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Objetivo
El comprobante de Orden de Compras se crea como consecuencia de AUTORIZAR un Requerimiento de Compras. Es un comprobante asignado a un proveedor determinado que no se puede Editar, sólo puede Anularse el caso que no tenga ni facturas asociadas ni el detalle de artículos recibidos.
A partir de la orden de compra podremos realizar 2 operaciones fundamentales:
1. La Recepción de la Mercadería, actualizando de forma automática el Stock en el caso de Repuestos (Artículos de Pañol) y Artículos Generales.
2. La Imputación y el control de las Facturas de Compras
Esta opción permitirá realizar todas esas operaciones.
Funcionamiento
El siguiente gráfico muestra a grandes rasgos el proceso que vamos a resumir a continuación.
El usuario ingresa un Requerimiento de Compras con lo que está necesitando adquirir, este puede incluir Repuestos (Pañol), Artículos generales, Servicios de Mantenimiento y/o un detalle de “cosas” descriptas. El dato mas importante del Requerimiento es el Tipo de Requerimiento de Compra, a partir del cual se configuran automáticamente los datos a pedir en el Requerimiento y los usuarios habilitados para Crearlos y Autorizarlos.
La opción nos permitirá consultar las Ordenes de Compra (OC) con todos sus datos, y ver la Trazabilidad completa desde la Emisión del Requerimiento Original hasta el momento actual. Esta pantalla no permite editar ni crear nuevas Ordenes de Compra, recordar que las mismas se generan al AUTORIZAR un Requerimiento de Compras.
Una vez creado el Requerimiento de Compra el mismo queda “PENDIENTE” (de aprobación). Un requerimiento puede no terminar de cargarse porque pedimos los presupuestos en varias etapas, allí se irán cargando uno por uno todos los presupuestos que llegan de los proveedores.
Los responsables de compras (es decir él o los usuarios autorizados a aprobar) analizan los pedidos y los presupuestos ingresados. En caso de no estar correctamente cargado el requerimiento éste se rechaza, al hacerlo se solicita un motivo y observaciones aclarando por qué se rechaza y el solicitante podrá modificarlo y REHABILITARLO para volver a estado “Pendiente" de Aprobación para reiniciar el circuito.
Para recordar como se Autoriza un Requerimiento y se genera la Orden de Compra recomendamos ingresar al presente link: Generar Requerimientos de Compras
Consulta de una Orden de Compra
Este es un ejemplo que como se ve una Orden de Compra completa y debajo describimos todas sus secciones:
Cabecera: datos principales de la OC, incluyendo los datos originales del Requerimiento.
Proveedor: Aquí se ven los datos del proveedor elegido y del Presupuesto aceptado. En el dato Pendiente Imputar vemos el importe que falta imputar a facturas de compra.
Detalle: se muestran todos los Repuestos (Pañol), Servicios, Artículos y Otros que integran la OC:
Bitácora: En esta se detalla el tipo de comprobante y los estados con sus respectivas observaciones, además de quien fue el responsable de la misma y las observaciones. Se ve la información desde el inicio del Requerimiento de Compras
Facturas: Estas aparecerán después de ser cargadas e imputadas a la OC desde la Registración de Compras.
Las 2 operaciones que se realizan con la Orden de Compra son las siguientes:
Recepción de Orden de Compra.
La Recepción de la OC se realiza desde el botón Recepción en la consulta de Ordenes de Compra, solo pueden recepcionarse las Ordenes de Compra en estado PENDIENTE. La mercadería en la Orden de Compra puede ser recibida total o parcialmente, o sea ítem a ítem se informa si está recibido OK y la cantidad recibida (en caso de los artículos). Esta recepción de las mercaderías puede ser parcial ya que en muchas ocasiones los proveedores entregan “de a poco” los pedidos. Cada uno de los artículos deben tener la novedad de Recibido o de Cancelado, o sea si tengo que recibir 10 amortiguadores y recibí 8, tengo que informar que 2 no se recibieron y por qué para poder cerrar la orden de Compra.
Al hacer click al Recepcionar se abrirá un formulario con el detalle de mercadería de la OC agrupados por tipo: Repuestos, Artículos Generales, Servicios de Mantenimiento y Otros:
La Recepción puede hacerse en varios pasos o sesiones hasta que no queden Unidades Pendientes de Recibir, así que podremos hacer una Recepción Parcial o Completa.
Para realizar el proceso tildamos uno por uno los productos que llegaron, por defecto se cargan automáticamente como RECIBIDAS todas las unidades, pero si no se recibieron todas las unidades de un articulo en particular, esto se puede indicar utilizando el botón editar:
En caso de tener la certeza que alguna de las unidades ya no se recibirá, la misma puede ser cancelada, en ese caso hay que indicar el motivo para que quede asentado. Cuando hay Cancelados aparecerá en ROJO y podrán observar el motivo de la cancelación en la parte inferior:
Se podrá modificar cuantas veces desee antes de recepcionar los artículos. Para confirmar la operación, hacemos clic sobre el botón Recepcionar.
En caso de quedar pendientes de recepcionar algunos artículos, la OC quedará en estado Recepcionado Parcial, en otro caso será Recepción Completa. Una vez en este último estado no se podrán Recepcionar mas productos y se da por finalizado el circuito de novedades de la Orden de Compra.
Actualización de Stock.
Es fundamenta agregar que en caso de recepcionar Órdenes de Compras con Repuestos (Pañol) o Artículos Generales, los correspondientes Stocks se actualizaran de forma automática, generándose un movimiento de ENTRADA asociado a la Orden de Compra. Ejemplo:
Se trata de un Movimiento de Entrada al pañol surgido desde la Recepción de la OC 12
Imputación de Facturas a una Orden de Compra.
La imputación de la Factura (o Facturas) asociadas a la OC se realiza desde la opción Registración de Compras. En caso que el proveedor de la misma posea Ordenes de Compra Pendientes, el sistema permitirá imputarlas al momento de registrarla. Ejemplo:
Las Facturas se van imputando a las órdenes de compra a medida que se registran, la sumatoria de las facturas debe ser igual al total de la Orden de Compra.
Tener en cuenta que el importe de la Factura que se imputa a la Orden de Compra es el Importe sin Impuestos (Importe Gravado + Exento)En caso de querer “cancelar” se debe ingresar la novedad de “cancelación de saldo” para que balancee la orden de compra y se debe informar el motivo por el cual no se termina de recibir.
En caso de que la suma de las facturas sea mayor, se desplegará un alerta informando “el monto supera” para que el usuario lo autorice y confirme, se dejará asentado el motivo por el cual se recibe un importe mayor.
Esa información podrá luego consultarse en la solapa de Bitácora de la OC:
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