Valorización de Cargas a Clientes: descripción general del proceso.

OBJETIVO

El objeto de este documento es el de detallar cómo se configura y funciona en el sistema el cálculo de los importes de forma manual o automática en los módulos de Cargas (Expreso) y Transporte (Viajes). 

1. Configuración de los Clientes y Tarifas a Aplicar

Es necesario realizar los siguientes pasos para poder automatizar el cálculo de las Tarifas de los Clientes en las distintas opciones del sistema. Deben cargarse los siguientes maestros en el siguiente orden:

1.1. Conceptos de Valorización: deben indicarse cuáles son los conceptos de Valorización que se utilizarán en la empresa. El sistema ya tiene varios conceptos fijos que no pueden eliminarse: Flete, Seguro, Comisión Contrarrembolso, etc.Pero también la empresa podrá crear aquí otros que necesite. Ejemplo:(Los recuadrados EN ROJO son los conceptos fijos que no puede eliminarse).

1.2. Localidades: se trata de cargar el detalle de las localidades con las que opera la empresa. Allí podremos configurar cada localidad indicando datos importantes como por cuales sucursales canaliza, si opera en forma Directa o se usan Redespachos para llegar a la misma, cual es la frecuencia del viaje, etc. Ejemplo de Localidades:

1.3. Zonas tarifarias: se trata de una forma de agrupar Localidades de acuerdo a la necesidad del cliente o de la forma de calcular una tarifa. Una Zona Tarifaria se compone de un grupo de Localidades específico, de este modo podremos simplificar las Listas de Precios que crearemos en el futuro: en lugar de indicar un precio para cada combinaciones entre dos localidades, podemos agruparlas aquí e indicar un precio entre dos zonas. Ejemplo de Zona Tarifaria:

1.4. Tarifas para el Cliente: 

Esta es la parte más compleja, la del diseño y carga de las Tarifas y sus Listas de precios con las que el Transporte le cobra a sus clientes. Las posibilidades de formas de calcular las tarifas se amplía en otro documento, aquí sólo mencionamos que la el sistema permite crear tarifas de distintos tipos usando y combinando todas las variables posibles relacionadas a un viaje o un envío. Es decir que combinamos:

• Las características de la mercadería despachada: Peso (en kilos o toneladas), Aforo, Volumen (mt3), Cantidad de Bultos y Pallets, Aforo, Valor Declarado o de Contrarreembolso, o incluso el Artículo específico (heladera, cocina, microondas, bicicleta, etc). A esto lo llamamos Aplicación o Código de Aplicación.
• Las características del viaje que se realiza: Distancia en KM, localidad destino exacta, zonas tarifarias, combinación de Origen - Destino, combinación de Zona Origen - Zona Destino. A esto lo llamamos Acceso o Código de Acceso.

Combinando “Aplicación” con “Acceso” podremos crear todo tipo de Tarifas, desde algunas muy sencillas a otras más complejas. Por ejemplo, debajo creamos una tarifa combinando Kilogramos (Aplicación) con Zona Origen-Zona Destino (Acceso):

Por ejemplo, si enviamos mercadería desde la localidad BERAZATEGUI (que está en la Zona tarifaria “Zona SUR GBA”) a MORON (que está en la Zona tarifaria “Zona Oeste GBA”), estaremos cobrando $ 2,67 por cada Kilogramo que pese el envío.

1.5. Actualización de Clientes:

Este es el paso final de la configuración. Aquí indicamos cuales de las Tarifas existentes utiliza cada Cliente del Transporte y para que concepto de Valorización aplica. Podemos asignar la tarifa por cada Concepto de Valorización que utilice el cliente, lo cual nos permite crear infinidad de combinaciones según nuestra necesidad. 

Por cada Tarifa que usa el cliente se pueden agregar más información que será importante al momento de calcular la Tarifa de un Envío o Servicio.

Descripción de los datos:

• Concepto de Valorización sobre el cual se aplica.
• Ayuda para su utilización: un texto libre que podrás ver cuando se valoriza un envío.
• Bonificación: realiza un descuento especial para el cliente en cuestión. Esto permite que el mismo tipo del envío con la misma tarifa tenga 2 importes diferentes en 2 clientes distintos.
• Tipo de Servicio: sólo aplica en el sistema de Transportes (Viajes) y permite que la tarifa solo se calcule para un Tipo de servicio en particular (por defecto aplica en Todos los tipos)
• Inclusión Automática para Valorizar: si se tilda este ítem la tarifa se calculará en forma automática al valorizar un Envío o Servicio, en caso contrario la tarifa no se calcula a menos que el usuario lo indique

2. Valorización de Envíos - Cristal Cargas (Expreso)

Esta sección detalla todas las posibilidades de valorización de los Envíos realizados por en el sistema de Cargas. La valorización de dichos Envíos puede realizarse en las siguientes opciones del sistema: 

1. Emisión de Envíos: se realiza la valorización de forma Automática o Manual del Envío al momento de emitir el comprobante

2. Generación Automática de Cartas de Porte: se valorizan (sólo en forma Automática) los envíos que se generan en forma masiva desde esta opción, a partir de un archivo ASCII o CSV (excel).

3. Revalorizador de Envíos: se revalorizan los envíos de cada viaje en forma individual, de modo similar a como se realiza en la Emisión de Envíos, es decir de forma Automática o Manual. Sólo pueden procesarse los envíos de Cuenta Corriente (Cartas de Porte) aún no facturadas.

4. Revalorización Masiva de Envíos: se procesan en forma Automática los envíos de Cuenta Corriente (Cartas de Porte) aún no facturados de un grupo de clientes para un período dado. 

3. Valorización de Servicios - Cristal Transportes (Viajes)

Esta sección detalla todas las posibilidades de valorización de los Servicios realizados por Viajes Completos, es decir aquellos que se crean y controlan en la opción Coordinación de Servicios. La valorización de dichos Servicios a los Clientes puede realizarse en las siguientes opciones del sistema: 

3.1. Coordinación de Servicios: se realiza la valorización de forma Automática o Manual de los Servicios al cliente incluidos en cada Tramo. Esto puede realizarse desde varios puntos del viaje:

1. Al Consultar un Servicio: si el tramo donde se encuentra el servicio aun no fue Finalizado, el usuario puede Calcular el importe del mismo de forma opcional, dándole clic al Botón Valorizar Servicios. Esto permitirá incluso anticipar su Liquidación y Facturación al cliente, aun cuando el tramo no se encuentre Finalizado.
   

2. Al Finalizar un Tramo: luego de calcular el importe de los Fleteros y Unidades Alquiladas, se calcula el Importe de cada Servicio del Cliente. En este punto el cálculo es obligatorio, a menos que el Servicio haya sido Valorizado desde la opción mencionada en el punto a.  y posteriormente Liquidado al Cliente.

3. Al Finalizar el Viaje: en este punto y de forma opcional, el usuario puede optar por recalcular la valorización de todos los servicios de todos los Tramos incluidos en el Viaje. Para ello deberá tildar el botón Recalcular las Tarifas del Viaje al momento de confirmar la Finalización del mismo:

4. Al Entregar de Mercadería: ciertas tarifas en particular dependen de la mercadería entregada ya que opera sobre escalas de entregas o rechazos. Por consiguiente se recalcularán con su importe correcto a partir de que se informe la mercadería entregada (Pallets, Bultos, Kilos, Mt3). Ejemplo:
   

3.2. Revalorización de Viajes Cerrados: se revalorizan los servicios de cada viaje en forma individual, de modo similar a como se realiza en la Coordinación de Servicios, es decir de forma Automática o Manual. Sólo pueden procesarse Viajes ya CERRADOS en forma completa (pero aún NO Liquidados al Cliente).

3.3. Revalorización Masiva de Viajes al cliente: se procesan en forma Automática los Servicios de un grupo de clientes para un período dado. Aquí puede elegirse procesar Viajes Finalizados y Cerrados (pero aún NO Liquidados al Cliente).

4. Casos Especiales de Valorización

Existen casos especiales o procesos particulares que merecen un item aparte, ya que no son sencillos de explicar. Aquí vamos a ampliarlos para que puedan ser comprendidos y aplicados de ser necesario.

4.1. Valorización de Retornos Vacíos - Sólo VIAJES

Con ciertos clientes puede existir la necesidad de valorizar los Servicios que surgen de un RETORNO VACÍO, es decir: luego de realizar un tramo de ida para un cliente, la vuelta debe ser con cargo al mismo cliente aunque el camión vuelva sin carga. Este caso se resuelve de forma simple a través de un nuevo Concepto de Valorización Fijo del sistema: 93 - Recargo por Retorno de Viajes. El importe del Servicio con Retorno Vacío se calcula a través de un porcentaje del valor total del Servicio del tramo de IDA del mismo cliente. 

Para poder calcular este cargo tener en cuenta los siguientes pasos

• El Cliente debe poseer un “Porcentaje de Recargo por  Retorno Vacío” para que pueda calcularse. Ver imagen ejemplo:

• El Tipo de Servicio del Tramo de Retorno debe ser uno que sea SIN CARGA y CON CARGO, este es el modo en que el sistema reconoce que se trata de un “Retorno vacío con cargo”. Ejemplo:

  Imagen 1 - Como debe estar configurado el Tipo de Servicio:

  Imagen 2 - El Tramo debe pertenecer a ese tipo de Servicio

• Cuando se valorice el tramo, si se dan ambas condiciones, se calculará un ítem adicional a las demás tarifas donde se aplicará el Porcentaje de Recargo del Cliente sobre el el Importe de la ida. En el ejemplo que venimos viendo, el tramo de ida fue valorizado en $ 12.000, como el cliente tenía un porcentaje de Recargo del 80% el importe será:

4.2. Tarifa por Toneladas Entregadas sobre Escala Despachada con AFORO - Sólo VIAJES 

Se trata de un Código de Aplicación muy particular utilizada en las empresas del grupo Codylsa que requieren una explicación aparte porque no cumple con los estándares habituales. En el sistema está informada con el código de Aplicación 32 - $ TN Entregada s/Escala Despachada con AFORO.

El sistema de Viajes permite indicar los totales de Bultos, Pallets, Kilos y Mt3 ENTREGADOS además de los DESPACHADOS. El tipo de Tarifa en cuestión usa una ESCALA de Toneladas DESPACHADAS para encontrar la Escala pero calcula el PRECIO a través de las Toneladas ENTREGADAS. Teniendo en cuenta lo siguiente:

• Toneladas entregadas: cantidad de toneladas entregadas informadas por el usuario en el sistema sumadas a las toneladas de aforo.

• Toneladas aforadas: es la diferencia entre la cantidad de toneladas despachadas y la cantidad de toneladas de aforo cargadas en la escala de la lista de precios. Se deben tomar en cuenta solamente cuando las despachadas sean menores que el aforo. En caso de que lo despachado sea igual o mayor al aforo, las toneladas de aforo no se calculan y se consideran iguales a cero (0.00 tns de aforo)

Con un ejemplo se entenderá mejor. Supongamos esta lista de precios:

• El servicio tiene: Toneladas despachadas = 4,1 tns y Toneladas entregadas = 3,5 tns

• Dadas las toneladas despachadas, se toma de la lista la escala “Hasta 8,5“, que tiene aforo de 6,4 tns y precio por tonelada entregada de $ 2514,00

• Como lo despachado (4,1 tns) es menor al aforo (6,4 tns), se calcula:

Tns de aforo = 6,4 (aforo escala) - 4,1 (despachado) = 2.3 Tns de aforo

• Luego, se suman las toneladas entregadas y las toneladas de aforo para obtener las toneladas entregadas totales, es decir: 

Toneladas entregadas totales = 3,5 (entregadas) + 2,3 (tns de aforo) = 5.8 Tns Entregadas

• Esas son las toneladas que se utilizan para el cálculo final, cuando se multiplique por el importe de la escala: 5,8 (Tns entregadas) X $ 2514,00 (precio escala) = $ 14.581,20.

Importante: tener en cuenta que esta tarifa solo funcionará correctamente al momento de pasar la ENTREGA de la Mercadería, así que su aplicación solo tiene sentido a partir de ese momento, y en ese momento se recalculará el importe correcto, no al cerrar el tramo momento en el que no siempre se tiene la información de lo entregado.

4.3. Tarifa por Toneladas Rechazadas - Sólo VIAJES

Se trata de un Código de Aplicación también utilizado en las empresas del grupo Codylsa casi siempre en combinación con el código anterior (32) ya que las Toneladas Rechazadas son la Diferencia entre lo DESPACHADO y lo ENTREGADO. Por esas toneladas también se cobra un Importe Unitario por la Tonelada. En el sistema está informada con el código de Aplicación 32 - $ TN Rechazada s/Escala Despachada.

Ejemplo. Supongamos esta lista de precios:

• Usamos como ejemplo el mismo servicio del punto 2, el cual tiene: Toneladas despachadas = 4,1 tns y Toneladas entregadas = 3,5 tns

• Por consiguiente las Toneladas rechazadas son:

Tns Rechazadas = 4,1 (despachado) - 3,5 (entregada) = 0.6 Tns Rechazadas

• Esas son las toneladas que se utilizan para el cálculo final, cuando se multiplique por el importe de la escala: 0,6 (Tns rechazadas) X $ 1805,00 (precio escala) = $ 1.083,00.

IMPORTANTE: tener en cuenta que esta tarifa solo funcionará correctamente al momento de pasar la ENTREGA de la Mercadería, así que su aplicación solo tiene sentido a partir de ese momento, y en ese momento se recalculará el importe correcto, no al cerrar el tramo momento en el que no siempre se tiene la información de lo entregado y rechazado.

4.4. Tipos de Servicios con VALORIZACIÓN COMPARTIDA - Sólo VIAJES

A partir de la versión 02.58.00 de Cristal, entre los “Tipos de Servicios de Viajes” se agregó una nueva configuración particular llamada “¿Valorización Compartida?”.

La misma solo puede ser seleccionada sí el Servicio NO es Consolidado, caso contrario se deshabilitada el tilde.

La idea de su funcionamiento es la siguiente:

En caso de que Tramo tenga un Tipo de Servicio con esta funcionalidad ACTIVA, al momento de Valorizar el mismo al Cliente, CRISTAL se encargará de unificar los totales (kilos, bultos, mt3, pallets) de TODOS los Servicios del Tramo, en base a ellos calculará la tarifa global y a los importes obtenido los va a distribuir entre los TODOS los Servicios del tramo de acuerdo a un porcentaje de ponderación basado en los kilos totales, pero que es usuario podrá editar. La idea es hacer una única Valorización y distribuir los totales entre los Servicios.

Hay que tener en cuenta los siguientes detalles al implementar este tipo de cálculo.

• Todos los Servicios del Tramo deben tener la misma moneda.

• Ninguno del los Servicios del Tramo deberá estar Liquidado al cliente. 

• Si los clientes de los Servicios son diferentes, se aplican solo las Tarifas del cliente del primer Servicio cargado.

Ejemplo: A continuación detallamos un ejemplo práctico para facilitar la comprensión del tema:

1. En un Viaje se crea un Tramo con un Tipo de Servicio de "Valorización Compartida", con 2 Servicios diferentes.

2. Al finalizar el Tramo, el usuario podrá consultar (y editar de asi desearlo) como se van a distribuir los importes globales en una pantalla similar a la siguiente:

3. Una vez aceptado el porcentaje, se calcula la Valorización "global" de los Servicios teniendo en cuenta los totales de Kilos, Bultos, Pallets y Mt3 acumulados:

4. Al confirmar la Valorización se distribuye el importe en la proporción definida para cada Servicio, incluso a nivel de Concepto de Valorización. Cuando consultemos el tramo podremos ver algo asi:

Otro detalle importante es que en caso de reabrir el tramo, la tarifa se recalcula con las mismas condiciones y se vuelve a distribuir al finalizar.

Otros lugares afectados por este tipo de servicio son:

1. Revalorización Masiva de Viajes de Clientes: en caso de revalorizar un Servicio que pertenece a un Tramo del tipo Servicio Compartido, se revalorizan también los otros Servicios del mismo Tramo.

2. Revalorización Viajes Cerrados: Si el Viaje tiene Tramos con Servicios Compartidos y se selecciona un Servicio de un Tramo con este tipo, se valida que estén tildados todos los Servicios del Tramo, caso contrario se advierte para que se tilden automáticamente, sino no deja continuar.

3. Adicionales de Servicio: Solo se permite cargar Adicionales al primer Servicio cargado en caso de que el Tramo tenga un tipo de Servicio Compartido.

Valorización de viaje CON CARGO y SIN CARGA

Es posible realizar Servicios CON CARGO AL CLIENTE y SIN CARGA. Sería un caso muy particular en donde por algún motivo el cliente deberá pagar por la realización del tramo con el camión vacío, para esto debemos tener configurado un Tipo de servicio como el siguiente:

También, podemos configurar un artículo para utilizar en estos casos desde la opción "Artículos para viajes"

Una vez realizada esta configuración, para poder informar y valorizar estos casos es sencillo y solo hay que crear el servicio pero cargarlo sin valores de bultos/kilos etc. 

En este tipo de servicio el sistema admitirá que no carguemos dichos datos, si es CON CARGA no lo permitirá.

Ejemplo:

Por supuesto que para poder valorizarlo automáticamente la tarifa que se emplee en estos casos debería ser una tarifa acorde (Por viaje por ejemplo, ya que no podría ser por kilos/bultos/etc. Porque no habría nada que valorizar) y esto lo podremos asociar al tipo de servicio en particular desde el maestro de clientes.

Por ejemplo, asocio la tarifa 154 que corresponde a "GENERAL POR VIAJE"

Cuando me toque valorizar un envío configurado con estas características tomará dicha tarifa según cómo esté armada la lista de precios de la tarifa: