Requerimientos de Compras

TABLA DE CONTENIDOS

• Objetivo
• Funcionamiento
  • Creación del Requerimiento
  • Detalle de los Productos
  • Proveedores consultados y sus Presupuestos
  • Novedades
  • Trazabilidad

Objetivo

El Requerimiento de Compras es el primer paso del módulo Ordenes de Compras.

El usuario ingresa un Requerimiento con lo que está necesitando adquirir, esto puede incluir Artículos generales, Repuestos de pañol, Servicios y/o un detalle de “cosas” descriptas. Una vez creado, al mismo se le asignan también los diferentes presupuestos de los diferentes proveedores a los que se le solicita.

El Requerimiento de Compra, una vez Autorizado para un proveedor y presupuesto determinado, se transforma en una Orden de Compra definitiva.

Funcionamiento

A continuación detallaremos una breve ayuda del uso de la opción. Explicaremos como crear, editar y operar con los Requerimientos de Compras. Se describe el alta, la carga de artículos/servicios y la carga de los proveedores y sus presupuestos, así como también las Novedades que se le pueden asignar.

Creación del Requerimiento

Al crear un nuevo Requerimiento de Compras tendremos que cargar algunos datos iniciales Obligatorios/Opcionales, muchos de los cuales dependen del Tipo de Requerimiento elegido. La pantalla se verá así:

Referencias:

1. Id. requerimiento: Este se completará automáticamente una vez que se guarda el requerimiento, su numeración es correlativa.

2. Tipo de Requerimiento:  es el dato mas importante del Requerimiento de Compras. A partir de él se configura el Requerimiento, indicando que datos se deberán carga y que usuarios podrán editarlo y autorizarlo. En este campo se debe tipear el Identificar del Tipo de Requerimientos o elegirlo de la ayuda. Es un campo obligatorio y solo se pueden seleccionar uno que no esté dado de baja y disponible para el usuario.

Para conocer mas información sobre los Tipos de Requerimientos, le aconsejamos ingresar al siguiente enlace: Tipos de Requerimientos de Compras

3. Resumen del Pedido: Descripción del requerimiento por defecto se completa la descripción del tipo de requerimiento pero el usuario puede tipear lo que desee.

4. Vehículo : Se selecciona un vehículo asociado, el campo puede ser opcional/obligatorio dependiendo del tipo de requerimiento seleccionado. Se puede ingresar la patente del Vehículo o llamar a la Ayuda de Unidades.

5. Chofer: El campo puede ser opcional/obligatorio depende del tipo de requerimiento seleccionado. Se puede ingresar el ID del Chofer o llamar a la Ayuda Global de Choferes.

6. Moneda: Seleccionar la moneda a operar en su compra.

7. Emisión: Fecha en la cual se esta generando el requerimiento. NO se puede modificar.

8. Fecha de Necesidad: Fecha inicialmente comprometida en la cual tendría que estar disponible la mercadería o servicio.

9. Plazo de entrega: es la cantidad de días estimados para la entrega de la mercadería.

10. Forma de pago: Por defecto viene de Contado (pago inmediato), pero se puede modificar a Cuenta Corriente siendo que el valor en días tiene que ser mayor a 1.

11. Observaciones: Texto libre y opcional

Ejemplo de como quedaría al rellenarlo:

Una vez guardado le avisará que se creó el Requerimiento indicándose su Número y que puede ingresarse su contenido:

El Requerimiento se genera en estado PENDIENTE de Aprobación. Una vez creado se podrá visualizar el Requerimiento de forma COMPLETA, algo similar a lo que muestro a continuación:

Detalle de los Productos

Una vez creado y mientras se encuentre en estado PENDIENTE, se podrá  ingresar el detalles de los productos, la pantalla se muestra del siguiente modo:

Referencias:

1. Las pestañas disponibles (Repuestos, Servicios, Artículos y Otros) dependerán del tipo de requerimiento elegido, tal como se explica en la ya mencionada opción Tipos de Requerimientos de Compras

2. Insertar nuevo producto (de la solapa en la que estamos posicionados).

3. Eliminar producto seleccionado  (de la solapa en la que estamos posicionados).

Proveedores consultados y sus Presupuestos

También mientras se encuentre en estado PENDIENTE, se podrán ingresar Proveedores y sus presupuestos para que puedan ser analizados y autorizados, dicha pantalla se muestra del siguiente modo:

Se podrán ingresar ilimitados Proveedores y sus presupuestos, incluso proveedores que no existan entre los Proveedores Habituales de la Empresa con su respectivo CUIT. Los datos que se pueden cargar y/o editar son los siguientes:

1. Proveedor: Campo opcional, Se debe ingresar cuenta y subcuenta del proveedor que sean validos en el sistema.

2. Razón social proveedor: Solo se habilita si el campo proveedor no es un Proveedor Habitual.

3. C.U.I.T.: En caso de que el proveedor no sea habitual se podrá ingresar el CUIT correspondiente al eventual. Tener en cuenta que es un dato obligatorio en caso de que no ingresemos cuenta de un proveedor habitual, al igual que la razón social

4. N° de presupuesto: Campo Opcional e informativo.

5. Precio total Campo Obligatorio, estará asociado a la moneda del presupuesto.

6. Observaciones: Campo Opcional, texto libre para agregar algún dato que pueda ser de utilidad.

Novedades

El usuario responsable de Compras analizará cada Requerimiento y podrá informarle la novedades a los Requerimientos Pendientes. Allí el usuario podrá definir que novedad implementa sobre ese Requerimientos, el mismo podrá ser: 

Autorizado, Rechazado, Rehabilitado o Anulado.

Mientras no estén Anulados ni Autorizados, los requerimientos pueden ser modificados completamente, agregando ítems, eliminándolos, etc. Todo puede modificarse salvo el Tipo de requerimiento que es lo que le dará comportamiento. A continuación describimos cada Novedad:

Autorizar

Al autorizar un Requerimiento se genera automáticamente la Orden de Compra asociada al proveedor con el que el usuario define que se va a operar. Podrá seleccionar el que desee el usuario, aunque por defecto aparecerá "recomendado" el que tiene el presupuesto de menor valor.

Al ser Autorizado, finaliza el seguimiento del Requerimiento, el mismo ya no podrá ser alterado. A partir de ese momento se trabajará con la Orden de Compra (OC) que acaba de generarse, estas operaciones se realizan desde la opción Órdenes de Compra.

Además tendremos la posibilidad de imprimir la OC generada:

Rechazar

Si el usuario entiende que el requerimiento no está completo o no corresponden, puede rechazarlos. Los requerimientos rechazados pueden alterarse o modificarse, pero no podrán ser autorizados. El sistema exige que se indique un motivo del Rechazo:

Rehabilitar

Una vez modificado el Requerimiento, el usuario solicitante podrá Rehabilitarlo para que el mismo vuelva a quedar en estado Pendiente y que pueda volver ser evaluado por el responsable de Compras. En este caso también el sistema solicita  que se indique un motivo para la Rehabilitación.

Anulación  

Esta novedad cancela definitivamente un requerimiento, el mismo no podrá llevarse a cabo. Se realiza desde el botón de "Eliminar" del ABM principal y también es necesario completar el código de motivo y descripción de la Anulación. Esta operación no puede revertirse y aquí también finaliza el circuito del Requerimiento.

Trazabilidad

El detalle de los cambios que se realizaron sobre cada requerimiento de compras podrá observarse desde la pestaña Trazabilidad, incluyendo las observaciones correspondientes.

Envíos por Email

Tendremos la opción de enviar al Mail registrado el formulario de impresión de la compra, este mail puede ser:

Mail registrado al proveedor: Asunto: Orden de Compra #"Número OC" - "Nombre de empresa"

Mail registrado del usuario que realizó la orden de compra: Asunto: Orden de compra #"Número" - "Nombre de empresa"

Por ejemplo: