TABLA DE CONTENIDOS

• Objetivo
• Descripción
  • Antes de empezar: como habilitar Agencias y sus Usuarios
    • Dar de Alta de Sucursales como Agencia
    • Usuarios de tipo "Agencia"
    • Configurar Punto de Venta y Numeración de las Agencias
  • Gestión de Retiros desde Agencias
    • Canalización Origen
    • Valorización
    • Facturación 
  • Agregar Retiros a Distribución
  • Emisión de Envíos a partir de un Retiro de Agencia
  • Liquidaciones a las Agencias
    • Opciones para procesar Liquidaciones
  • Contralores Agencia

Objetivo

La idea es poder acordar con algunos puntos de entrega/recepción tercerizados para pequeños envíos. 

Por medio de contratos/acuerdos comerciales con cada una de las Agencias, se otorgará la posibilidad a “pequeños comercios” la posibilidad de recibir y/o entregar pequeños envíos para los distintos destinos.

Estos comercios deberán depender de una sucursal propia de la empresa y tendrán la facultad de realizar algunas de las tareas operativas diarias de la misma. 

La primer etapa implementada en Cristal es la que cubre desde la Emisión del Retiro hasta la Recepción del mismo en la sucursal responsable de la agencia.

Descripción

Vamos a detallar los puntos a tener en cuenta para poder utilizar el modulo. Primero vamos a hablar de las Configuraciones especiales necesarias para las Agencias en particular, luego iremos al detalle del funcionamiento de la Liquidación de Agencias.

Antes de empezar: como habilitar Agencias y sus Usuarios

Para que la Agencia pueda operar como tal, deberán configurarse ciertos detalles en la Casa Central para saber cuales sucursales son "Agencias" y que usuarios pueden operar en cada uno de esos lugares. Son necesarias 3 cosas:

Dar de Alta de Sucursales como Agencia

Desde la opción Sucursales de la Empresa se permitirá crear un nuevo tipo de Sucursal llamado Agencias, esto se indica en el dato "Jerarquía". Por ejemplo, vamos a habilitar la Agencia "Mendoza":

Las Agencias tendrán un comportamiento especial ya que deberá indicarse de cual o cuales Sucursales dependen, esta configuración debe realizarse desde las "Sucursales Hub". Por ejemplo si la nueva agencia "Mendoza" depende de la Sucursal San Juan, debería asociarse como "Dependiente" desde dicha sucursal. Ejemplo:

Una agencia puede depender de todas las sucursales HUB que sea necesario.

Sobre la base de este comportamiento se operará todo el proceso, validaciones y contralores.

Usuarios de tipo "Agencia"

Una vez creadas las Agencias, será necesario crear los usuarios que van a operar en las mismas. 

Para ello, en la Actualización de Usuarios se habilita la posibilidad de crear usuarios con un nuevo perfil que se denominará "AGENCIA". Ejemplo:

Siguiendo con nuestro ejemplo, crearemos el usuario MDZA para la agencia Mendoza, para ello es necesario indicar que se trata de un Perfil de tipo "Agencia".

Este tipo de usuarios podrá usar Cristal Desktop de forma muy restringida, se le habilitará un menú muy básico con las opciones que puede utilizar: 

• Retiros y Recolecciones 
• Contralores de Agencias. 

En un futuro se irán incorporando nuevas opciones para su utilización.

Configurar Punto de Venta y Numeración de las Agencias

Las agencias deberán poseer un punto de venta propio para la operación, esto implica que poseerá Numeración propia para sus formularios. 

Una vez asignado el punto de venta desde Sucursales de la Empresa en la Agencia, con solo ingresar a la Numeración del sistema la numeración se inicializara en cero en todos los comprobantes, usando dicho punto de venta.

Por otro lado, también sera necesario que la Sucursal posea un punto de venta habilitado para emisión de Facturas Electrónicas para los Retiros de Contado Origen (ver punto Gestión de Retiros desde Agencias), para ello deberán obtenerse e instalarse los certificados correspondientes en la sucursal. Para mas información sobre este item: Factura Electrónica (Argentina) - Implementación

Gestión de Retiros desde Agencias

Las Agencias se encargarán de registrar como Retiros los envíos que reciban, para que luego los mismos sean recogidos en un Reparto (ver mas abajo la sección Agregar Retiros a Distribución).

Los Retiros funcionan de forma similar tanto en Agencias como en Sucursales, salgo en el caso de los CONTADO ORIGEN, ya que en este caso la Agencia deberá hacerse cargo de la cobranza del mismo para luego rendirlo (mediante la opción Liquidación de Agencias). Por eso, cuando generemos Retiros con Cobro Contado Origen desde una Agencia, ocurrirá lo siguiente:

Canalización Origen

Los Retiros se canalizaran en origen por cualquiera de las sucursales HUB de las que pueda depender la Agencia, según lo configurado en Sucursales de la Empresa. El usuario Agencia podrá elegir cualquiera de ellas al momento de emitir el Retiro, como vemos en la siguiente imagen:

Valorización

Los Retiros se valorizarán automáticamente utilizando las tarifas asociadas al cliente pagador, pudiendo seleccionar manualmente en caso de que el usuario posea derechos para hacerlo.

El Retiro Contado Origen se asume siempre COBRADO ya que la cobranza depende de la agencia. La valorización se almacena y se traslada a la "futura" carta de porte de forma automática, es decir que al emitir la Carta de Porte no se presentará la pantalla de valorización ya que los importes ya fueron cobrados.

Facturación 

Como dijimos en el ítem anterior, en caso de un contado origen el retiro “se asume cobrado” y es por eso que de forma automática se emite una Factura de Cuenta Corriente junto al Retiro. Luego, al generarse el envío por dicho retiro, se emitirá SIEMPRE una Carta de Porte asociada a dicha Factura (o sea "Facturada"). Ejemplo:

Es importante destacar que como la agencia no posee caja, esta cobranza se verá reflejada en el asiento de ventas recién al momento de liquidar a la sucursal, todo automáticamente, no siendo necesario crear minuta ni caja ya que no tendría sentido. En caso de requerir Minuta y Caja debería crearse como Sucursal.

Es importante recordar que pensamos las Agencias como entidades independientes de la empresa y a las Sucursales como dependientes.

Agregar Retiros a Distribución

Para facilitar el proceso se deberá permitir agregar retiros a una distribución en curso, esto se podrá hacer desde CRISTAL Desktop en la Sucursal Canalizadora del Retiro y adicionalmente desde CRISTAL App (en este último caso sólo se permitirá leyendo el QR del retiro, para garantizar que el chofer no se equivoque con el tipeo y carga un retiro por error, de este modo si no tiene frente a él el retiro no lo puede incorporar, sólo puede hacerlo la Sucursal desde el escritorio). Nota: aun no esta disponible la versión de Cristal APP así que por ahora solo podrá hacerse desde Cristal Desktop en la Sucursal Canalizadora del Retiro

Emisión de Envíos a partir de un Retiro de Agencia

Como explicamos en los items anteriores los Retiros Contado Origen emitido desde una Agencia, ya deberán encontrarse siempre Valorizados y Facturado con Factura de Cuenta Corriente. En consecuencia, al emitir el envío definitivo desde la Emisión de Envíos nos encontraremos con lo siguiente:

- Se emitirá Carta de Porte aunque el envío se trate de un Contado.

- Dicha Carta de Porte no se valorizara de forma normal, deberá asumir los importes y valorización del Retiro.

- Y finalmente la Factura de Cuenta Corriente asociada al Retiro deberá asociarse también a la Carta de Porte, o sea que la misma quedará en estado FACTURADO

Liquidaciones a las Agencias

Las agencias cobrarán una comisión, pudiendo ser esta por combinaciones entre

• Carga que generan (Retiros)

• Carga que cobran o no.

O sea que por la carga que podrán tener una comisión diferente según la cobre o no. Y a su vez en ambos casos pueden aplicarse las comisiones  por cualquiera de los conceptos de valorización o sea que podría el retiro liquidarse al 10% y el flete al 5% etc etc 

Las liquidaciones se generarán para un periodo y de forma automática, y no podrá liquidarse bajo ningún concepto dos veces el mismo envío. 

Para emitir la liquidación se tendrá en cuenta los porcentajes de comisión sobre los conceptos que correspondan a la agencia y se sumarán todas las comisiones descontando lo “ya cobrado” ya que al haberlo cobrado está en poder de la agencia como dinero “A cuenta”.

Vale la pena destacar que todos los importes se tomarán SIN IMPUESTOS.

Opciones para procesar Liquidaciones

Las comisiones se cargan desde la opción: Porcentajes de Comisión para Agencias

Una vez cargadas las comisiones, las Liquidaciones se podrán emitir. imprimir y consultar desde la opción: Liquidación de Agencias y Receptorías

Contralores Agencia

Las Sucursales y Agencias podrán emitir algunos contralores para analizar sus movimientos. Los contralores son siempre los mismos, solo que las agencias podrán ver solo su información y las sucursales podrán ver TODOS los Retiros y Envíos generados.

• Mis envíos : debe mostrar los movimientos generados por la agencia

• Pendiente de liquidar : Envíos que entrarán en la próxima liquidación

• Reimpresión de Liquidaciones : Permite reimprimir liquidaciones anteriores