Curso - Cristal Cargas

Modificado el Tue, 31 Oct 2023 a las 10:53 AM

TABLA DE CONTENIDOS

Glosario
MÓDULO TABLAS
MÓDULO OPERATIVO
MÓDULO CONSULTAS
MÓDULO INTERFACES
- GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE CARTAS DE PORTE
MÓDULO REPARTOS
MÓDULO GERENCIAL
VIDEOS TUTORIALES

Glosario

Aforo: Es la conversión de una mercadería de Kg a Mt3 u otras unidades.

Carta de Porte: Envíos de pago en cuenta corriente.

Fletero: Persona "contratada" para realizar el traslado de la mercadería (no es empleado de la empresa).

Foja de Ruta: Conjunto de comprobantes que se envían a otra sucursal.

Guía: Envíos de pago contado (Guía Factura).

Línea: Recorrido o boca de carga.

Planilla de Distribución: Conjunto de comprobantes que se reparten localmente.

MÓDULO TABLAS

Carga inicial de datos

GESTIÓN

Actualización de Clientes: La más importante de las opciones, el objetivo de la opción es registrar en el sistema aquellos clientes de cuenta corriente o contado y que sean habituales y puedan luego llevarse estadísticas directas en cuanto a sus operaciones, y un seguimiento especial de cada cuenta.

Un caso especial es el cliente “eventual” que será utilizado con una única cuenta a fin de poder seguir los envíos pero al ser una persona que despacha una única vez no necesita abrir una cuenta particular.

Ver ayuda: Clientes Eventuales para Expreso.

Las particularidades que tienen la carga es que los clientes podrán tener un número de cuenta ÚNICO para el número de CUIT relacionado y dispondrá de un número de subcuenta que habitualmente es usado para discriminar al facturar, asignar tarifas diferenciadas, distinguir sucursales del mismo, etc.

Dentro de la opción se podrán configurar las formas de facturación que tendrá el cliente que esté siendo cargado en el sistema: Valorización de Contrarreembolso, seguro, etc.

Se asignarán también las tarifas por cada cliente y concepto. Esta última parte no es obligatoria pero traerá a consecuencia que en el momento de generar el comprobante de despacho no aparezca automática la valorización y obligue a generarla en forma manual.

El caso del cliente eventuales que definiremos como “comodines” nos será útil cuando trabajemos con clientes que nunca operan con la empresa y están de “paso”, por ejemplo: Para definir este tipo de clientes se tienen que dar las condiciones de ser consumidor final y no ser cuenta correntista.

VIAJES

Empresas de Transporte: aquí debemos agregar información de la empresa que nos realizará los fletes. Dentro de esa información podremos agregar-modificar-eliminar una empresa y, en caso de poseer el módulo de liquidación a choferes y fleteros, se podrá asignar una tarifa a dicha empresa. (No agregar a la empresa propia ya que ese dato es asumido cuando se pida dejando el dato vacío).

Tipo de Unidad: nos permitirá ingresar los tipos unidades de vehículos como por ejemplo si es tractor, furgón refrigerado, chasis y acoplado, semis, etc. Es importante la carga de este maestro porque de él depende la carga de unidades, que no se efectuará si no poseemos tipos de unidades cargadas primero.

Unidades: En esta opción debemos cargar en forma completa y detallada los datos de una unidad vehicular (patentes) que deseemos ingresar en el sistema. Como decíamos en el punto anterior, debemos seleccionar el tipo de unidad para continuar con la carga de las otras características, que entre ellas se encuentran: Modelo, número de motor, patente, información del seguro, información del propietario, etc.

Choferes: aquí cargaremos los datos relacionados con los chóferes que dispone o contrata la empresa, se ingresara información de datos personales, domicilio, entre otros.

LOCALIDADES

Actualización de Localidades: es aquí desde donde deberemos agregar todas las localidades con las cuales trabajará la empresa.

Entrando un poco más en detalles, en la primera parte del cuadro debemos ingresar toda la información relativa a la localidad como puede ser: código postal, la canalización, la jerarquía (casa central, sucursal, responsable zonal, zona de influencia), provincia, etc. También debemos seleccionar si es una localidad informatizada, si puede o no emitir guías (esta opción se validará y no depende la jerarquía que se elija), en frecuencia del viaje debemos indicar los posibles días de la semana en que se realizarán viajes a la localidad que estamos agregando. Este último dato afectará estadísticamente a los tiempos de entrega.

Debemos indicar también, si la localidad posee canalizaciones alternativas (o sea que informaremos si la localidad puede ser atendida por alguna otra sucursal) Y si opera con redespacho, debemos indicar el nombre de la empresa de transporte que va a hacer el mismo (La canalización o el redespacho, indica por donde se enviará la mercadería al destino final).

Provincias y Países: Estos son maestros con datos básicos de los países y provincias correspondientes a cada región.

Actualización de recorridos: Opción mediante la cual cargaremos todos los recorridos fijos que hace la empresa, entre las diferentes localidades dadas de alta.

Categorización de recorridos:

Zonas tarifarías: Agrupación de localidades por zona según tarifa asociada.

Diccionario de Localidades: ABM de localidades asociadas a un cliente.

TARIFAS

Tarifas para clientes: Esta opción permite crear las tarifas correspondientes por los servicios que prestará la empresa por los distintos conceptos valorizables.

Agregaremos un código de tarifa, una descripción de la misma, un código de aplicación que será el porqué vamos a aplicar esa tarifa, por ejemplo: por bultos, por kilos, etc. Además el tipo de acceso de la tarifa (que es lo que tendrá en cuenta el sistema en cuanto a origen y destino al momento de valorizar) que puede ser por línea, por numerador, etc. En origen a aplicar es para diferenciar si la tarifa se aplica en el origen o en la sucursal canalizadora.

En la parte de lista de precios podremos ir agregando distintos valores de acuerdo al tipo de tarifa seleccionada anteriormente.

Tarifas para choferes y fleteros: Se definirán las tarifas correspondientes a las empresas de chóferes y fleteros, las cuales se utilizarán al momento de la valorización para definir el monto a pagar por el servicio realizado.

Conceptos de valorización: Las distintas formas por las cuales puedo facturarle a un cliente.

Como caso testigo: nos contratan para realizar un servicio que aparte del flete demandará peones. Ese concepto por los peones es un concepto de valorización. En la carga de los mismos se podrán asociar a las cuentas contables para la emisión de los distintos informes contables en caso de disponer del módulo de contabilidad. Dichos datos permitirán luego una evaluación de facturación por conceptos y tomar decisiones importantes.

Consulta de Tarifas: ABM de todas las tarifas cargadas al sistema, tanto para clientes como para choferes.

Puestos de Peajes: Puestos de peaje asociados a la empresa.

Numeradores de tarifa: En Numeradores Tarifarios aparte de cargarse distancias y días de entrega o rendición que afectarán a tarifas, lista de precios o estadística de tiempos, el objetivo también es poder agrupar desde un mismo origen a distintos destinos para luego al realizar tarifas, poder valorizar por grupos de localidades que tengan el numerador en común, esto acortará la carga de datos notoriamente.

GENERALES

Estado de los comprobantes: aquí simplemente lo que haremos será cargar acotaciones que serán utilizadas para “marcar” comprobantes de Débitos o Créditos de clientes (“Entregadas OK”, “Adelanto por fax”, “En gestión judicial”, etc.), asignándoles un estado , que permitirá luego en la consulta o resumen de cuenta discriminar por el mismo.

Motivo de inconvenientes: Esta parte está ligada a la carga de los futuros inconvenientes que puedan suceder, como puede ser por ejemplo, un robo, un incendio, anulación de un comprobante, motivo de no entrega etc. Un caso particular es el tilde de “es inconveniente de la empresa”, la cual afectará directamente a la estadística de entregas y días referidos en el dato de Numerador Tarifario.

Finalmente encontramos Descripción de Envases desde donde debemos indicarle al sistema las formas de embalar que van a ser utilizadas en el sistema, como pueden ser por ejemplo cajas, rollos, packs, etc.

MÓDULO OPERATIVO

Circuito Operativo

El circuito de la carga puede comenzar en tres partes, retiros (cuando el cliente llame para solicitar el retiro), Recepción en Depósito (La emisión de etiqueta) o en emisión de envíos, por supuesto estos tres pueden estar encadenados, dado que de el retiro pasa a la recepción en depósito y de esa a la emisión del propio envío.

RETIROS Y RECOLECCIONES

Al hacer clic sobre la opción, el sistema nos traerá una pantalla en donde debemos ingresar un rango de fechas por el que el sistema se basará para la búsqueda de datos. Luego veremos en pantalla en forma de Grilla todos los datos de los retiros/recolecciones y su estado actual.

Haciendo doble clic sobre alguna de las filas en pantalla accederemos al retiro/recolección específicamente.

Para generar un nuevo retiro se utiliza “Nuevo Elemento” o la tecla Insert:

Se pueden cargar todos los datos relacionados a la carga a retirar incluyendo la posibilidad de programar el retiro para una fecha determinada. Sin embargo todos los datos tomado como solicitud de retiro se podrán confirmar con la emisión del envío dado que podría no coincidir lo que el cliente indicó telefónicamente con la carga real una vez recepcionada en la empresa.

Los retiros pueden incluirse en planillas de distribución haciendo de este modo un solo recorrido para entregar y retirar al mismo tiempo.

Desde la vista de grilla se puede accionar sobre el retiro:

Contamos con 3 botones cuyas funciones son:

Recibido Ok: El pedido de retiro se recepcionó en la empresa.

Retenido: indicar que el pedido está en poder de la empresa de pero retenido con lo cual no podrá realizarse un envío con él.
Cobranza: Podremos realizar la cobranza de un retiro desde este botón.

RECEPCIÓN EN DEPÓSITO

La opción nos permitirá mediante una simple carga de datos registrar la entrada y generar el Sticker para pegar al bulto y a la documentación para su futuro seguimiento en el sistema.

Los datos principales a ingresar serán:

Cliente, remitente, destinatario y detalle de la mercadería.

Se podrá indicar si la presente recepción viene de un “retiro” realizado por la empresa en ese caso bastará con colocar el numero de retiro y se completarán los datos registrados de modo que solo quede corregir, confirmar o completar los faltantes.

En esta carga además pueden asociarse retornables.

Si se indica que debe cobrarse contra reembolso el sistema permite ingresar el valor del mismo.

Al confirmar el sistema permitirá imprimir el sticker de recepción siendo la configuración estándar de un sticker por Bulto mas 2 (uno para cada remito del cliente que cumple la función de sello de recepción)

El formato estándar de los stickers es el siguiente:

Para más información, puede consultar la ayuda: Recepción de cargas en depósito

DEFINICIÓN DE LÍNEAS

Registro de todas las líneas designadas por la empresa.

Para más información de la opción Definición de líneas, puede verificar la ayuda: Definición de  Líneas.

EMISIÓN DE ENVÍOS

Esta primera pantalla muestra la carga general de los remitos de despacho. Siempre aparecerá grisado el "sector" en el que se encuentra cargando datos para facilitar la ubicación visual en la pantalla.

Es importante destacar que como condiciones de navegación, todo puede hacerse directamente con el teclado, la tecla ENTER permite moverse o navegar entre los distintos campos y para todos los botones en la parte superior existirá una PF (tecla de función ubicada en la parte superior de su teclado) que facilitará el acceso directo.

A continuación describiremos cada uno de los datos que solicita el sistema para ingresar:

Complemento

Un complemento es un comprobante que posee una dependencia o "complementa" a otro. En primer lugar se selecciona el tipo de complemento y luego se ingresará el número de despacho a complementar.

Para poder ingresar un complemento no se requiere un nivel de acceso especial. Todo usuario que tenga derechos sobre la opción puede realizar esta tarea.

Los posibles casos de complemento son:

Reemplazo :

Es un comprobante que va a reemplazar a otro. Es necesario indicar el motivo, por ejemplo "reemplazo el 1 por el 5 porque se trabo el papel", "reemplazo el 10 por el 20 porque me equivoque en el cliente", etc.

El reemplazo almacena una relación directa entre el comprobante reemplazado y el reemplazante. Impositivamente el reemplazado se informará ANULADO aunque operativamente se verá cómo REEMPLAZADO, asimismo el nuevo comprobante se informará como "ES COMPLEMENTO DE...." para mantener esa relación de ida y vuelta. Esto se hace para brindar un mejor control dado que en muchos casos el error y/o problema se detecta en destino, se rehace allí, pero origen no se entera del cambio. Con esta información de ida y vuelta permite al origen que al consultar el comprobante original, sepa que tuvo que ser modificado (reemplazado) porque hubo algún inconveniente.

Es importante destacar que el sistema realiza ciertos controles para permitir este procedimiento :

El comprobante debe encontrarse pendiente de entrega, de facturar y de cobro.
La carga no puede estar devuelta ni siniestrada.
·La sucursal que desea realizar el reemplazo debe poseer la carga en su poder. Este punto es fundamental, y se controla de acuerdo a las salidas de las unidades y los conformes de recepción en depósito.

Para el caso de Reemplazo de guías, el usuario que genera el mismo quedará registrado en el sistema como el EMISOR de la nueva guía reemplazante.

Devolución :

Es habitual que al momento de arribar al destino el destinatario, rechace la mercadería por distintos motivos (Ej. No era lo solicitado). En ese caso se informa al sistema la devolución, se ingresa el comprobante a devolver y automáticamente se genera un nuevo despacho invirtiendo el REMITENTE CON EL DESTINATARIO (dado que ahora el que manda es el que rechazó o devolvió la carga). Además, se adiciona al importe original (flete de ida) el recargo por devolución (habitualmente doble flete) de acuerdo al valor pactado para devoluciones con el cliente.

Más información en ayuda: Actualización de Clientes.

Devolución Parcial :

Este tipo de complemento funciona similar al anterior con la salvedad que solo se devuelve PARTE de la mercadería, la devolución se genera proporcional en Kg y Metros, luego el usuario deberá confirmar el importe de recargo por devolución dado que el sistema calculará sobre la proporción. En este caso los dos comprobantes siguen activos, dado que el original seguirá amparando la carga de ida y poseerá el conforme por la carga aceptada.

Autorización:

Es utilizado para cuando se debe confirmar un comprobante generado con Condición de pago "A AUTORIZAR".

Retiros y Recolecciones:

Permite asociar el despacho a un retiro, confirmando los datos del mismo e ingresando solamente la información que falta para agilizar la carga del despacho.

Para obtener más información sobre Complementos, consulte la ayuda: Emisión de Envíos.

Cargado

Indica si la carga se encuentra sobre la unidad o no. El objetivo es agilizar la emisión de la foja de ruta (ver Emisión Visual de Fojas de Ruta ) Habitualmente los puntos que cargan varias unidades en simultáneo y dejan mercadería sobre depósitos, utilizan CARGADO NO mientras que los que despachan Todo lo que Reciben o CASI todo, usan cargado SI y descargan lo no confirmado.

Número de Línea

Indica el número que se le asigna al recorrido (línea) en la que se deja la carga. En los casos de los puntos que utilizan el CARGADO SI habitualmente se genera una sola línea con todos los destinos posibles a utilizar. La cantidad de líneas suele estar directamente relacionada a la cantidad de bocas simultáneas de carga (ver Definición de Líneas ). Vale la pena destacar en este punto que si se selecciona un línea que por ejemplo entre las localidades que toca NO SE ENCUENTRA VENADO TUERTO, entonces no podrá despacharse a ese destino.

Número de Recepción

Este dato es importante solamente en los casos de las empresas que poseen habilitado el módulo de RECEPCIÓN DE CARGA EN DEPÓSITO. En este lugar se ingresa el número de rótulo asignado por el sistema (en este caso se sugiere la información ya conocida como los kilos, el destino, etc.) y en los casos en los que no se cuenta con el módulo se ingresa el número de recepción (sello) de mesa de entradas. IMPORTANTE: Si se ingresa algún dato, entonces NO PUEDE EXISTIR PARA OTRO DESPACHO. Igualmente se puede dejar este dato en blanco.

Entrega a Domicilio

El objetivo de marcar aquí es facilitar el armado de repartos en destino, de modo tal que LO QUE NO SE MARCA SE SUPONE RETIRA EN DEPOSITO, por lo que no aparece en armado de repartos en destino.

Datos del Cliente

En caso de no ingresar los datos de cuenta y subcuenta del cliente (Ver Actualización de Clientes ) el sistema ingresará a la ayuda de los mismos para poder buscarlo fácilmente, esto lo hace buscando coincidencias en las primeras cinco letras del nombre. Una vez ingresadas las mismas y presionando la tecla enter el sistema nos traerá la ayuda con el/los clientes que hayan coincidido en dicha búsqueda. en caso de cancelarse con ESC o presionando el botón cancelar, se blanqueara el campo.

Al seleccionar el cliente tenemos las siguientes alternativas :

Si el cliente opera de contado: Podremos seleccionar Solo Contado Origen o Destino
Si el cliente opera en cuenta corriente: Podremos seleccionar pago Contado, Cuenta Corriente (ambos origen o destino) y A Autorizar.

En los casos en que el cliente esté habilitado para ENVÍOS SIN CARGO se habilita esta modalidad. Al emitir etiquetas o sticker de Guías sin cargo, ésta observación quedará registrada en las mismas.

En los casos en que el cliente sea CONSUMIDOR FINAL se permite modificar el nombre y el CUIT.

Asimismo en este punto en caso de la localidad en la que se encuentra instalado el sistema sea la misma que se RESPONSABILIZA por atender al cliente, entonces este será asumido REMITENTE del despacho, sino será asumido DESTINATARIO.

A Autorizar: Este tipo de despachos son los que conocemos la carga pero no las condiciones comerciales, por lo que el seguimiento hasta la entrega puede realizarse pero quedará pendiente de valorizar (autorizar) su facturación.
Sin Cargo: Permite hacer CPR para clientes cuentacorrentistas informando el motivo.

En caso de ingresar el CUIT (Código Tributario) del cliente en forma manual, este dato será validado por el sistema. En caso de que el número de CUIT ya estuviera cargado en una cuenta de cliente, se abrirá un cuadro de alerta informando este hecho.

Al dar clic en el botón ACEPTAR, el sistema cargará automáticamente la cuenta del cliente correspondiente.

Remitente

El ingreso de los datos del remitente no tiene mucho secreto por lo que prestaremos atención solamente a lo que pueda ser importante a la carga.

El número de cuenta y subcuenta NO ES IMPORTANTE solo se ingresa si existe en la base de datos para facilitar la carga. Igualmente en el caso de los remitentes habituales NO PAGADORES DEL SERVICIO estos pueden ser registrados en la tabla de Cliente Eventuales. Esta tabla permite el registro de todos los datos de una Empresa a la que no se le va a Facturar, limitando el registro de datos al mínimo para agilizar la carga. Estos clientes pueden ser dados de alta desde su opción o directamente al registrar los despachos para agilizar los procesos.

Es posible acceder a una ayuda rápida para el dato REMITENTE/DESTINATARIO con solo escribir los 5 primeros caracteres del nombre de un Remitente o Destinatario, el sistema lo buscará en la base de datos de clientes y de encontrar una coincidencia mostrará el dato en un cuadro en pantalla. La ayuda solo se dispara si se escriben las 5 primeras letras y se presiona la tecla Enter siempre que no estén cargados campos cuenta y subcuenta.

Localidad: al seleccionar este dato es importante tener en cuenta que la localidad seleccionada DEBERÁ CANALIZAR (ver Actualización de Localidades ) o sea que deberá ser zona de influencia o canalización alternativa, de la localidad en la que tenemos instalado el sistema.

Localidad: para más información revisar la ayuda Actualización de localidades.

CUIT y Condición de IVA: Estos datos se solicitan en caso de que el remitente no sea el pagador con el solo fin de poder generar la facturación correcta en caso de Devolución .

Al seleccionar el cliente si este opera con SEGURO PROPIO, entonces el sistema verificará los datos de la póliza. Para que en este caso de encontrarse vencida comenzar a cobrar el seguro hasta que se informe la renovación de la misma.

Con la tecla F12 se podrá copiar los datos del REMITENTE al campo DESTINATARIO.

Destinatario

Aquí el ingreso cumple con las mismas reglas que en el remitente con la sola excepción que se produce al ingresar el destino de la carga.

Al registrar un nuevo CLIENTE Eventual a una cuenta cliente determinada: Tendremos dos opciones de ayuda, presionando la tecla F10+shift, el sistema trae los clientes eventuales asignados al cliente pagador y con solo presionar la tecla F10 en cambio traerá todos los clientes eventuales que existen en el sistema.

En el caso de los habituales que posean redespachos "preferidos" el sistema intentará utilizar en primera instancia el redespacho sugerido para esa localidad.

En caso de seleccionar un destino que posea una sola forma de alcanzarlo, esta modalidad se mostrará en Vía en el centro de la ventana. En caso de existir más de una manera (Ej.: Para realizar un envío a la ciudad de Rosario puedo hacerlo desde mi depósito en SANTA FE o utilizar el TRANSPORTE XX que se encargará de llevarlo).

En este caso será necesario informar al sistema que opción se utiliza para prestar el servicio.

Es importante tener en cuenta que la localidad que se selecciona de destino deberá canalizar por la línea seleccionada anteriormente. O sea la línea viene a ser "La ruta de la unidad" y si esa unidad no pasa por ese destino, entonces no podremos enviar carga allí.

Ingreso de los remitos del despacho

Este punto permite ingresar el detalle de la carga transportada y sus remitos, cantidad de bultos, descripciones, peso y medidas.

DESCRIPCIÓN: En el caso de que el cliente tenga al menos una tarifa de uso AUTOMÁTICO que sea por Artículo, entonces, la ayuda de la descripción de la carga se levantará de la lista de precios en lugar de utilizar la tabla de ENVASES.

TARIFA POR REMITO: En cada remito o para cada línea del mismo el sistema permite utilizar una tarifa diferente, por lo que las combinaciones se hacen innumerables.

PESO Y VOLÚMEN: En caso de que el cliente TENGA HABILITADO EL AFORO (Ver Actualización de Clientes.) entonces el sistema pedirá las medidas de la carga (largo por ancho por alto) para el cálculo del mt3 y calcular el aforo de acuerdo a su fórmula. En caso de no ingresar kilos reales o Metros el sistema los calcula igual con fines informativos para permitir un análisis de resultados preciso.

Al ingresar los datos de la carga transportada, el sistema controlará el total acumulado de carga "confirmada" o "cargada" en la línea contra el máximo permitido en la misma. El objetivo de este control es tener un monitoreo y control permanente de topes de carga admitidas y máximos declarados de responsabilidad civil al seguro

En este punto de la carga de datos el Sistema permitirá reflejar el dato MT3 hasta con 3 decimales, tanto en parciales de cada remito como en la suma de los mismos. Esta modificación afecta a todas las opciones que muestran dicho dato: - Emisión de Guías - Fojas de Ruta - Consulta de Guías, Rápida y Global - Control Inteligente de despachos.

Como vemos en la imagen anterior, a la derecha de la grilla de remitos tenemos una barra de herramientas que nos permiten operar con los datos ingresados.

AGREGAR: Pulsando la tecla <Insert> o el botón incorporamos más remitos o detalles de mercadería para el mismo remito.
MODIFICAR: Pulsando ENTER en la fila o el segundo botón podemos modificar la fila actual.
ELIMINAR: Pulsando <Supr> / <Del> o el tercer botón eliminamos la fila actual.
CONFIRMAR: Pulsando F5 o el diskette confirmamos el dato y pasamos a Contra Reembolso.

CONTRAREEMBOLSO: Este importe es solicitado solamente en el caso de que el cliente opere con Contrareembolsos.

Al tener un remitente que no opera con contrareembolso, el sistema no permitirá de ningún modo cargar un valor de contrareembolso. El campo se saltea e inhabilitara, pasando a cargar directamente las observaciones de la guía.

Pulsando F5 continuamos o haciendo CLICK en el ícono con el disco en la barra de herramientas.

Al confirmar nos aparecerá la pantalla de la valorización con la salvedad de que tal vez podría suceder que el sistema no pueda obtener una buena valorización. Esto puede pasar ya sea porque no tenemos precios para la localidad, para la cantidad transportada, el cliente no tiene tarifas asociadas, etc.

En ese caso se solicitará el ingreso de un precio MANUAL:

Bien, ya está casi finalizada el alta del despacho. Simplemente estamos viendo los importes (con todos los conceptos de valorización que posee asociados el cliente) y los distintos botones a la derecha que permiten el acceso rápido a datos o cambios particular. En orden de aparición tenemos:

1. CONFIRMAR: Pulsando la tecla F5 o haciendo CLICK pasamos al siguiente paso.

2. CANCELAR: Pulsando la tecla ESC o haciendo CLICK volvemos a la pantalla anterior.

Podrán realizarse modificaciones sobre el campo observaciones al cancelar la pantalla de valorización.

3. MANUAL: Pulsando la tecla F8 o haciendo CLICK ingresamos el importe MANUALMENTE en la fila seleccionada

4. MANUAL IVA: Pulsando la tecla F6 o haciendo CLICK, es igual al punto anterior con la diferencia de que el importe ingresado INCLUYE EL IVA.

5. RECALCULAR: Pulsando la tecla F2 o haciendo CLICK el sistema vuelva a calcular automáticamente la valorización. También se usa para valorizar las tarifas que no estén como automáticas.

6. TARIFA: Pulsando la tecla F9 o haciendo CLICK, podemos seleccionar una tarifa especial para la fila en la que estamos posicionados.

IMPRESIÓN: Se puede parametrizar una impresora por tipo de comprobante, especialmente útil cuando tenemos pre impresos, de modo de poder determinar que las Guías A vayan a una impresora y las Carta de Porte R vayan a otra.

EMISIÓN VISUAL DE FOJAS DE RUTA

Veamos un ejemplo: Supongamos a la empresa "X" que tiene su Casa Central en Buenos Aires, pero que además posee una sucursal en Plottier (Neuquén) y que para aquellos envíos que realiza a las provincias de Río Negro y Chubut utiliza al transporte "Manolo S.A." como empresa de redespacho.

Supongamos que recibimos en nuestra Casa Central de Buenos Aires distintos paquetes para enviar a:

Neuquén (Capital).
Plottier.
Cutral-Co.

Así como también otras mercaderías para entregar en la provincia de Río Negro.

El sistema de manera automática armará una FOJA de RUTA en la que incluirá a la documentación que tiene como destino Neuquén (Capital), otra FOJA de RUTA para aquella mercadería con destino CUTRAL-CO, luego armará una FOJA de RUTA adicional para aquella mercadería que irá vía redespacho a la provincia de Río Negro (por el Transporte Manolo) y finalmente armará una planilla de distribución (no una FOJA DE RUTA) para aquella mercadería que va con destino final "Plottier" ya que nuestra sucursal se encuentra en esa localidad específicamente, es decir, se emitirá una foja de ruta para cada localidad donde vaya la mercadería, así todos pueden tener la foja de ruta de la mercadería que llevan para control.

Gráficamente lo veríamos de la siguiente manera:

En primer instancia se debe elegir el número de línea (desde/hasta) que se desea incluir para el armado de la FOJA DE RUTA.

Una vez elegida la/s línea/s, el sistema traerá a pantalla toda la Documentación (Remitos, Guía, Carta de Porte) que está en depósito para poder ser incluida en alguna de las unidades para su posterior envío.

Como se observa en pantalla el sistema muestra en la grilla superior las Guías en este caso que están en depósito para su posterior asignación a una línea. Para asignar o pasar Guías que no están asignadas a una línea el proceso es simple, se deben tildar las guías y luego arrastrando con el mouse las mismas al dibujo de la unidad automáticamente ingresan a esa línea de distribución.

Para poder chequear la cantidad de Guías que están incluidas en una de las líneas de distribución, este podrá hacerse con solo hacer un clic sobre el número de la línea deseada.

Ahora veremos en una imagen solo la línea número 1 y las distintas funciones que pueden realizarse desde esta opción.

Como muestra la imagen solo hemos asignado 4 comprobantes para la línea número 1. El detalle de los comprobantes puede verse en la grilla que vemos en pantalla. Ahora pasaremos a explicar algunas funciones que pueden manejarse desde esta opción y corresponden a los botones de función que vemos en el margen superior izquierdo:

1) El botón con forma de X (Eliminar) se utiliza para: Excluir de una línea un comprobante seleccionado o bien todos los que se incluyen en la línea.

2) Este botón nos permite mover comprobantes entre líneas. Es decir un comprobante que estaba asignado a la línea número uno podrá ser movido e incluido en la línea número 2.

3) Con este botón podremos ver, como vemos en la siguiente imagen, asignar comprobantes eligiendo en primer lugar la línea donde desee asignar la carga, luego nos permite dos modalidades para el ingreso del número de comprobante: O bien puede ingresarse de manera manual (vía teclado) o bien vía lectora de código de barras (agilizando la carga de datos)

4) El botón que muestra una lista de “números” de esta barra permite ver los comprobantes que se incluyen en cada línea.

5) El botón con la flecha verde bifurcada permite seleccionar un envío para separar la cantidad de bultos incluidos en la foja, lo que permite enviar en forma fraccionada los bultos de un envío en diferentes fojas.

6) El botón con un Círculo verde y flecha blanca permitirá reabrir líneas cerradas.

Emisión de Foja de Ruta/Planilla de Distribución

Ahora pasaremos finalmente al armado de la FOJA DE RUTA. En el margen derecho (dentro del dibujo de las líneas) aparecen dos botones adicionales, el primero con forma de Signo de sumatoria. Al hacer clic sobre el mismo el sistema muestra el siguiente cuadro:

Donde se podrá observar el valor para cada uno de los acumuladores que hemos prefijado en el sistema. De esta manera a medida que se van agregando comprobantes a una línea, esta función nos mostrará el avance de los acumuladores y una vez llegado a los valores correctos para todos los acumuladores entonces se procederá al cierre de la FOJA de RUTA.

Por ultimo queda el botón para emitir la FOJA DE RUTA. Donde veremos datos tales como la cantidad de comprobantes que contiene la FOJA de RUTA a emitir. El número de viaje asociado a la FOJA en cuestión, la fecha de emisión de la FOJA. El recorrido donde podremos observar el mismo. El chofer asignado, si hubiera acompañante (su nombre), el número de precinto de seguridad, la patente de la unidad y del semi asignado a la unidad.

Además podremos incluir observaciones en la FOJA de RUTA, lo único que resta es hacer clic en el botón de aceptar para emitir la FOJA DE RUTA.

El sistema nos mostrará un detalle de las FOJAS generadas y de las planillas de distribución de acuerdo a lo que se mencionó anteriormente. El sistema generará tantas FOJAS de RUTA como puntos de descarga tenga la mercadería. Asimismo se podrá imprimir cada uno de los comprobantes generados, ya sea FOJA DE RUTA o Planilla de Distribución o bien solicitar una VISTA PREVIA de los mismos.

REQUISITOS (son indispensables)

Deben estar generados dentro del sistema las líneas de carga (o distribución).
Deben estar definidas las localidades atendidas por nuestra empresa, las canalizaciones y empresas utilizadas para redespachos.
Debe existir documentación generada (Guías, Carta de Porte, Remitos) para su inclusión en una FOJA DE RUTA.

ARMADO DEL REPARTO

En la ventana principal, a la izquierda tenemos la lista de repartos que aún no han sido emitidos, donde siempre uno está seleccionado. Las guías asignadas al reparto seleccionado se listan en la grilla superior de la derecha. En la grilla inferior se encuentran las guías que aún no fueron asignadas a ningún reparto.

Se puede asignar guías a un reparto, arrastrando con el mouse, una guía de la grilla de abajo al reparto seleccionado. Se pueden seleccionar varias guías haciendo clic en los combos (S) asociado, con la tecla Espacio o haciendo doble clic. En ese caso, las guías que se mueven son las que están seleccionadas. Para ver las opciones de selección se puede hacer clic derecho sobre la grilla. Para guardar los cambios hechos, las asignaciones de guías a los repartos, presionar el botón de "Guardar sin emitir".

Es posible crear una nueva planilla con el botón "Crear nueva planilla". Crea un reparto con ninguna guía asignada. Los movimientos que hagamos de las guías (arrastrándolas con el Mouse) podemos guardarlos haciendo clic sobre el botón de "Guardar los datos". Podemos emitir planilla con el botón "Emitir planilla", lo que nos permitirá ingresar la fecha y hora, y finalmente desaparecerá el dibujo del reparto del formulario.

Cada dibujo de reparto tiene asociado dos botones de funciones rápidas que también están incluidas en el menú. Además de dos indicadores de la capacidad ocupada de la unidad del reparto. Cada vez que incluimos una guía en un reparto, se actualizan estos indicadores.

Es posible ordenar las filas de la grilla por cualquiera de sus columnas. Basta simplemente hacer clic sobre el.

FORMULARIO NUEVO REPARTO

Permite ingresar los datos para el nuevo reparto. Los datos de chofer y patente del camión y el semi, son datos obligatorios. Luego de presionar Aceptar aparece el dibujo asociado al nuevo reparto.

EMITIR REPARTO

Permite emitir un reparto. Se puede especificar una fecha y hora, o dejar los que sugiere el sistema. Al presionar Aceptar, desaparece el dibujo asociado al reparto.

FORMULARIO DE ASIGNACIÓN DE COMPROBANTES

La opción se encuentra disponible en el menú de opciones con el título "Asignación manual". Haciendo clic sobre esta opción, el sistema abre el formulario para la asignación de comprobantes. La opción permite hacer lo mismo que se hace cuando arrastramos con el mouse un comprobante de una grilla hacia la otra.

Este formulario permite especificar los datos de origen y destino para la asignación de formularios. Se puede seleccionar la planilla de distribución en la lista desplegable. Luego se debe seleccionar si a esa planilla seleccionada se le debe quitar o añadir el comprobante. El usuario comprobará que seleccionando una planilla, se cambia la visualización de la ventana padre, de la ventana de atrás.

Abajo, se especifica el modo de ingreso, si es manual o por código de barras. Si es manual el sistema habilita tres cuadros de texto para ingresar por teclado los datos del comprobante. Si es por código de barras, se habilita un cuadro de texto más largo, donde aparecerá el código de barras leído por un lector de código de barras. El sistema decodifica la numeración para hallar el comprobante.

Para ejecutar la acción de asignación del comprobante, se debe presionar el botón de a lado, con el ícono de la flechita hacia la derecha.

Al asignar guías desde "asignación manual" a un reparto, el sistema mantendrá los datos del último comprobante asignado manual en el proceso que se está realizando, tanto para el dato 'letra' como el del 'punto de venta' del comprobante

Es posible cargar la fecha y hora pactada en el ARMADO DEL REPARTO (esta información simplemente se utilizará para que el usuario pueda tomar decisiones y/o analizar datos según sus necesidades).

INGRESO DE NOVEDADES

Como bien se muestra en la imagen anterior. El sistema permite ingresar novedades sobre los despachos en base a varios conceptos. Existe la posibilidad de buscar los remitos sin especificar la subcuenta del cliente, sin embargo esta forma de búsqueda tiene el riesgo de no poder identificar la subcuenta y que el número de remito aparezca más de una vez.

Recepción de Foja de Ruta:

Informa al sistema sobre el arribo de una Foja de Ruta a la Sucursal. A partir de este momento el usuario podrá ingresar novedades a las Guías, Remitos o Cartas de Porte incluidas en la FOJA de Ruta siempre que y cuando la sucursal receptora sea responsable de dicha documentación. La opción permite aplicar filtros a la recepción de fojas para seleccionar por número de guía o remito y marcarlo en la grilla de comprobantes

Entregas a Expreso:

La mercadería que se entrega a un tercero (redespacho) para que éste la lleve a destino.

Cargas Retenidas:

Carga que no pudo entregarse y se retiene para volver a reparto inmediatamente.

Entregas Conforme:

Informa sobre la Entrega Final de la mercadería con posibilidad de informar el conforme de la documentación en el mismo paso.

Desde esta opción podremos asumir un horario único o general para ingresar la novedad a varios remitos en serie. Se deberá informar una observación de entrega. También existe la posibilidad de tildar la opción de Confirmar los Comprobantes para que puedan ser Rendidos a sus Clientes junto con una observación.

La carga de datos podrá realizarse vía teclado (ingresando el número de comprobante de manera manual o bien tildando el casillero de Remito del Cliente e ingresando el número correspondiente) o también vía lectora de código de barras para agilizar la carga de datos.

Cobranzas de Contado:

Informa que se realizó cobranza del FLETE (puede informarse la entrega en el mismo paso)

Cobranzas de Contrarreembolso:

Informa que se realizó cobranza de Contrareembolso (puede informarse la entrega en el mismo paso)

Recanalización de Carga:

Carga que debe canalizarse a otra sucursal

Recepción de Retiros:

Permite cambiar el estado de los retiros a "Recibido OK" de la misma manera que se realiza en retiros y recolecciones.

Confirmar Remitos a Rendir:

Ingreso de tenencia de conforme en condición de rendible al cliente.

Contrareembolso a Rendir:

Informa que se rinde el contrareembolso al cliente

Crédito por Contrarreembolsos:

Permite anular un valor por Contrareembolso a cobrar en forma parcial o completa.

Anulación de Envíos:

Permite la anulación de una guía/carta de porte indicando el motivo, en caso de Guía factura Electrónica realiza la nota de crédito.

Siniestros:

Permite informa siniestros de mercadería en total o parcial del valor declarado

Modificación de Tipo de Entrega:

Permite modificar el tipo de entrega pactada en el Remito/Guía o Carta de Porte. Ejemplo: Un despacho que se generó como entrega en domicilio puede modificarse por retira de nuestro deposito ó viceversa.

Recanalizar foja Completa:

Permite recanalizar completamente por foja de ruta todas las guías incluidas en la misma.

Cargas Diferidas:

Mediante esta función se permite repactar entregas para una determinada fecha de acuerdo a lo pactado con el cliente

Datos a completar:

"Fecha de diferimiento": indica para que DÍA debería intentarse la entrega de la carga.

"Hora de diferimiento": indica para qué HORA debería intentarse la entrega de la carga.

ENTREGAS CONFORMES MASIVAS

Opción para dar entrega de forma masiva a muchos comprobantes que conformen una determinada Planilla de distribución. Es útil cuando la planilla contiene demasiados comprobantes como para ingresarlos de manera individual.

ENTREGA MASIVA A REDESPACHANTE

Idéntica a la opción anterior, pero en esta opción la entrega masiva es realizada a empresas re despachantes:

RENDICIÓN DE CONFORMES

La Rendición de Conformes es básicamente un informe o documento que se entrega al Remitente, en el que se detallan Todos los Remitos Entregados a Destino en forma Satisfactoria. Es una manera de RENDIR Documentación anticipadamente (antes de Emitir la Factura). Los Remitos que se incluyen en una RENDICIÓN son aquellos ENTREGADOS CONFORME y CONFIRMADOS PARA SU RENDICIÓN, información que será ingresada en el Sistema desde el "INGRESO DE NOVEDADES". No se incluirán en la misma los envíos que POSEAN IMPORTE DE CONTRARREEMBOLSO A COBRAR, siendo estos últimos informados por la opción RENDICIÓN DE CONTRARREMBOLSOS.

Para ejecutar esta opción solo debe realizar clic en el nombre de la opción “Rendición de Conformes” y completar el filtro sobre la información a consultar :

Luego dentro de la opción encontraremos los botones de:

Reimprimir: Donde podremos consultar y reimprimir liquidaciones ya realizadas.

Emitir rendición: En este caso aparece el formulario en donde podremos seleccionar los documentos a incluir en la rendición, ya sea en forma manual o agrupados por planilla.

Luego se podrá imprimir el detalle de la misma, los comprobantes aparecerán en condición “rendido” para facturar en cuenta corriente (opción del cliente).

CORRECCIÓN DE NOVEDADES

DOCUMENTACIÓN POR BOLSA

Tendremos una vista de las bolsas con la posibilidad de aplicar filtros por:

Fechas de Apertura/Localidades
Origen/Localidades
Destino/Sólo incluir bolsas abiertas

Incluye la Posibilidad de Cerrar la bolsa y recepcionar cada uno de sus comprobantes o la bolsa completa. Así como la posibilidad de bajar a una grilla la información de cada uno de los detalles de comprobantes.

Ingresando a la opción nos mostrará en pantalla la cantidad de bolsas según el filtro aplicado, Las mismas pueden figurar en los estados: Abierto, Cerrado y Recepcionado.

Al aplicar el botón recepcionar, daremos por recibidas las bolsas pendientes a nuestra sucursal. El sistema guardará registro de quien trabajó en dicha bolsa.

Al hacer Doble click en una bolsa determinada, podremos cerrarla si su estado es Abierto, una vez cerrada la bolsa se verán los datos en la otra sucursal.

Cuando efectuemos una Recepción de valores por bolsa, Nos Generará un Ingreso a Caja por la suma de los valores y generando el asiento respectivo.

En el momento de la impresión del Movimiento de Ingreso o de Egreso de Caja, cuando se carga algún valor, tanto al recepcionar como al mandar la bolsa, se imprimirá el mismo.

También se incluyo que al momento de generar un IC o un EC, y el mismo fue incluido en Bolsa y/o en Caja, el mismo saldrá impreso.

Los ítems que pueden mandarse por bolsa son:

Guías: Comprobantes de envío generados por el sistema (papel físico)
Remitos: Comprobante de envío del cliente (papel físico)
Contrareembolso: el cobro de los contrareembolsos realizados
Compras: Facturas de compras realizadas (para archivar los físicos)
Valores: Cheques (papel físico)
Mensajes: Mensajes que van destinados al receptor de la bolsa, con comprobante de lectura.
Observaciones: Campo de texto libre.

Para incluir valores (cheques o efectivo) en una bolsa deberá realizarse el egreso de caja correspondiente e indicar en el mismo que ese egreso está asociado a una bolsa, de ese modo quedará registrado en el sistema el movimiento.

Para consultar más información a cerca de este punto, podemos consultar la siguiente ayuda: Documentación por Bolsa.

RENDICIÓN DE CONTRAREEMBOLSOS

Se trata de un informe cuyo objetivo será el de presentarle a los Clientes que operan con Contrarreembolsos, el detalle de todos los Remitos Cobrados en el Destino Satisfactoriamente.

Los Remitos incluidos serán solo los que posean CONTRARREMBOLSO COBRADO y la correspondiente Fecha de Rendición ingresada (ambos datos se actualizan en el Sistema desde Cobranzas de Contrarreembolsos.

Cada Informe generado llevará un número diferente asignado en forma automática por el Sistema. Este será el control interno que tiene la empresa de los conformes rendidos, y en base al mismo se podrán reimprimir los informes.

La opción consta de un filtro para la selección de datos, a partir de allí se procesará la información y se emitirá un informe con un formato predefinido. Esta opción no genera vista alguna. SE IMPRIME UN INFORME POR CLIENTE

Para ejecutar esta opción solo debe realizar clic en el nombre de la opción “Rendición de Contrarreembolsos”. Una vez hecho este paso, nos mostrar un filtro donde tendremos que elegir el tipo de rendición, como por ejemplo: “Lista de Control” . Una vez, ingresados los rangos, debemos hacer clic en el botón aceptar. De este modo se producirá una vista previa de la impresión con sus respectivos consultas seleccionas.

Este primer formulario es un Filtro donde me permite filtrar las rendiciones de Contrarreembolsos, que se mostrarán en pantalla (para consulta)

En esta opción tenemos dos botones:

Emitir Rendición: Donde aparecerá el formulario que nos permitirá elegir los comprobantes a rendir
Reimpresión de Rendición: En este caso pedirá el número de rendición anterior para permitir su impresión y análisis.

Consideraciones Especiales: Las rendiciones no se pueden revertir, por eso se permite la vista previa de la misma.

TRANSCRIPCIÓN DE GUÍAS DE SUCURSAL

Opción mediante la cual el sistema permite la transcripción manual de las guías generadas a mano por el chofer de la empresa.

De esta forma, se permite tener el seguimiento completo de todas las guías generadas (por sistema o de forma manual).

El formato de la guía a transcribir es el siguiente:

MÓDULO CONSULTAS

CONSULTA DE ENVÍOS

Consultas general de todos los envíos realizados y la información relacionadas a ellos. Con el filtro inicial, definiremos sucursal, rango de fecha y cliente. La grilla resultante será:

Botones superiores:

Enviar a SAP: Genera un archivo con formato especial para exportar a SAP.
Estado Manual: Permite cambiar algunos estados de los comprobantes generados en forma manual, como los de transcripción de guías.
Importes IBCM: Al realizarse un comprobante asignado a alguna provincia en particular, luego tributa los impuestos correspondientes. Cuando en un mismo comprobante se necesita desglosar parte del importe para una provincia y parte en otra, se puede modificar mediante esta opción.

DESPACHOS POR CLIENTE

Consultas general de todos los despachos realizados por la empresa. Luego de la parametrización del filtro inicial, la grilla resultante será:

CONTRALORES DE ENVÍOS

Para más información, puede consultar la ayuda: Contralores de envío.

FOJAS DE RUTA

Botones superiores:

Foja para el seguro: Impresión especial donde se detallan sobre todo los valores declarados y la descripción para enviar al seguro ante cualquier inconveniente.
Recalcular foja: Opción para recalcular todos los importes de las fojas que hayan sufrido alguna modificación en sus comprobantes.
Reimpresión: Permite reimprimir la foja por control. Por ejemplo, en destino generalmente se reimprime una foja para ver los comprobantes del próximo camión y analizar su recepción.

PLANILLAS DE DISTRIBUCIÓN

Opción de consulta general de planillas de distribución emitidas. Desde la grilla principal se puede operar mediante los siguientes botones:

Botones superiores:

Con rendiciones: Emite un informe con el estado de la guía.
Reabrir Planilla: En los casos de que el reparto ya esté emitido y se necesita reabrir para seguir cargando, se utiliza esta opción.
Cerrar Planillas: Le da un cierre definitivo, que no permite re abrir ni modificar.
Recalcular Planilla: Opción para recalcular todos los importes de las PDI que hayan sufrido alguna modificación en sus comprobantes.
Reimpresión: Permite reimprimir la planilla.
Exportadores: Genera archivos en formatos especiales solicitados por los clientes.

IMPRESIÓN MASIVA DE ENVÍOS

Opción mediante la cual tenemos la posibilidad de imprimir de manera masiva Guías facturas o Cartas de porte, mediante los siguientes parámetros:

CONSULTAS DE CONTRAREEMBOLSOS POR ENVÍO

Opción que muestra según los filtros iniciales, el registro de todos los contrarreembolsos gestionados por la empresa y su estado:

MÓDULO INTERFACES

GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE CARTAS DE PORTE

Mediante esta opción se podrán importar de manera automática archivos .TXT o .CSV:

Para obtener más información a cerca de como operar esta herramienta, tenemos la ayuda: Generación Automática de cartas de porte

MÓDULO REPARTOS

PORCENTAJES POR ZONA DE REPARTO

Estadística que muestra el porcentaje de repartos por zonas de la empresa.

LIQUIDACIÓN DE REPARTOS

REPARTOS Y GUÍAS A LIQUIDAR

REPORTE DE GUÍAS LIQUIDADAS POR PDI

MÓDULO GERENCIAL

REVALORIZADOR DE ENVÍOS

Permite cambiar la valorización a una carta de porte siempre y cuando esta no esté facturada. Puede modificarse manualmente, aplicar otra tarifa o recalcular los importes.

REVALORIZACIÓN MASIVA DE ENVÍOS

Similar a la opción anterior pero la revalorización se realiza de forma masiva, según filtro inicial:

ESTADISTICA DE CUMPLIMIENTO

De acuerdo a los datos solicitados en el filtro inicial:

El resultado es el informe de los tiempos de entrega de la carga para poder evaluar el cumplimiento con los tiempos parametrizados en el sistema.

Para más información, puede consultar la ayuda: Estadísticas de cumplimiento.

MINUTAS DE ANULACIONES

Así como existen las minutas de Cobranzas o Pagos, en el caso de una anulación o reemplazo de un comprobante, el sistema deja registrado el seguimiento a dicho comprobante y su historial.

AUDITOR DE ANULACIONES EN GENERAL

Informe general donde se pueden ver los comprobantes anulados, por qué comprobante fueron reemplazados, los motivos del reemplazo y los usuarios intervinientes.

VIDEOS TUTORIALES

Emisión de Guías: