Definición:
Se define como minutas a una planilla que agrupa múltiples comprobantes. Estas pueden ser de distintito tipos (Pagos, Cobranzas, Anulaciones, etc.).
Dentro de una Minuta de Pago podemos almacenar:
- Facturas de Contado.
- Órdenes de Pago.
OBJETIVO
Que todos los movimientos de valores pasen por las minutas. Estas se abren y se cierran y se agrupan dentro de UNA Y SOLO UNA caja.
Es importante destacar que el sistema siempre incluirá en las cajas solamente las Minutas que se encuentren "Cerradas".
En caso de cometer errores las minutas pueden ser reabiertas y siempre y cuando la caja en la que se encuentren esté aún abierta.
MODO DE USO
Se podrán consultar Minutas generadas así como también generar nuevas en caso necesario.
Para crear una nueva Minuta de Pago solo es necesario pulsar la tecla INSERT del teclado o bien utilizar el botón de "Nuevo Elemento" que aparece en la Barra de Herramientas, no se pueden modificar datos excepto el de “Sucursal” y al guardar el sistema preguntará a que caja afectan los movimientos ingresados en esta minuta.
Las minutas de Pago se irán completando en base a las Órdenes de Pago que se emitan dentro del Sistema (ver Orden de Pago). Allí la minuta ya se encontrará en estado de ABIERTA, en la grilla de datos podremos con doble clic ingresar a la misma para así analizar en detalle los datos que contiene:
Existen 3 opciones que podremos utilizar dentro de una minuta y son: "Cerrar Minuta", "Reabrir Minuta" y "Recalcular una minuta".
Al Cerrar una Minuta el sistema preguntará si realmente se desea Cerrar la Minuta. Luego emitirá un listado de control informando el contenido de la Minuta en cuestión el cual podrá enviarse a impresión o bien guardarse como documento dentro del sistema (ver imagen):
Importante: al momento del cierre de CAJA y en los casos donde una o varias Minutas de Pago incluyen compras de contado con retenciones emitidas, el sistema tomará el importe correspondiente a las retenciones por separado.
El sistema vuelve a verificar el estado de las minutas antes de ser utilizadas o cerradas.Finalmente quedará la opción de Reabrir Minuta.
NOTA: Esta opción será posible utilizarla siempre y cuando la planilla de caja en la cual fue incluida la minuta que deseamos reabrir no esté cerrada. Si esto fuera así el sistema no nos dejará reabrir una minuta.
REQUERIMIENTOS
Para la correcta utilización de esta opción debemos tener ingresado previamente al sistema Órdenes de Pago y previo a esto haber Registrado Facturas o débitos de nuestros proveedores. Además de eso debemos tener una Línea de caja habilitada para operar y una planilla de caja abierta.