MODO DE USO

En el "Alta de Clientes" hay muchos campos comunes que no requieren explicación, sin embargo en otros requiere cierta descripción, ellos son: 

  • Cliente: Debe ser un número de hasta 6 dígitos (en adelante Cuenta) y estar seguido por 2 dígitos (en adelante Subcuenta) que servirá para diferenciar situaciones en las que tengamos diversas formas de facturación(no tarifas). Suele usarse en los casos de Supermercados o Retail para identificar las sucursales de la misma razón social. El botón "Libres" muestra aquellas cuentas que están libres para ser utilizadas (el sistema permite hasta 99 subcuentas por cada cliente)
  • Razón social: Nombre o denominación legal del cliente. (Al cargar este campo, se carga lo mismo en el campo Alias automáticamente) 
  • Alias: Es el mismo dato que aparece en la razón social. 

  • Tipo de Contribuyente: Situación impositiva del cliente (seteado por default para Argentina) El sistema permite modificar el tipo de contribuyente (sin embargo bajo ninguna circunstancia podrá ser modificado el N° de CUIT/RUT), el sistema permite alternar entre tipos de contribuyentes que posean o no posean CUIT (Ejemplo: no podrá ser cambiado un tipo de  contribuyente del tipo CONSUMIDOR FINAL a RESP. INSCRIPTO sin embargo sí se podrá pasar de un RESP. MONOTRIBUTO a un RESP. INSCRIPTO).

  • CUIT: (Código Único de Identificación Tributaria) es una clave con la que AFIP identifica a trabajadores autónomos, comercios y empresas.

  • Sucursal responsable: Es aquella sucursal de nuestra empresa que es responsable de las actividades/cobranza de este cliente.

  • Domicilio Principal: Aquí se indica calle y numero. Si posee activada la Geolocalización, es decir posee la API de Google activa en CristalWeb el sistema la consultará y devolverá los coincidencias de direcciones encontradas. 

  • Piso/Dpto/Otro

Se trata de una mejora importante ya que podrán bajar el nivel de errores al momento de cargar los datos y potenciar enormemente el sistema.

Vale aclarar que en caso de no poseer activa la API de Google, no ocurre nada y podrán trabajar igual.

 


Ahora veamos una por una las distintas solapas que pueden tener información de relevancia sobre el cliente.


CONTACTOS

Permite generar una agenda dentro del cliente. Allí se podrán registrar contactos adicionales junto con mucha información. La idea de esta opción es poder mantener una agenda de contactos para el cliente ágil y sencilla de utilizar. 

OBSERVACIONES

Donde se podrá utilizar un campo de texto para completar datos a nivel de recordatorios y/o datos adicionales importantes del cliente. Luego por configuración de sistema se podrá habilitar para mostrar estas observaciones al cargar envíos (como alertas para el usuario) 

DOMICILIOS 

En esta solapa se podrán ingresar domicilios operativos que tenga el cliente.

Al cargar el domicilio si posee activada la Geolocalización, es decir posee la API de Google activa en CristalWeb el sistema la consultará y devolverá los coincidencias de direcciones encontradas. Y los datos adicionales como Piso, Departamento, entre que calles, etc. deberán indicarse en el campo inferior

Vale aclarar que en caso de no poseer activa la API de Google, no ocurre nada y podrán trabajar igual.


Principalmente para lograr una mayor precisión de la información, ver: ¿Cómo obtener la API key de Google Maps?

FACTURACIÓN 


En esta solapa se deberán completar varios campos a saber:

  • "Posee tratamiento Especial" habilita el control cruzado de Remitos del cliente con Planillas del cliente. Permitiendo facturar o no de acuerdo a las condiciones de Planilla (todo entregado).

  • "Opera en Cta. Cte" sirve para que el Sistema sepa que tipo de comprobante debe imprimir, como para la selección de todos los informes. Datos sobre Cuenta Corriente:

    • Facturación por mes Vencido: al tildar este casillero, estaremos variando el tipo de vencimiento de las facturas emitidas para la cuenta corriente del cliente, es decir, se marca en el resumen de cuenta que los comprobantes de factura vencen el último día del mes de emisión de la factura o débito generado al cliente.

    • Días Vencimiento: sirve para indicar que cantidad de días que debe tener en cuenta para indicar el vencimiento de los comprobantes (Facturas) que emitimos al cliente.

    • Frecuencia de Facturación: es una clasificación, el sistema por defecto no genera facturación en forma automática. 

  • Régimen FCE MiPyme: si el cliente opera o no con el régimen de Factura de Crédito Electrónica.

  • Límite de Crédito: Aquí se podrá fijar un monto que actuará de parámetro frente a la facturación del cliente. Se podrá calcular el mismo dentro del sistema para no generar deudas extremas con los clientes.

  • Tolerancia para vencidos: Días que se darán de tolerancia por el cobro fuera de término.

  • Letra de Localidad Promocionada: Aquí se debe elegir el tipo de letra (Comprobante Factura) que le emitiremos a través del sistema al cliente.

  • Percepción: si el cliente es agente de percepción debemos agregar el porcentaje.  

  • Código de CBU: (Clave Bancaria Uniforme) son 22 dígitos numéricos que identifican una cuenta bancaria. 

  • Textos para la Factura: en la opción “Textos para Facturación” podremos crear plantillas que luego se podrán asociar al cliente en esta opción. 

CARGAS







  • Modo de impresión: Se agregó la posibilidad de configurar las columnas a imprimir en la impresión de despachos (guías/CP). Las columnas que se pueden configurar para ser impresas o no son las relacionadas a los Remitos:


    Esta configuración se realizará desde el ABM de la Actualización de Clientes → pestaña CARGAS → sección "Envíos - Cartas de Porte", que se habilitará siempre y cuando la Condición de impresión sea "Imprime Comprobantes CON o SIN Valores"

           


  • Modo de Facturación Envíos: determina en que momento el envío se encuentra “Facturable” sin embargo siempre al momento de facturar se puede pedir que el sistema muestre TODO, y elegir aquellos que queramos incluir en la misma.

  • Modo Facturación: Nos indica si la Factura única (opción POR CUENTA) o se emitirá una Factura para cada Subcuenta (opción POR SUBCUENTA)

  • Condición de Impresión: Aquí se debe elegir entre.

    • No imprime comprobante

    • Imprime comprobante con valores

    • Imprime comprobante sin valores

    • Imprime Stickers

  • Emite liquidación antes de Facturar Cartas de Porte

  • Letra Carta Porte

  • Tipo de Bonificación: Se debe elegir entre un menú

    • Sin bonificación

    • Sobre el comprobante de envío

  • ¿Emite Carta de Porte guía Sin Cargo?: Sirve para habilitar dentro del Sistema a clientes que operan con comprobantes SIN CARGO.

  • % Recargo Devolución o Retorno Vacío: Este porcentaje (por concepto de FLETE) será el que el sistema calculará en base al importe total del despacho para cobrarle al cliente en caso de devolución de una mercadería.

  • Condición de Aforo: El sistema permite elegir entre diferentes formas.

    • No se Afora: Al emitir envíos los kilos Reales van a ser iguales a los kilos Aforados, y los metros cúbicos se solicitarán por pantalla

    • Coeficiente s/Reales: Al emitir envíos los kilos Aforados van a surgir de la multiplicación de los Kilos Reales por la Fórmula de Aforo del Cliente.

    • Relación Kgs. /Mt3: El Sistema asume como kilos Aforados el máximo de una de estas 2(dos) opciones: Kilos Reales o el resultante de multiplicar Mt3 por Fórmula de Aforo del Cliente. Los Mt3. van a corresponder a los totales del "Largo x ancho x alto" o a los kilos Reales divididos la Fórmula de Aforo del Cliente. Ej.: Si los kilos Reales son mayores a los que daría aforando la mercadería (Mt3. * Fórmula de Aforo del Cliente), el Sistema asumirá los Kilos Aforados igual a los Kilos Reales. En cambio, si los kilos Aforados son mayores a los reales, tarifará los Kilos Aforados.

    • Relación Kgs. /Bultos: Los kilos Aforados son el resultado de multiplicar los Bultos por la Fórmula de Aforo del Cliente. Los Metros Cúbicos, corresponden a dividir los kilos Reales por el Aforo Standard. Ej.: A un cliente que transporta cajas se le afora una y se la toma como patrón, ingresándose esos kilos como Fórmula de Aforo. 1 CAJA = 8 Kgs. (AFORADOS) AFORO = BULTOS * FORMULA DE AFORO DEL CLIENTE Mt3. = KILOS REALES / AFORO STANDARD.

    • No se Afora - con Medidas:

  • Fórmula de Aforo: Valor a ingresar en base al cálculo mencionado con anterioridad.

  • ¿Seguro Propio?: Sirve para que el Sistema sepa si hay que cobrarle un % sobre el valor declarado o no. En caso de tener seguro propio (tildar dentro de la opción)el sistema solicita la fecha de vencimiento, el tope de cobertura y el % por excedentes.  Ej.: Si el cliente tiene una cobertura diaria de $1000 y envía un remito con Valor declarado $ 1500, cobrará sobre los $500 de excedente el % ingresado en "% Por Excedentes".
    En cambio, si NO TIENE seguro propio, el Sistema le pedirá que ingrese: Mínimo de Seguro, y % del Valor Declarado. El sistema en vez de pedir "% de Excedente" pedirá % de "Seguro a Aplicar" en el mismo lugar: El dato será obligatorio en ambos casos.  Ej.: Si el porcentaje del valor declarado es menor al Mínimo de Seguro, el Sistema tomará para valorizar el importe ingresado en el campo "Mínimo de Seguro". 


Para obtener más información, puede consultar la ayuda: Seguro paquetería.


  • Comisión Contrarreembolso- Presenta 4 Opciones a saber:

    • No Opera C/Ctreembolso: En el ingreso de Guías no pedir el CCR (el sistema no solicitará cargas los campos de "% de Contrarreembolso" y "Importe mínimo Comisión de CRR")

    • No se Cobra Comisión: El Sistema puede permitir que se ingrese un CCR, si existiera o Saltarlo, en caso de que no (el sistema no solicitará cargas los campos de "% de Contrarreembolso" y "Importe mínimo Comisión de CRR")

    • Comisión s/ % del Valor: Aquí pedirá que se ingrese el Porcentaje del valor del CCR y cobrará ese Porcentaje (en este caso el sistema pedirá llenar los campos de % de Contrarreembolso y de Importe mínimo Comisión de CRR)

    • Comisión s/Monto Fijo: Se le ingresa una cantidad X, que es la que se le cobrará a cada Contrarreembolso (el sistema no solicitará el campo % de Contrarreembolso)



  • También vamos a poder calcular un excedente por devolución en la tarifa de envío, este excedente se calcula en base al porcentaje indicado en el maestro de clientes: 

           

si el cliente tiene un porcentaje en dicho campo, se genera un registro adicional aplicando dicho porcentaje sobre importe original del flete + seguro valorizado originalmente. 

El mismo se asocia automáticamente (Concepto Fijo de Valorización 91 - Devolución).


Vale aclarar que el sistema advierte al operador que el cliente tiene un porcentaje de devolución para que decida si aplicarlo o no:

Al aplicarlo podremos ver este concepto aplicado a la valorización:


VIAJES



En esta solapa podremos elegir el detalle que se verá reflejada en la impresión de los comprobantes a liquidar del cliente correspondiente al módulo Viajes donde podrán ocurrir 2 cosas:


  • Si NO se tilda (por defecto): funciona como ahora, la factura se emite con el texto "Según Liquidación #999999" y el texto fijo configurado según corresponda.
  • Si se tilda: La factura por liquidación se emitirá con el detalle de cada uno de los servicios liquidados, de forma similar a como se imprime la Liquidación a Clientes pero con una salvedad: se permitirá elegir cuales columnas van a imprimirse. Es decir que el usuario las tilda o destilda y cuando se imprima la factura solo se mostraran la columnas tildadas en esta opción.

Además del modo en la que se emitirá la liquidación entre las que se encuentran:

  • Solo Liquidar (por defecto):  es la modalidad Actual, es decir se emite una Liquidación por todos los servicios tildados, la misma deberá ser posteriormente facturada desde el botón "Facturar".
  • Liquidar y Facturar por Servicio:  Al emitir la liquidación automáticamente se generará una factura por cada servicio en la liquidación y se imputan a la misma. Es decir se emite una única liquidación como siempre, pero sus servicios se asocian a una Factura particular: si se incluyen 5 servicios, se emite una sola liquidación y se emiten 5 facturas (una por servicio)
  • Aplicar tarifa para todas las unidades: Si este check está habilitado, el sistema valorizará todas las unidades seleccionadas en el tramo, si está destildada sólo valorizará la unidad que nosotros indiquemos en el campo "Tipo de unidad al valorizar" dentro del tramo.

TARIFAS

Una vez ingresados los datos relacionados con la forma de facturar del cliente, se visualizará por pantalla un cuadro que nos permitirá el ingreso de las tarifas con las que opera el mismo. 

Allí podremos ingresar los siguientes datos:

  • Concepto de Valorización
  • Código de Tarifa
  • Descripción 
  • Bonificación 
  • Tipo de servicio
  • Inclusión automática para valorizar: Si se calcula Automáticamente o No en el momento de hacer una guía (para mayor información con respecto al ingreso de tarifas por cliente consulte la ayuda de Tarifas para Clientes - Cargas y Viajes).
  • Modo de calcular tarifa: 
  1. Suma de importes: Al valorizar un viaje o envío a este cliente, sumará todos los importes de las tarifas asociadas.
  2. Importe más conveniente: Sólo valorizará el importe con mayor valor calculado al valorizar el servicio.







Las teclas habilitadas para esta opción son: la tecla INSERT del teclado o bien clic sobre el botón para asociar una Tarifa al cliente.

BOTON ELIMINAR: Borra un registro (dentro del formulario de carga)

La tecla F5: Confirma los datos ingresados. 

La tecla ESC: Cancela y vuelve al punto anterior.

ALERTAS

En esta ventana podemos cargar las alertas que queremos que le aparezcan al cliente en las respectivas situación. Previo a esto debemos cargar las alertas en el maestro de Alertas para Clientes.

DOCUMENTACIÓN

En el se puede cargar cualquier documentación adicional del cliente para su futura utilización. También recordamos que previo deben estar cargados en el maestro de Documentos para caratula.

HISTORIAL

Al consultar los datos de los clientes, los usuarios administradores podrán acceder al botón "Historial", este presenta un formulario con las ultimas 10 modificaciones que se realizaron sobre dicho cliente.

Estos datos son:

  • Creación
  • Edición
  • Baja
  • Recuperación
  • Tarifas asociadas

Modificación Masiva


Dentro de la opción Actualización de Clientes, vamos a tener un botón llamado "Modificación masiva de datos en clientes":


Dentro del mismo vamos a poder tildar e ingresar los nuevos valores para modificar los que ya tenían cargados anteriormente los clientes, teniendo tres posibilidades:

  • Editar sólo el cliente que hayamos seleccionado.
  • Modificar todos los clientes que hayamos seleccionado.
  • Modificar todos los clientes de la vista.


Los datos a modificar en esta opción corresponden a la solapa "Cargas" del cliente:


Tener en cuenta que si el usuario no está habilitado a la opción, el sistema mostrará un mensaje de error cual indicando es el Código de Permiso que se necesita para poder acceder


REQUERIMIENTOS

El usuario debe tener acceso al módulo Tablas.