Esta herramienta se creó con el fin de poder hacer controles de integridad cruzada de la información, verificando potenciales errores de tipeo, configuración y de sistema, ya sea por errores del software o problemas técnicos que pudieran causar problemas en los datos.
Existen varios auditores que van incorporándose a medida que surgen necesidades
En el panel izquierdo al ingresar está la lista de auditores que podemos seleccionar, a continuación vamos a describir cada uno de estos auditores y su funcionamiento
Control de Correlatividad
Este control recorre todos los comprobantes registrados para todas las sucursales y verifica si las numeraciones son correctas. Verifica que no existan omitidos ni duplicados para cada tipo y sucursal.
Atención es responsabilidad de cada empresa saber si corresponde o no el control de correlatividad de cada comprobante. Por ejemplo no siempre los Recibos requieren control de numeración.
En la imagen anterior podemos ver un ejemplo de cada comprobante y los datos que se muestran en cada columna. Para facilitar la comprensión vamos a describir el uso de cada columna
- Estado : Indica el resultado del análisis para el comprobante (ver más info En "Estado")
- Código : Código del comprobante
- Descripción : Nombre del Comprobante
- Punto de Venta : Sucursal para el comprobante
- Primero : Primer número encontrado para el comprobante en la Base de Datos
- Último : Último número encontrado para el comprobante
- Actual : Último número utilizado
- Diferencia : Diferencia entre el primer y el último comprobante encontrado
- Cantidad : Cantidad de Comprobantes encontrados
Estado
Sobre la base de estos datos se muestra esta columna, los resultados pueden ser
Duplicados : Cuanto la cantidad de comprobantes es mayor que la diferencia
Omitidos : Cuando la cantidad de comprobantes es menor que la diferencia
Ícono : Cuando se muestra la sonrisa en verde indica que las cantidades son exactamente iguales.
Integridad Contable
Este auditor verifica todos los asientos y desde la contabilidad verifica el origen de estos asientos y sus importes validando que no solo exista la contrapartida sino que los importes sean correctos.
El ingreso muestra los datos como se ven en la imagen. Esto nos permitirá seleccionar el rango de fechas y el auditor a controlar entre todos los tipos de asientos existentes (ver Tipo de Auditoría)
Una vez obtenidos los resultados vamos a ver en la parte inferior los datos de los asientos (ver detalle de columnas). Podemos ver el total de ERRORES, asientos anulados y contrasientos. Estos últimos dos valores tienen que ser exactamente iguales, esto nos indicará que todo asiento tiene su contrasiento y que todo contrasiento "viene" de un asiento real.
Datos de la grilla
En la pantalla se ven los datos por
defecto, esta nueva imagen a la izquierda muestra todas las columnas que se pueden seleccionar.
En la primer columna podemos tener los mensajes de
Error : En caso de que el importe del comprobante sea distinto del asiento
Desbalanceado Si el debe es distinto al haber
Contrasiento : Si el asiento viene de otro anula
Anulado Si el asiento está anulado (debe tener contrasiento)
Así se ve un ejemplo simulado de como queda una vista genera
Todos los orígenes pueden ser estudiados.
En la imagen lateral vemos el detalle de cada uno de estos auditores a realizar
Los datos son los mismos en todos los análisis variando el contenido, si analizo ventas en comprobante estará la factura si analizo Bancos el movimiento y así con cada uno.
Imputaciones en Cuenta Corriente
Analiza el cruce de imputaciones entre débitos y créditos y sus respectivos saldos.
En la imagen vemos un ejemplo, los importe en rojo indica diferencias. El análisis es que el importe imputado+saldo debe ser igual al importe original
Cada comprobante debe cumpir con esas condiciones.
En este informe solo se muestran errores en este caso en la parte superior vemos que son 40, por lo que el resto fueron controlados como correctos.
Imputaciones en CtaCte Proveedores
Es muy similar al anterior, la diferencia es que opera con proveedores en lugar de clientes.
Diferencias de Stock
Este auditor opera en las empresas con el módulo de logística e intenta cruzar y validar los movimientos.
Parte de los ingresos y para cada uno de estos verifica todas las salidas, saldos, cambios de ubicación y Notas de Pedido, rearmando las cantidades para controlar la integridad total del proceso
En la pantalla vemos un ejemplo. Lo primero es que podemos analizar ingresos completos o por artículo de modo de ser más precisos en el análisis. De todas maneras, si se hace por ingreso, el detalle se muestra por ENTRADA+ARTÍCULO, esto nos facilita un análisis a fondo posterior.
Detalle de Columnas
idEntrada : Número de entrada asociada
fecEntrada : Fecha de la entrada
Artículo : Descripción del artículo
Unidades : Cantidad de Unidades Ingresadas para el artículo
Disponibles : Cantidad de Unidades Disponibles del artículo
Comprometido : Cantidad de Unidades Comprometidas en el artículo
Total Comprometidas : Cantidad de Unidades Comprometidas según total de Notas de Pedido sin confirmar
Total Salidas : Cantidad de Unidades confirmadas para salir (notas de pedido confirmadas)
Salidas Reales : Cantidad de Unidades confirmadas efectivamente sacadas
Reubicaciones : Cantidad de movimientos de "salida" por cambio de posición dentro del Almacén/Bodega.
Los tipos de alertas a recibir pueden ser
Negativo : Cuando el saldo disponible o el comprometido es menor que cero. Esto no debería suceder NUNCA.
Egresos : Alerta cuando existe diferencia entre Total Salidas y Salidas Reales+Reubicaciones
Stock : Alerta diferencias entre Unidades y Disponibles+Comprometidas+Salidas
Comprometidas : Alerta diferencia entre Comprometidas y Total Comprometidas
Extraño Este es un alerta cuando hay un error no detectado pero no está correcto el saldo