Glosario del Software
- Línea de Caja: se lo denomina a los distintos tipos de CAJA que puede manejar una sucursal o empresa, vale aclarar que las mismas son independientes una de otras. Por ejemplo, una empresa puede tener CAJA ADMIN y CAJA SOCIO. Otros tiene una sola caja por sucursal y le ingresan “CAJA SUCURSAL MENDOZA”.
- Planilla de Caja: es el comprobante que se utiliza para la propia caja, es la caja misma. Tiene una numeración correlativa automática.
- Minutas de Cobranzas/pagos: Las minutas son comprobantes que, dependiendo si son de PAGO o de COBRANZAS, acumulan valores.
- Cobranzas: Cobranzas de Contado, CRR y Cta Cte.
- Pago: Pagos y retenciones.
Minutas
Entendemos como Minuta a una planilla en la cual se agrupan movimientos de valores. Estas Minutas se abren (como compartidas o exclusivas, las compartidas pueden ser utilizadas por otros usuarios para aplicar comprobantes mientras, las exclusivas pueden ser utilizadas solo por el creador de la misma) se les asignan valores y se cierran. En el caso de las Minutas de Cobranzas pueden contener: Cobros de Contado, Recibos de Cuenta Corrientes o Cobranzas de Contra Reembolsos; en el caso de las Minutas de Pagos pueden contener Órdenes de Pago o Facturas de Contado. Tanto los pagos como las cobranzas pueden realizarse en cualquiera de los valores existentes en el Arqueo de la Caja como con algún Banco.
Las minutas una vez cerradas no pueden volver a ser actualizadas y solo pueden volver a reabrirse en caso de que la caja en la que se encuentre liquidada se encuentre abierta.
Para cargar pagos y cobranzas, SIEMPRE tiene que haber AL MENOS una minuta abierta.
- Minuta de pagos ¿Dónde la encuentro? => Tesorería => Proveedores
- Minuta de Cobranzas ¿Dónde la encuentro? =>Tesorería => Ventas
Movimientos de CAJA
Vamos a detallar todas las operaciones que hacemos en el Cristal que nos van a generar que haya movimientos en nuestras cajas.
- Movimiento de CAJA chica (Ingreso y Egreso de CAJA).
- Registración de COMPRAS (facturas de compras) → utiliza Minuta de Pagos.
- Cobranzas de Contado → Utiliza Minuta de Cobranzas.
- Cobranzas de Contrareembolsos (CRR) → Utiliza Minuta de Cobranzas.
- Recibos (cobranzas de cuenta corriente) → Utiliza Minuta de Cobranzas.
Movimiento de CAJA chica (Ingreso y Egreso de CAJA)
Para poder registrar entradas y salidas de caja (Por ejemplo, gastos sin TKT del kiosko, adelanto de plata, etc.) hay que ir a tesorería → Caja → Ingreso y Egreso de CAJA.
Lo primero que me va a pedir es si es ingreso y egreso. Luego el importe y por último el centro de costo (los ítem del centro de costo deben estar previamente cargados en el Maestro de Centros de Costos).
Si tenés varias líneas de cajas abiertas al momento de realizar el ingreso, te consulta en cual querer que ingrese este movimiento, como muestra la siguiente imagen:
Luego sale una ventana donde puedo indicar con qué tipo de valor entró plata en la caja (menciono entrar para seguir mi ejemplo). Los valores podrán ser cheques, transferencias, retenciones o bien efectivo
En el caso de los movimientos de salida los mismos en caso de tratarse de movimientos Inter cajas se podrán asociar a una bolsa Inter sucursales, de modo de poder asociar dicha salida a una transferencia de valores a otra sucursal
ANULAR ANTICIPOS INCLUIDOS EN UNA CAJA CERRADA.
Las condiciones que deben reunirse para esto son:
- Principalmente el usuario debe tener habilitado el permiso "478 - Anular movimientos en Caja Cerrada".
- Debe existir otra abierta planilla habilitada para el usuario tal como actualmente se hace para generar gastos y anticipos.
La anulación se realiza desde la opción de "Ingresos y Egresos de Caja" - botón Eliminar (Cesto de basura), es decir lo que se anula es el EGRESO relacionado. Vale aclarar que solo se habilitara esta opción de "Anulación de Egresos en Caja Cerrada" cuando los mismos hayan sido generados a partir de un Anticipo, el objetivo es justamente eliminarlos para que no se tomen en cuenta en las Liquidaciones al Chofer. (En otro tipo de movimientos, esto no será posible.)
El proceso tiene los siguientes pasos:
Al anular un EGRESO de Caja de un Anticipo que esta en una Caja Cerrada, se advierte que se encuentra en Caja Cerrada, en caso de que el usuario confirme se elimina el Anticipo y se genera un contra-movimiento (INGRESO) en la caja abierta para el usuario reingresándose a caja los valores entregados. El Egreso realmente no se anula para no perjudicar a la caja cerrada, solo se genera un reingreso de los valores y efectivo entregados.
Registración de Compras
Vamos a utilizar esta opción para cargar las facturas de compras. Por ejemplo, fuimos a comprar artículos de limpieza y me hicieron una factura. Por lo tanto, no voy a usar el egreso de caja, sino esta opción.
Lo primero que me va a pedir son los datos del proveedor. En este caso tengo dos opciones:
- Tener cargado el proveedor en el maestro de proveedores.
- O bien usar la opción “por CUIT” que me permite generar el comprobante sin tener al proveedor cargado en el maestro, solamente el software te avisa que no está cargado como proveedor habitual.
Dar clic en SI para continuar.
Una vez que ingreso el proveedor (usando el maestro o tipeando el CUIT), me va a pedir los datos del comprobante. Básicamente lo que tengo que hacer es transcribir la información que esta en el papel físico (el comprobante).
Cuando lleguemos a la parte del IVA, se me va a abrir una ventana emergente donde me va a preguntar el alícuota, sobre en el caso de que tenga que tributar a mas de un % de IVA.
Básicamente el sistema nos va a sugerir el importe gravado y nosotros vamos a elegir si ese gravado corresponde a un solo IVA (21%, 27%, etc.) o si bien vamos a desglosarlo en más de uno ¿Cómo se hace?
En la factura me va a decir cuánto IVA hay para cada %. El software me va a sugerir el importe que le puse en el gravado y ahí voy a hacer el desglose.
Ejemplo, me sugiere $1500 y le indico que $1000 son al 21% y el resto al 10,5.
El resto, es decir los $500 al 10,5%
Cuando terminé de cargar los datos impositivos, como son registraciones en contado, SIEMPRE voy a necesitar una minuta de pagos abierta.
Por último, me va a pedir que el comprobante lo asocie a un centro de costo así se puede pasar a la forma de pago. Ahí voy a poder poner cómo pagué.
Línea de CAJA
Hay que crearla en Tesorería → Caja → Línea de Caja.
La línea de caja son los distintos tipos de CAJA que tiene una empresa.
Por ejemplo, CAJA ADMINISTRACION y CAJA ADELANTO CHOFERES. Esto implica que el software está preparado para operar con más de una caja en simultáneo.
Se cargan una sola vez, al principio del uso del circuito.
Cobranzas de Contado
Para cagar una cobranza de contado (es decir, para registrar el pago de una Guía Factura), tenemos que ir a Ingreso de Novedades → Cobranzas de Contado
Lo primero que me va a pedir es una minuta, por eso siempre previamente al menos una minuta debe estar abierta.
Luego, me va a pedir el número de comprobante. Lo que me va a permitir la opción es cargar varios comprobantes juntos en el caso de que todos sean del mismo cliente.
Una vez que ingresé el/los comprobantes, voy a hacer clic en cobrar y me va a saltar la ventana para elegir con qué me pagó. Y listo, ya cargué la cobranza de Contado.
Cobranza de Contrareembolso
Si una Guía o una CDP tienen contrareembolso, en algún momento voy a tener que registrar el pago de la misma. Para ello, voy a ir a ingreso de novedades → Cobranzas de Contrareembolso.
Al igual que la cobranza de contado, se pasa la cobranza por comprobante, la diferencia que sí o sí es de a un comprobante de por vez.
Ingreso de RECIBOS
Para nuestros clientes en cuenta corriente, tenemos la opción de generar RECIBOS para las cobranzas.
Para ello, debemos ir a TESORERIA → VENTAS.
Cuando entramos, lo primero que nos pide es el número de recibo y seleccionar la minuta de cobranzas.
Luego, me va a pedir el número de cliente, que sale del ABM de cliente. Y luego el importe del recibo.
A partir de esto, vamos a elegir a qué comprobante/s vamos a imputar el recibo.
Con el botón blanco vamos a generar una nueva imputación, es decir, vamos a ver todos los comprobantes pendientes a aplicar.
Se nos va a abrir esta ventana con el listado de débitos pendientes:
Vamos a seleccionar la cantidad necesaria, y hacemos clic en aceptar.
A partir de ahora vamos a ver como utilicé el importe total para pagar mi factura. Si miramos la imagen, nos vamos a dar cuenta que el importe de la factura es superior al importe del recibo, lo cual implica que va a quedar saldo pendiente para cobrar.
Una vez que ingresé los comprobantes imputados, voy a tener que poner cómo me pagaron así finalizamos la carga.
Las opciones son:
- Cheques (lo ingreso en la solapa cheques)
- Retenciones (lo ingreso en la solapa retenciones)
- Transferencia (lo ingreso en la solapa transferencia)
- Efectivo, que se habilita al guardar el recibo, es decir, si entre las tres opciones de arriba encuentra aun un saldo de $ del importe a pagar que le ingresé, se me abre una ventana y me pide el efectivo.
Apertura, Cierre y Reapertura de CAJAS
Planilla de Caja
Cada vez que cerremos una caja, vamos a tener que abrir una nueva. Esto implica crear una planilla de caja nueva.
Para ello, hay que ir a tesorería → cajas → control de caja
Hay que tener en cuenta dos cosas:
- Viene de Caja Nro: Siempre hay que indicarle al sistema qué caja es la anterior. ¿Porqué? Porque opera con múltiples cajas, entonces le tenés que decir de qué caja toma los saldos. Si la oficina opera con una sola caja, siempre el “viene de “ será la anterior, si no le pones nada, el sistema asume que es la caja INICIAL.
- Usuarios habilitados: Las cajas se abren y se habilitan para algunos usuarios. Se recomienda que solo los cajeros accedan a esta información.
Cierre de CAJA
Para hacer el cierre de caja, hay que ir a Tesorería → Caja → Control de CAJA
Ahí mismo voy a ver las cajas cerradas y las cajas abiertas. Para efectuar el cierre tengo que hacer click en el botón “cierre de caja”
Cuando se hace clic ahí en el botón de cierre, te aparecen dos opciones:
- Listado de control: sirve para tirar el listado de valores en caja. SIEMPRE hay que controlar antes de cerrar la caja.
- Cierre definitivo: Una vez hecho el control, hace el cierre definitivo. Para cerrar la caja TODAS LAS MINUTAS (pagos y cobranzas) deben estar CERRADAS.
Reapertura de CAJA
Se agrega la posibilidad de reabrir una caja. Para ello debemos seleccionar la caja y clickear el botón Reabrir Caja:
Se permitirá reabrir con la condición de que sea siempre la última planilla de caja y no se haya abierto otra posterior al cierre.
Tener en cuenta que se genera un Contrasiento correspondiente al generado al cerrar la caja (eso si el dato fijo "Generar Asiento de Cobranzas al cerrar CAJA o MINUTA DE COBRANZAS = CAJA")
