Liquidación de Choferes y Unidades.

Modificado el Wed, 22 May 2024 a las 04:42 PM

OBJETIVO

Desde esta opción el sistema permite liquidar de forma sencilla los servicios realizados por:


- Empresas de Fleteros contratadas.

- Fleteros (sean Chofer o Acompañantes) o Unidades Alquiladas de una de esas Empresas en forma individual.

- Choferes Propios (que forman parte del personal de la Empresa), incluyendo Acompañantes.


En resumen, se puede liquidar a todo el personal que hayan participado de uno o varios Tramos de los Viajes en un período seleccionado. Se pueden combinar Unidades y Fleteros contratados en la misma liquidación.


En el caso de los Fleteros, las tarifas que se le aplican se asignan en el maestro de Empresas de Fletes y se calculan o ingresan manualmente en el momento de Finalizar el Tramo o el Viaje desde la Coordinación de Servicios. Los valores pueden recalcularse en forma masiva desde lRevalorización Masiva de Choferes y Fleteros.


En caso de las unidades contratadas, se explica como se configuran en detalle en este documento: Liquidación de Unidades Contratadas: como se configura


En el caso de los Choferes Propios, la valorización es opcional, aunque se recomienda cargar el importe para poder analizar el Costo de los Viajes. Los mismos también pueden liquidarse para poder imputar Gastos y Anticipos.


A continuación detallamos el funcionamiento de la opción y sus particularidades especiales.


Funcionamiento


Al ingresar La opción presenta inicialmente una vista de las Liquidaciones emitidas en el periodo indicado en el filtro inicial. Se muestran datos básicos de las mismas, y dando doble clic se podrá observar un resumen rápido.



En la parte superior se ve una barra de botones con las funciones permitidas en la Liquidación, que describimos en detalle a continuación.


1. Liquidar


Esta es la función mas importante, desde aquí se emite la Liquidación deseada para una Empresa de Fleteros, un Fletero o Unidad Contratada en particular, o un Chofer Propio. Al darse clic en este botón se abre una pantalla como esta:


Donde seleccionaremos que es lo que deseamos liquidar. 


La opción es muy flexible y permite muchas formas de selección si por ejemplo se elige Contratados y alli se selecciona una Empresa de fleteros en particular, solo se podrá seleccionar un Fletero o Unidad contratada que corresponda a la misma, sino se indica ninguna podrá elegirse el que se desee. 

También, si se selecciona solo un Código de Empresa, el programa mostrará TODOS los tramos liquidables asignados a un Fletero o Unidad Contratada correspondientes a dicha Empresa. Eso permitirá incluir en una misma liquidación a diferentes Fleteros e incluso combinar Fleteros y Unidades Contratadas en la misma liquidación.


Al dar ACEPTAR, se abre el formulario Liquidador, donde se traen todos los Tramos liquidables al Personal (o a la Unidad Contratada) que se encuentren Pendientes de Liquidar y que cumplan con las condiciones elegidas. Por defecto solo se procesan los Tramos de Viajes CERRADOS, pero si se tilda Incluir Tramos de Viajes SIN CERRAR, se traerán todos aquellos tramos ya Finalizados y Valorizados, sin importar que el viaje aun no haya sido CERRADO (e incluso tenga otros tramos en Desarrollo). Para este caso es importante tener en cuenta que una vez liquidado ese tramo no podrá ser modificado ni se podrá cargar nuevos gastos, anticipos ni documentación en el mismo.


- Se agregó la posibilidad de liquidar todos los choferes propios juntos por un rango de fechas.


Para lograr esto, al momento de liquidar, seleccionar choferes propios y dejar el valor en 0.




Al confirmar el filtro traerá todos los choferes propios de la empresa:




Al liquidar todos choferes propios juntos, se emitirá una única liquidación para todos (como cuando se hace una única liquidación para una sola empresa y varios choferes).

El usuario debe tildar los Tramos que desea liquidar con doble clic, tal como vemos en la imagen de abajo:


Y a medida que se seleccionan (o des-seleccionan) se calculan los totales al liquidar en el pie del mismo formulario.

también se puede observar que se acumulan y detallan los "ANTICIPOS y GASTOS" relacionados a cada tramo liquidado.


Al confirmarse el proceso, se emite la Liquidación definitiva para ese chofer/fletero/empresa/unidad con un número de liquidación identificatorio y puede imprimirse o reimprimirse cuando se desee. Los tramos incluidos en la misma ya no podrán ser anulados ni modificados ni revalorizados.


En el caso de los Fleteros Contratados los ANTICIPOS se RESTAN del total Liquidado, mientras que los GASTOS se SUMAN, siendo el resultado de ese cálculo el importe final a liquidarle al mismo. Este es un ejemplo de la impresión que emite el sistema donde se observan esos detalles:




En el caso de los Choferes propios el tema es considerablemente mas delicado ya que se trata de Personal de la Empresa que cobra un sueldo fijo, pero es necesario imputarle los Anticipos y Gastos para no pagarle ni de mas ni de menos. Sugerimos leer ya mismo el punto Gastos y Anticipos para Choferes Propios al final de este mismo documento para conocer como se implementa este caso.



2. Reimprimir

Permite reimprimir una Liquidación ya Emitida en el momento en que se desee.



3. Asignar Factura


Desde aquí puede cargarse la factura emitida por el Fletero o la Empresa de Fletes asociada a la liquidación. Es netamente informativo, no se relaciona a ninguna factura cargada desde Registración de Compras. Solo debe tenerse en cuenta que no podrá revertirse una liquidación con factura asignada.


5. Revertir

Permite anular y revertir una Liquidación donde se cometió un error. Los tramos asociados a la misma pueden volver a revalorizarse y luego ser liquidados nuevamente. 

Vale aclarar que no podrá revertirse una liquidación con factura asignada. 




Circuito de Gastos y Anticipos para Choferes Propios


Este apartado es solo para el caso de Choferes Propios. En realidad al Choferes propio se le abona un sueldo, lo que se describe aquí es como debería ser el manejo de Gastos y Anticipos para el caso del Personal Propio de la Empresa. El circuito será así:


1.  Carga de Anticipos

Se inicia el viaje y se hacen anticipos al chofer, los mismos pueden ser emitidos en distintas monedas. Administrativamente salen vía Egreso de Caja con un asiento de CAJA a las cuenta que crean necesario, las cuentas contables a las que decidan imputarlo no afectan, esto les va a permitir tener una cuenta general de "anticipos por viaje" si lo creen necesario por ejemplo.


El anticipo genera un Egreso de caja y el Asiento Contable del mismo se arma de la siguiente manera:



2. Carga de Gastos:

Cuando el chofer propio rinde el viaje se cargan todos los Gastos, que pueden ser en diferentes monedas. Los gastos que se cargan pueden tratarse de movimientos sin comprobante (Egresos manuales) o con comprobante (Facturas de Gastos):

  • Egresos sin Comprobantes (Manuales): Como se trata de gastos que no afectarán la caja porque solo afectan al anticipo del chofer, la forma correcta de hacerlo este tipo de movimientos es a través de Conceptos de Gastos que NO ACTUALIZAN CAJA. En este caso el sistema permitirá generar un Asiento Manual que afectará a la cuenta Contable de dicho chofer. En Resumen: Si trata de un Chofer Propio, cuando el Gasto que se carga NO Actualiza Caja, el sistema automáticamente obligará a cargar un Asiento Contable Manual. Ejemplo:
  • Egresos con comprobantes (Facturas de Gastos): las facturas tampoco afectan a ninguna caja, ya que están pagas pero no con el dinero de la caja sino con "el dinero del chofer". Pero para permitir que los comprobantes salgan en IVA compras, se las debe cargar como Conceptos de Gastos que SI ACTUALIZAN CAJA. Serían un caso particular: Facturas de CONTADO sin Minuta de Pago.

Se carga una Factura de Compras y el Asiento Contable de la misma, en lugar de sacar el dinero de la cuenta efectivo (como cuando se carga manualmente) sale de la Cuenta Contable asignada al chofer:



3. Liquidación del Chofer Propio

Al momento que deseen liquidar "los viajes" CRISTAL les mostrará los viajes "liquidables" tal como sucede con la liquidación a Fleteros Contratados (operativamente funciona igual en ambos casos).


Al momento de confirmarse la operación, se presenta un resumen de los movimientos relacionados a los tramos a Liquidar. Se procesan los Anticipos y las facturas por Gastos registradas para los tramos/viajes liquidados. Al confirmar se muestra un Resumen de dichos Anticipos y Gastos, todo agrupado por la moneda en que se realizaron. Por ejemplo:



Para la cotización de cada moneda (columna "Cotización Actual") se aplica la vigente en la Fecha del Sistema, pero el usuario puede editarla simplemente haciendo clic cobre la cotización deseada:


La columna Saldos Totales se calcula automáticamente en base a esa cotización:


El Total sobrante de los Anticipos - Gastos se muestra expresado en la moneda base de la empresa según la cotización indicada. Con esa diferencia tenemos dos opciones para elegir:


  1. Generar un Reingreso en la Planilla de Caja: aquí el sistema generará de forma automática un Ingreso a Caja por la diferencia de ANTICIPOS - GASTOS, expresado en Moneda Base. La Planilla de Caja la elige el usuario, debe ser una caja correspondiente a la Moneda Base. Adicionalmente se generan 2 asientos: 
    • Asiento #1 por el Ingreso a Caja del Saldo.
    • Asiento #2 por la Diferencia de cambio, se trata de un asiento manual contra la cuenta del chofer por la diferencia del cambio contra la cotización de los anticipos y gastos originales. El objetivo de este asiento es saldar contablemente la cuenta del chofer
  2. Otorgarlo como Adelanto al Chofer: aquí no se realizan mas operaciones, el saldo queda en manos del Chofer




La liquidación se genera de forma normal. Al pie se muestra el movimiento con el importe devuelto:





Este procedimiento permitirá que el cliente pueda liquidar todo y en esa fecha se impute, por ejemplo los días 25 de cada mes una sola liquidación por todos los viajes de un chofer o si quisieran pueden liquidar con cada viaje rendido.




Ver más Choferes - importante para la configuración de la cuenta contable correspondiente.

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