OBJETIVO

El objetivo de esta opción es la de iniciar, (crear) actualizar y consultar los SERVICIOS que se van efectuando. Llamamos "SERVICIOS" a todas aquellas operaciones de Transporte o Flete que puedan ser realizados para un cliente determinado o para varios de ellos.

El sistema permite la administración de los servicios de dos formas:

• Por CHOFER.
• Por CLIENTE.

Esto significa que se podrá hacer el seguimiento del servicio de acuerdo al factor a querer analizar por el cliente.

Esta opción nos permitirá realizar una gestión completa de los viajes. También podremos consultar los mismos y cada uno de sus tramos. En el filtro inicial de la opción podemos elegir la información a mostrar siendo estos: viajes, tramos y servicios al cliente.

Tipos de Consulta:

• Vista de Viajes: trae la lista de viajes desde y hasta la fecha filtrada.
• Vista de Tramos: trae la lista de viajes desglosadas por tramos desde y hasta la fecha filtrada
• Vista de Servicios: trae la lista de viajes desglosadas por servicios desde y hasta la fecha filtrada

Vista de Viajes

En este tipo de vista se muestran especialmente los viajes, pudiendo identificar el estado de los mismos.

Vista de Tramos

Podemos ver los distintos tramos que contienen los viajes y acceder directamente a ellos.

Vista de Servicios al Cliente

Esta vista, además del viaje y número de tramo, filtra los mismos según la razón social del cliente asociado.

Modo de Uso

Una vez ingresados los datos anteriores el sistema nos traerá a pantalla en forma de Grilla la información de todos los Servicios a la fecha indicando el estado de los mismos.

A continuación explicaremos los datos más relevantes que se muestran en este registro:

N° Viaje: Indica el número de viaje con el que se genero el registro, es correlativo y lo asigna automáticamente el sistema.

Nombre Origen: Nos indica la localidad de la que sale el viaje.

Nombre Destino: Nos indica la localidad que tiene como destino el viaje.

Estado Viaje: Nos permite ver en que estado está el viaje. Podemos encontrarnos con los siguientes estados:

• Abierto: Cuando se crea el viaje, puede contener o no tramos asociados, en caso de tenerlo los mismos no fueron aún desarrollados.
• En Desarrollo: cuando al menos uno de sus tramos está siendo desarrollado.
• Finalizado: Cuando todos los tramos fueron finalizados y se opta por finalizar el viaje.
• Cerrado: paso posterior a finalizar el viaje, pudiendo presentar las documentaciones requeridas del mismo.
• Anulado: cuando se rechaza el servicio.

Estado Liquidación: Nos indica si este viaje ya está liquidado o no, ya sea al cliente o al chófer.

Descripción: Breve descripción añadida al abrir un nuevo viaje.

Código Chófer: Nos indica el código perteneciente al chófer asignado en el viaje.

Nombre Chófer: Nos indica el nombre del chófer asignado, correspondiendo al código.

Cliente: Indica la cuenta del Cliente con el que se está trabajando.

Podremos generar los nuevos viajes, los cuales llevarán un número correlativo con la posibilidad de añadir una descripción para poder identificarlo.

Haciendo clic sobre el botón de "Nuevo elemento", o con la tecla "Insert" el sistema nos traerá a pantalla un cuadro que completaremos con los datos principales de la cabecera para comenzar un nuevo Servicio de Carga.

• N° Viaje: Indica el número de viaje con el que se genero el registro, es correlativo y lo asigna automáticamente el sistema.
• Fecha de Inicio: Registra cuando se carga el registro correspondiente al inicio del viaje.
• Descripción del viaje: Campo opcional para colocar alguna observación.

Luego de guardar los datos "Fecha de Inicio" y "Descripción del Viaje" el sistema abrirá la ventana del primer tramo donde incluiremos los datos operativos.

CARGA DE DATOS EN EL TRAMO:

Datos básicos del tramo: 

Donde dejaremos asentado los datos mínimos para guardar el registro:

• Fecha y Hora de inicio del tramo. 
• Código de chofer/fletero asignado para el trabajo.
•  El código del tipo de unidades (Tractora y Remolcadora) asignaos para realizar el tramo. 

Tipo de servicio a realizar.

Podremos elegir entre los siguientes servicios:

1) SERVICIOS "CONSOLIDADOS CON CARGA":

Son conocidos como servicios COMUNES o GENERALES. Son viajes internos que se realizan entre sucursales de las empresas que se especializan en expreso o paquetería, compuestos de un conjunto de PDI' s o Fojas. En estos casos el origen y destino deberá ser una “Sucursal” de la empresa.

2) SERVICIOS "ESPECIALES":

Este tipo de servicio también es definido como COMUNES o CONSOLIDADO, con la diferencia de que se asignan a un cliente específico, a quien posteriormente se le emitirá una liquidación por las tareas efectuadas.

Los tipos de Servicios con los que va a operar el sistema se dan de alta y se configuran en la opción Tipos de Servicios de Viajes 

Carga/Descarga: 

Fechas y hora que indican la novedad realizada, es decir:

Carga:

• Cuando el camión es "Presentado" en la sucursal de la que va a salir.
• Inicio de la carga de la mercadería/ pedido al camión.
• Salida del camión de la sucursal Origen.

Descarga:

• Presentación del camión en DESTINO.
• Inicio de la descarga de la mercadería.
• Retorno del camión hacia sucursal ORIGEN.

. Se divide y entiendo que: Carga (entendiéndose por el lugar de origen del tramo) y Descarga (destino de la carga del tramo). 

Las mismas pueden ser informadas por el chofer desde Novedades de Tramo (Cristal App) o bien desde Cristal Desktop por un operador.

Consolidado/Especial:

Donde se carga el servicio asociado al tramo. Como se explicó anteriormente, este puede ser consolidado en el cual se podrá cargar PDI's o Fojas. En caso de ser especial, cargaremos la mercadería especifica que se trasladará al cliente.

1) La carga de servicios de tipo CONSOLIDADO se verá de la siguiente manera y nos permitirá ir cargando las Fojas de Ruta o Planillas de Distribución que correspondan al servicio a realizar:

2) La carga de servicios "ESPECIAL" se verá de la siguiente manera, donde nos permitirá ir colocando los siguientes datos:

• Cuenta cliente: Número de cuenta del cliente al que va a prestar el servicio.
• Documento Cliente: N° de documento del mismo.
• Referencia adicional: Datos adicionales que requieran registrarse (No es obligatorio).
• Localidad de descarga: Se completa automáticamente con la localidad previamente establecida.

Solapa artículos: Cargaremos el artículo a transportar junto con los datos que le correspondan al servicio.

El tramo puede tener 3 estados:

cuando se crea el tramo, se asigna al chofer y se cargas los datos básicos pero aún no se empieza a desarrollar.

cuando se empieza a realizar el tramo, esto comienza cuando el chofer se presenta en el lugar de origen (novedad presentación de origen)

 cuando se culmina el tramo, el operador puede finalizar el tramo. Esto permitido siempre y cuando se haya pasado la última novedad, en este caso es Salida del Destino

Detalle de Tramos.

Una vez que guardemos los datos básicos del tramo procederemos a guardar, una vez que reingresemos al mismo podremos editarlo nuevamente para continuar con la carga de datos, por ejemplo y según lo que hayamos elegido se nos habilitará las solapas "Personal" y "Pedidos"

Haciendo clic sobre algún tramo en especial el sistema nos llevará al mismo pudiendo al editarlo, ingresando los horarios correspondientes para la presentación a origen y de salida. Una vez grabado este dato el estado del viaje pasará de estar con estado "ABIERTO" a "EN DESARROLLO".

No es obligatorio ingresar las fechas y horarios todos a la vez, pero sí son necesarias para finalizar el tramo.

El tramo puede estar vinculado a un pedido previo cargado en el sistema, lo cual nos permitirá cargar este pedido y automáticamente nos traerá la información previamente guardada.

Vamos a poder asociar múltiples pedidos a un tramo "En desarrollo" quedando todos los pedidos asociados al tramo en estado CONFIRMADO, teniendo en cuenta que ambos pedidos coincidan en varios datos: CHOFER - UNIDADES - ORIGEN -DESTINO.

 La carga de los pedido se hará desde la nueva solapa "Pedidos" y no es obligatorio cargarlo al ser un servicio que puede venir o no de un pedido previamente realizado:

En caso de ser diferentes el programa lo advertirá y si el usuario confirma de todos modos por defecto se tomaran los datos del primer Pedido (de todos modos el usuario puede editar todos los datos en el tramo):

Cuando se genere el Tramo, se levantarán dentro del Servicio todos los Clientes y Artículos asociados del Pedido, pudiendo ocurrir dos cosas:

- En caso de Pedidos para una misma combinación CLIENTE-DOCUMENTO, los artículos se agruparan en un mismo Servicio.

- En caso de Pedidos para una misma combinación CLIENTE-ARTICULO-DOCUMENTO, no solo se agruparan en un mismo Servicio, sino que también se acumularan los artículos en lo referido a Kilos, MT3, bultos y Pallets, a efectos de valorizar correctamente la información

Para más info, leer la siguiente documentación: Toma de Pedidos

Solapa "Personal".

Desde esta solapa podremos agregar un "Acompañante" para el chofer si es que el viaje lo requiere.

La carga de datos es sencilla, donde se indica el ID del acompañante.

Luego, en los procesos de finalización del tramo, se valorizará el "Importe Calculado" que le corresponda.

Para tener más información del proceso, verificar la documentación: Liquidación de Choferes y Unidades.

FINALIZAR TRAMO

Una vez terminado el tramo, es decir, que el chofer haya emprendido la salida del lugar del destino para dirigirse al siguiente destino o retornar a la empresa, podremos finalizar el tramo.

Para tener en cuenta, todas las novedades del tramo podrán ser consultadas desde la solapa trazabilidad. Entre los datos más importantes que se podrá consultar son: el tipo de novedad, fecha y hora, imagen asociada y el origen de la misma (Cristal App - Cristal Desktop)

Al finalizar el tramo, el sistema traerá automáticamente la fecha y hora actual del sistema pudiendo ingresar una fecha válida posterior a las novedades del mismo, así como también los KM recorridos en caso de que estén prestablecidos en Actualización de Recorridos

Es importante ingresar los valores correctos ya que estos valores pueden estar ligados a la liquidación tanto del chofer como del cliente en caso de ser un servicio especial

Luego pasamos a la valorización del chofer. En caso de tener tarifas asociadas el chofer, valorizará lo correspondiente al servicio realizado:

En caso de ser un tipo de servicio especial, posterior a la valorización del chofer, pasaremos a valorizar el servicio al cliente:

Ya estamos en condiciones de finalizar el viaje una vez finalizados todos los tramos. En este paso podremos no solo podremos finalizar, si no que podremos además recalcular las tarifas y Transferencia de Servicios entre viajes/tramos

Cuando cerremos un viaje de forma definitiva, el sistema ejecutará varias validaciones:

Si existen vales de combustible pendientes de rendir en sus tramos y nos dará la opción de cancelarlos de forma automática:

En caso de cancelar la operación de cierre (Es decir que no queramos darlos por cancelados) no se dará el viaje por cerrado, dándonos la posibilidad de cancelar o rendir estos vales manualmente.

Para obtener más información acerca de los vales, puede consultar la ayuda: VALES DE COMBUSTIBLE.

Documentación del Cliente

El chofer deberá presentar la documentación correspondiente al cliente una vez de regreso a la empresa, estos podrán ser rendidos en el proceso de cierre del viaje:

Tener en cuenta que las documentaciones pueden ser obligatorias lo cual en caso de no ser rendido, no podrá cerrarse el viaje.

GASTOS Y ANTICIPOS

La primera y más común la encontraremos en "Coordinación de Servicios", creando los distintos gastos y anticipos (El viaje debe tener al menos un tramo) dejando el correcto registro del dinero  y pudiendo imprimir los mismos para adosarlos a la documentación del viaje.

Al darle clic al botón, nos abrirá la siguiente ventana, donde vamos a poder detallar los siguientes campos, donde detallaré los que requieran una explicación:

• TIPO DE MOVIMIENTO: Indica si el movimiento es un gasto o un anticipo.
• PERSONAL ASIGNADO: Chófer asignado al tramo.
• CONCEPTO DEL MOVIMIENTO: Si el movimiento que vamos a generar actualiza caja o no.

Puede serle útil leer la ayuda: Conceptos de gasto y anticipo.

• TIPO DE COMPROBANTE: Para anticipos solo podremos generar el tipo de comprobante: Egreso de caja.
• Para gastos tendremos disponibles para generar: Factura, Egreso de caja o Nota de Débito.
• FECHA DE ANTICIPO: Fecha en la que se efectúa el movimiento.
• DESCRIPCIÓN DEL COMPROBANTE: se completa automáticamente con las siglas del tipo de comprobante seleccionado previamente.
• CANTIDAD DE UNIDADES.
• UNIDAD DE MEDIDA.
• NÚMERO DE COMPROBANTE: Solo se habilita para los movimientos que NO actualicen caja.
• IMPORTE: Ídem Nro de Comprobante.
• MONEDA: Moneda que se va a utilizar para el movimiento (Peso, Dólar, etc.)
• DESCRIPCIÓN.

VALES DE COMBUSTIBLES

Los Vales de Combustible también puede ser Generados y Asignados desde Coordinación de Servicios al consultar un Tramo, en este caso quedan asociados directamente al Tramo sobre el que estamos trabajando.

A su vez desde esta misma opción pueden ser Rendidos.

A continuación una breve explicación de cada ítem.

1) Generar Vales

Permite la generación masiva de Vales de Combustibles, los mismo se asocian automáticamente al Tramo que estábamos consultando.

Permite elegir Fecha de Emisión, Vencimiento, Tipo de Combustible, Cantidad de Litros, si es tanque lleno o no y por ultimo la Cantidad de Vales a generar. 

Una vez confirmado permite imprimir los Vales en el momento (el check queda tildado por defecto) y si bien no es necesario imprimirlos en el momento se advierte que igualmente quedarán asociados al Tramo.

2) Asignar Vales

Se utiliza para cuando queremos agregar un Vale de Combustible preexistente y que no este asociado a ningún Tramo. Así mismo se puede desasignar un Vale de Combustible.

Su uso es sencillo y para agregar un Vale tenemos que tipear el número de Vale o el código de barras, para eliminar hay que seleccionarlo en la grilla y presionar el botón de "eliminar".

Para más info leer la siguiente documentación Vales de Combustibles

Notificaciones Móviles

A partir de la versión 03.04.00 de Cristal se agregó la posibilidad de Notificar al Chófer que le hemos asignado un viaje en caso de tener una Tramo en estado Abierto o en Desarrollo.

Para hacerlo se puede presionar el botón con la "campana" al lado de la descripción "Código Chófer":

Lo podremos ver informado en la solapa "Trazabilidad" y desde el móvil se recibirá el mensaje correspondiente en el dispositivo móvil.

Esta operación se podrá realizar siempre y cuando no esté informada la última fecha y hora del tramo llamada "Salida del destino".

Las condiciones que debemos cumplir para realizar esta operación las encontramos en:
¿Qué debo tener en cuenta para recibir Notificaciones en Cristal App?

DATOS FIJOS 

Se añadieron una serie de datos fijos con los que vamos a poder controlar los tramos, unidades o chóferes que vamos a asignar. 

Todos estos los vamos a encontrar en "Herramientas" → "Datos fijos".

A continuación vamos a detallar cuales son y qué función cumplen:

1) El dato fijo llamado VJ_DÍAS_EDICIÓN, impide editar/modificar tramos con fecha de inicio anteriores a los días indicados en el mismo.

Este dato actuará en los siguientes casos:

1a.) Impidiendo reabrir tramos y viajes.

1b.) Nos impedirá revalorizar viajes o tramos desde "Revalorización de Viajes Masiva clientes":

 También desde "Revalorización de Viajes Masiva Chofer":

1c.) Y por último no nos permitirá revalorizar desde la opción "Revalorización de Viajes cerrados".

Cuando seleccionemos el viaje o tramo, nos lo advertirá con el siguiente mensaje:

2) También contamos con el dato fijo; VJ_UNIDAD_EN_VIAJE que hace referencia a la cantidad de tramos sin finalizar donde puede asignarse Unidad o Chofer (0=no se evalúa):

Este dato actuará en los siguientes casos:

2a.) Si alguna de las unidades se encuentra en otro tramo NO FINALIZADO, impide asignarla al tramo avisando en que Viaje / Tramo se encuentra.

2b.) Si alguno de los CHOFERES o ACOMPAÑANTES se encuentra en otro tramo NO FINALIZADO, impide asignarla al tramo avisando en que Viaje / Tramo se encuentra:

CAMBIAR TIPO DE SERVICIO EN UN VIAJE.

Estos casos se utilizaría cuando tengamos dos tarifas por artículos con mismo códigos de artículos pero diferentes precios y lo asociamos al mismo cliente pero con distintos tipos de servicios.

Por ejemplo, tenemos el siguiente cliente con dos tarifas con la misma lista de artículos pero diferente lista de precios:

Tarifa 3:

Tarifa 12400:

En el caso que la tarifa asociada al NUEVO servicio tenga el mismo código de artículo elegido, en ese caso lo único que cambiaría es la tarifa asociada y obviamente y el precio correspondiente.

Si intentamos seleccionar otro tipo de servicio que no corresponda a las dos tarifas que configuramos anteriormente, el sistema nos indicará esto con el siguiente mensaje, indicando que si queremos cambiar de servicio, deberemos eliminar el artículo que habíamos ingresado:

Para obtener más información, ver la ayuda: Curso - Cristal Viajes