La idea de este modulo especial es de permitir generar una liquidación al cliente con el detalle de los envíos realizados para su aprobación digital por parte del cliente, buscando mayor celeridad en la aprobación de las liquidaciones facilitando la cobranza de las facturas.


TABLA DE CONTENIDOS


Resumen

Al emitir la liquidación el cliente será notificado de que tiene una liquidación para aprobar, con el correo recibido, podrá hacer click en un link, sin necesidad de loguearse a CRISTALWeb, para aprobar o rechazar las guías de la liquidación realizada y verificar los antecedentes de los movimientos para poder controlar detalladamente cada erogación.

El cliente además podrá navegar viendo un detalle de los importes y si desea podrá loguearse a CRISTALWeb para consultar liquidaciones anteriores o pendientes.



IMPORTANTE: en una primer etapa este modulo está desarrollado EXCLUSIVAMENTE para Liquidaciones por a Clientes ENVÍOS (es decir facturación por cartas de porte) en un futuro se implementara también por Servicios de Viajes



Configuración en Cristal Desktop


1) Actualización de Clientes: Al configurar los clientes, solo en el caso que se indique que  "Emite Liquidación antes de Facturar Cartas de Porte" se podrá elegir si dicha liquidación "Requiere Aprobación del Cliente" .

Este tipo de facturación es el que permitirá habilitar cuales son los clientes que queremos hacer operar con método, de manera de no afectar al resto de las operaciones actuales.




2) Los Tipos de Seguimientos se cargarán en una nueva opción llamada justamente "Tipos de Seguimientos", allí podremos crear todos los que necesite la empresa, indicando  si el mismo es Visible o NO para sus clientes. Por defecto en dicho maestro se creará el código = 1 que se llamará "Información General" que será no visible para el cliente, todos los Seguimientos ya creados se cargaran por defecto con este tipo de seguimiento.



Entonces, tendremos dos estados dependiendo de si tildamos o no la opción "Visible para el cliente" que serán "Visible para el cliente" o "Interno":



3) Seguimiento de Envíos: En la pestaña de “Seguimiento” desde "Consulta de envíos" se permitirá ingresar (además de los datos actuales) un “tipo de seguimiento” esto nos permitirá identificar cuales son los registros de seguimiento que vamos a agregar  que sean visibles al cliente de modo de diferenciar anotaciones internas de la empresa de los que le interese a los clientes con el fin de ir permitiendo documentar en este espacio, novedades, autorizaciones de adicionales (Esto tendrá sentido más adelante cuando veamos la opción desde Cristal Web), documentación de incidencias, etc.





4) Las Liquidaciones al Cliente emitidas podrán generarse como APROBADAS o PENDIENTES de acuerdo a lo elegido en el Cliente. Las Aprobadas puedes ser facturadas inmediatamente, las Pendientes deberán ser aprobadas o rechazadas por el cliente desde la nueva opción de Cristal Web que describiremos mas abajo, en caso de no hacerlo directamente pueden ser aprobadas por el usuario de la empresa de transportes desde un botón APROBAR que se habilita en la misma opción:



APROBAR LIQUIDACIONES PARA CLIENTES:


NO se podrán FACTURAR liquidaciones PENDIENTES ni ANULADAS, solo pueden las APROBADAS:




Consulta de Liquidaciones en Cristal Web


Esta nueva opción de Consulta de Liquidaciones en Cristal Web esta pensada para los clientes del transporte. En la misma se detallan todas las liquidaciones emitidas con todos sus datos, para que se pueda verificar las pendientes, facturadas, aprobadas, etc.




Si el usuario logueado es "Usuario de la Empresa" podrá visualizar TODAS las liquidaciones emitidas, en caso de ser un "Usuario de tipo "Cliente" deber poder ver solo las propias.



FILTROS


Como la mayoría de opciones de Cristal Web vamos a contar, al inicio, con una sección donde podremos filtrar por: Rango de fecha, "Estado" en el que se encuentra la liquidación y Clientes:


En la parte inferior podremos ver un listado de todas las liquidaciones disponibles teniendo en cuenta los filtros seleccionados.

En esta parte podremos ver 3 solapas diferentes: "SUMARIO", "DETALLE" y "VALORIZACIÓN".



SUMARIO


Nos informará todos los detalles a cerca de la liquidación que seleccionemos, como:


  1. Importe total de la liquidación: Suma de todos los importes de los servicios.
  2. Fecha de emisión y la factura asociada: Fecha de emisión de la liquidación y si ya se le asignó la factura.
  3. "Ítem" pendientes y estado actual: Nos informará cuantos servicios conforman la liquidación y cuantas se encuentran en estado "Rechazado" o "Aceptados".
  4. Responsable de la liquidación: Informa el usuario de CRISTAL DESKTOP encargado de la realización de la misma. 



DETALLE:


Esta solapa detalla todos los servicios que conforman la liquidación, informando en un inicio "Letra y Número de comprobante", "Remitos", "", "Peso" e "Importe":




Si seleccionamos un comprobante, entraremos a ver todos los detalles que lo conforman:




VALORIZACIÓN:


Se informará los detalles que conforman la valorización.

Aclaración: Suma todos los importes teniendo en cuenta los conceptos a valorizar, por ejemplo:

El importe: $11.600 de la imagen de abajo es la suma de todos los valores dentro de la liquidación que corresponda al concepto "Flete".



Podremos consultar los seguimientos de estos envíos. Los mismos representan observaciones, comentarios, detalles que el cliente puede visualizar.




Aprobación desde Cristal Web


Esta opción es el núcleo del Proyecto de Digitalización de Clientes y permitirá ver el detalle de los Envíos asociados a una liquidación, donde podremos ver:

  • Estado: Pendiente- Aprobada - Rechazado - Facturada
  • Datos generales: Número de Carta de Porte, Fecha de Emisión, Remitos, Contenido de la Carga, Destino, Bultos, Kilos, Aforo, Importe total.
  • Detalle de la Valorización en envío.
  • Observaciones de Seguimiento, todas aquellas que fueron cargadas como VISIBLES para el cliente.


Sobre esta misma pantalla, si la liquidación se encuentra PENDIENTE DE APROBAR, el usuario del Cliente podrá APROBAR cada uno de los envíos o RECHAZARLO, cambiando los estados todas las veces que sea necesario. Al completar las novedades de todos los envíos incluidos, la Liquidación se APROBARA en forma completa de forma automática, se descartaran las cartas de porte rechazadas y se recalculará el importe total de la liquidación sin esas Cartas de Porte. 


Detalles a tener en cuenta:

  • Las Cartas de Porte "Rechazadas" son liberadas de la Liquidación pero quedan Pendientes de Facturar nuevamente y podrán ser incluidas en la próxima Liquidación o Facturación. Dependerá de la negociación entre el cliente y el transporte como seguirá su camino.
  • En la solapa de Seguimiento del Envíos de cada envío podrá observarse quien Rechazo o Aprobó la misma.
  • En caso de Rechazarse TODOS los Envíos, la Liquidación quedara completamente Rechazada.


A continuación paso a ejemplificar todo esto dentro de la opción.


Desde esta opción también se podrá invocar al proceso de aprobación de las Liquidaciones, que describimos a continuación, para ello se agregará un botón APROBACIÓN DE LIQUIDACIONES que se pondrá disponible cuando estemos parados sobre liquidaciones PENDIENTES DE APROBAR.


Botón "Aprobar" o "Rechazar" todo:


Ambos cumplen la misma función, nada más que uno rechazará todos los envíos de la liquidación y otro aprobará todos, por ejemplo:


APROBAR TODO


Este proceso es irreversible, por tal motivo el usuario debe confirmar si aprueba todo definitivamente.



RECHAZAR TODO:



Este proceso es irreversible, por tal motivo el usuario debe confirmar si aprueba todo definitivamente.



También tendremos la posibilidad de rechazar o aprobar de manera individual, utilizando el siguiente botón:




Una vez que hayamos tildado todos los envíos, podremos finalizar la liquidación, la misma pasará a estar "Aprobada" o "Rechazada" según lo que hayamos tildado y podremos ver en la solapa "Seguimientos" de Cristal Desktop el detalle de la operación:








Alertas por email de nuevas liquidaciones

Se habilitan 2 nuevas Alertas en el Monitor de Alertas de CW


Reporte de liquidaciones Pendientes


De acuerdo a la frecuencia de configuración se reportará a los clientes las liquidaciones que posean pendientes de aprobación. Este correo se enviará al contacto Administrativo de la empresa cliente. El mismo se configura en ABM clientes, designandole el cargo Administrativo




En el mismo alerta el usuario podrá pasar a realizar el proceso de  Aprobación de la o las liquidaciones. en cuestión.



Ingresar a cada una de la liquidación y aprobar:




 


Si tiene alguna duda podrá contactar con la empresa emisora de la liquidación:




Reporte de liquidaciones Aprobadas: Este alerta es configurable y los usuario de la empresa transportista podrán seleccionar si desean recibir el reporte. La función es conocer que liquidaciones han sido aprobadas para poder facturarlas