso.


Al tener un remitente que no opera con contra reembolso, el sistema no permitirá de ningún modo cargar un valor de contra reembolso. El campo se saltea e inhabilitara, pasando a cargar directamente las observaciones de la guía. 


Pulsando F5 continuamos o haciendo CLICK en el ícono con el disco en la barra de herramientas.


Para obtener más información a cerca de este tema, puede consultar la ayuda: Módulo completo de Contrarreembolso.



Al confirmar nos aparecerá la pantalla de la valorización con la salvedad de que tal vez podría suceder que el sistema  no pueda obtener una buena valorización. Esto puede pasar ya sea porque no tenemos precios para la localidad, para la cantidad transportada, el cliente no tiene tarifas asociadas, etc.


En ese caso se solicitará el ingreso de un precio MANUAL.

Como forma de ayuda al data entry el sistema muestra el texto "Ayuda para el uso de la tarifa" en la Tarifa para el cliente. Esto permite corroborar si la tarifa utilizada es la correcta.


Bien, ya está casi finalizada el alta del despacho. Simplemente estamos viendo los importes (con todos los conceptos de valorización que posee asociados el cliente) y los distintos botones a la derecha que permiten el acceso rápido a datos o cambios particular. En orden de aparición tenemos:





  1. CONFIRMAR: Pulsando la tecla F5 o haciendo CLICK pasamos al siguiente paso.
  2. CANCELAR: Pulsando la tecla ESC o haciendo CLICK volvemos a la pantalla anterior.


Podrán realizarse modificaciones sobre el campo observaciones al cancelar la pantalla de valorización.


 3. MANUAL: Pulsando la tecla F8 o haciendo CLICK ingresamos el importe MANUALMENTE en la fila seleccionada

 4. MANUAL IVA: Pulsando la tecla F6 o haciendo CLICK, es igual al punto anterior con la diferencia de que el importe ingresado INCLUYE EL IVA.

 5. RECALCULAR: Pulsando la tecla F2 o haciendo CLICK el sistema vuelva a calcular automáticamente la valorización.   También se usa para valorizar las tarifas que no estén como automáticas.

 6. TARIFA: Pulsando la tecla F9 o haciendo CLICK, podemos seleccionar una tarifa especial para la fila en la que estamos posicionados.



Confirmamos y el último control. En caso de que el cliente seleccionado al que le estamos facturando tenga asignado un límite de crédito de operación y que este despacho más su deuda anterior exceda ese límite, podremos ver un mensaje y si continuamos el despacho se realiza pero queda almacenado que se informó y podremos consultar desde la opción de COMPROBANTES EXCEDIDOS que hemos despachado con excedente de crédito para evitar deudas extremas.




Cobrar envíos "Contado Origen" Con QR:


Al momento de emitir un envío "Contado Origen" y realizar la cobranza del mismo, si seleccionamos una minuta asociada a una caja QR, podremos escanear el código generado para realizar el pago ahí mismo por medio de Mercado Pago:



Al seleccionar el botón "Cobranza QR" se nos abrirá una nueva ventana para generar el QR a escanear:



Una vez realizado el pago, se actualizará automáticamente la información en Cristal Desktop:



Una vez que cobramos el envío, en la solapa "Contados" de la consulta del envío podremos revisar la información cargada, teniendo la posibilidad de imprimir el recibo del mismo:




Por supuesto que la valorización del envío quedará en cero "0" por el cobro realizado:




Las siguientes ayudas le brindarán información adicional:
- Gestión de cajas y billeteras virtuales.
-
¿Cómo cobrar Guías de Contado Origen en el momento?



IMPRESIÓN



  • Podremos ingresar y visualizar la vista preliminar del comprobante.
  • Se podrá elegir la cantidad de copias que desean imprimir. 



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